■概要
取引先からメールで届く請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか？添付されたファイルを開き、内容をkintoneへ手入力する作業は、ミスも発生しやすく担当者の負担になります。 このワークフローを活用すれば、請求書付きメールの受信をきっかけに、OCR機能が自動で画像やPDFの内容を読み取ります。担当者の確認後、kintoneへ自動で情報と元ファイルが追加されるため、一連の処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く請求書の処理をkintoneを使って手作業で行っている経理担当者の方
- OCRを活用した請求書処理の自動化で、入力ミスや作業漏れを防ぎたい方
- 請求書管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からkintoneへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた請求書処理の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額や日付などの入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで受信メールの添付ファイルを読み取ります
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、確認済みの請求書情報を登録します
- 続いて、オペレーションでkintoneの「ファイルをアップロード」アクションで、元の請求書ファイルをアップロードします
- 最後に、オペレーションでkintoneの「ファイルとレコードを関連付け」アクションを設定し、追加したレコードとファイルを紐付けます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスなど、フローを起動させたいメールの条件を任意で設定してください
- OCR機能では、請求書の中から読み取りたい項目（請求金額、発行日、支払期日など）を任意で設定してください
- 担当者への対応依頼では、確認を依頼する担当者や依頼メッセージの内容などを任意で設定してください
- kintoneの各アクションでは、請求書情報を登録したいアプリのIDをそれぞれ設定してください
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
