請求書付きのメールが届いたら画像を読み取り、内容を確認後kintoneに元ファイルを含め情報を追加する
請求書付きのメールが届いたら画像を読み取り、内容を確認後kintoneに元ファイルを含め情報を追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
kintone
と
OCR
を自動連携できます。
■概要
取引先からメールで届く請求書の処理に、手間や時間を取られていませんか？添付されたファイルを開き、内容をkintoneへ手入力する作業は、ミスも発生しやすく担当者の負担になります。 このワークフローを活用すれば、請求書付きメールの受信をきっかけに、OCR機能が自動で画像やPDFの内容を読み取ります。担当者の確認後、kintoneへ自動で情報と元ファイルが追加されるため、一連の処理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く請求書の処理をkintoneを使って手作業で行っている経理担当者の方
- OCRを活用した請求書処理の自動化で、入力ミスや作業漏れを防ぎたい方
- 請求書管理業務を効率化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からkintoneへの情報登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた請求書処理の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、金額や日付などの入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで受信メールの添付ファイルを読み取ります。
- 次に、オペレーションで「担当者に対応依頼」アクションを設定し、OCRで読み取った内容の確認を依頼します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、確認済みの請求書情報を登録します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「ファイルをアップロード」アクションで、元の請求書ファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「ファイルとレコードを関連付け」アクションを設定し、追加したレコードとファイルを紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定の件名や送信元アドレスなど、フローを起動させたいメールの条件を任意で設定してください。
- OCR機能では、請求書の中から読み取りたい項目（請求金額、発行日、支払期日など）を任意で設定してください。
- 担当者への対応依頼では、確認を依頼する担当者や依頼メッセージの内容などを任意で設定してください。
- kintoneの各アクションでは、請求書情報を登録したいアプリのIDをそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintoneとYoomを連携してください。
- kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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