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毎月の経費精算業務で大量の領収書や請求書を手作業で処理し、システムへのデータ入力に多くの時間を費やしていませんか？
また、手入力による金額の打ち間違いや科目の選択ミスといったヒューマンエラーは、確認や修正作業に追われ、本来集中すべきコア業務への時間を圧迫してしまうこともありますよね…。
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">紙やPDFで受け取った領収書・請求書の情報をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をkintoneのような業務アプリケーションや会計システムに自動で転記・入力できる仕組み</span>です。
これを活用することで、これらの煩雑な作業から解放され、経費精算業務の大幅な効率化と正確性の向上を実現し、より付加価値の高い業務に注力できるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単にできて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して経費精算業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">領収書などの経費関連書類からAIで情報を読み取る業務フローを自動化する</span>テンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーの「試してみる」をクリックして、さっそく自動化を体験してみましょう！
AIを活用して経費精算業務を効率化する具体的な自動化の例を、Yoomのテンプレートを使ってご紹介します。様々なSaaSやシステムと連携し、経費データの収集から処理、記録までを自動化することで、手作業による負担を大幅に軽減し、業務の正確性とスピードを向上させることができるでしょう。
気になるテンプレートがあれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてください！
<span class="mark-yellow">Google フォームを通じて申請された経費情報をトリガーとし、添付された領収書画像をAI-OCRが読み取り、その結果をkintoneに自動で記録する</span>ことができます。
申請内容の転記作業やデータ入力の手間を削減し、ヒューマンエラーの防止にも繋がり、経費精算プロセス全体の迅速化をサポートします。
<span class="mark-yellow">Gmailで受信した領収書付きのメールをAI-OCRが自動で読み取り、抽出した情報をNotionに自動で登録する</span>こともできます。
メールからの情報確認や手動でのデータ入力作業が不要になり、経費関連の情報を一元的に管理しやすくなるため、確認作業もスムーズに進められるでしょう。
<span class="mark-yellow">Dropboxにアップロードされた領収書ファイルをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をGoogleスプレッドシートに自動で追加する</span>ことも可能です。
ファイルを探し出して手入力する手間がなくなり、経費データの一覧化や集計作業も容易になるため、月次の経費処理の効率化が期待できます。
それではここから代表的な例として、「Google フォームで送信された領収書情報をAI-OCRで読み取り、kintoneへ経費データとして自動で追加する」フローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、使用するアプリとYoomを連携する「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomにログインして画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【Google フォームのマイアプリ連携】
検索窓でGoogle フォームを検索し、表示された候補からアプリを選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントを選択して、連携完了です！
※認証時にGoogle フォームへの権限を全て許可してください。
【Google Driveのマイアプリ登録】
先ほど同様に、検索窓にGoogle Driveと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomと連携するGoogleアカウントでログインしたら連携完了です！
※認証時にGoogle Driveへの権限を全て許可してください。
【kintoneのマイアプリ登録】
検索窓にkintoneと入力し、表示された候補からkintoneを選択します。
Yoomと連携するkintoneアカウントから、「サブドメイン」「クライアントID」「クライアントシークレット」の値を取得して、下図赤枠の各項目に入力してください。
kintoneマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について | Yoomヘルプセンター
ここから実際に、フローの設定を進めていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートを利用しているので、下記のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、フォームに回答が送信された際に、フローボットが自動的に起動するように設定していきます。
コピーしたテンプレートの、「フォームに回答が送信されたら」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次にAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」を入力欄下の注釈を参照し、手動で入力しましょう。
ここで設定したフォームに回答が送信されると、フローボットが起動するようになりますよ！
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
先ほど「フォームID」に設定したフォームに、テスト用に回答を送信してみましょう。
テストなので、回答は架空の情報（「テスト太郎」や「test@co.jp」など）でOKです！
今回は下図のようなフォームを用意しました。
テスト用に回答を送信したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、先ほど送信した回答データが、「取得した値」にアウトプットとして抽出されます。
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。
「取得した値」を確認してみると、「氏名」や「領収書データ」など、重要な回答データの詳細はまだ抽出できていません…
フォームの各項目の回答情報を取得するためには、「取得する値を追加」から手動で追加する必要があります。「＋取得する値を追加」をクリックして、回答データを取得していきましょう！
「氏名」や「領収書データ」など、フォームの回答から取得したい情報を、「＋ボタン」をクリックして追加します。取得したい情報を全て追加したら、右下の「追加」をクリックしましょう。
この際、フォームの回答で取得したファイルの、「fileld」を追加するのを忘れないようにご注意ください！「fileld」の値である「ファイルID」を使って、後ほど回答で取得したファイルのダウンロード設定をするため、こちらは必須の値になります。
追加した項目が「Value」や「fileld_2」などという項目名で追加されました！
後のフローの設定時に、ここで取得したアウトプットを活用するのですが、これだと何の値なのかが分かりにくいですね...
各項目の値が何の情報なのかを分かりやすくするため、「鉛筆マーク」をクリックし、項目名を変更しておきましょう！
「項目名」を、「氏名」や「ファイルID」など分かりやすい項目名に変更し、「保存」をクリックします。
追加した項目の項目名を全て変更したら、保存しましょう！
※Google フォームをアプリトリガーとして使用した際に、回答情報を取得する方法について、詳しくはこちらをご参照ください。
続いて、フォームの回答で取得した領収書データを、Google Driveからダウンロードする設定を行います。
「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「ファイルID」には、Google フォームの回答で取得したファイルの、「ファイルID」を設定します。
ここでは、ステップ3で回答情報を追加したアウトプットを使いましょう。
私は先ほど「fileld」の値を「ファイルID」という項目名で保存したので、「取得した値」の「フォームに回答が送信されたら」内にある、「ファイルID」を設定しています！
設定後は「テスト」をクリックします。
テストが成功すると書類のダウンロードボタンが表示されるので、「ダウンロード」を押して、フォームで送信した領収書ファイルがダウンロードできていることを確認してみてくださいね！
確認したら「保存する」をクリックして、次の設定に進みます。
続いて、ステップ4でダウンロードしたファイルから、OCR機能を使って文字を読み取る設定を行います。
「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっています。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができるので、この機会に色々と試してみてくださいね！
タイトルは必要に応じて変更し、アクションを活用シーンに合わせて選択します。
デフォルトでは、「【【v2】レシート・領収書を読み取る（5タスク）」が設定されていますが、下図の中から自由に設定できるので、活用シーンに合わせて選択してみてくださいね！
※YoomのOCR機能では、アクション記載の規定の文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合に正しく読み取れないことがあります。文字数や文字の大きさには少し余裕を持たせてご利用ください。
次に、詳細設定を下記のようにしていきます。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、指定している抽出項目が正しく抽出できていることを確認してみてくださいね！
確認後、「保存する」をクリックして次のステップに進みます。
最後に、領収書データをkintoneに追加する設定を行います。
「レコードを追加する」をクリックしてください。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
データベース連携の「アプリID」には、領収書データを追加するkintoneのアプリを指定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいて候補が表示されるので、候補から該当のアプリを選択してください。
該当のアプリがなかなか探し出せない場合は、入力欄下の注釈を参照に手入力して設定することもできますよ！
次に、データベース操作の詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」の各項目を、適切なアウトプットを使って設定していきますよ！
たとえば「氏名」には、「取得した値」の「フォームで回答が送信されたら」内にある、「氏名」を選択します。
「申請日」には、「日付」の「今日」から日付表示を選択する、といった形に、適切なアウトプットを指定していきましょう。
その他の項目も、同じようにアウトプットを使って設定してみてくださいね！
設定が完了したら「テスト」をクリックし、実際にkintoneに領収書データが反映されていることを確認しましょう。
フォームの回答データや領収書ファイルから抽出したテキストデータが反映されていますね！
確認後は「保存する」を押して、設定完了です。
以上で全ての設定が完了しました。「トリガーをON」にし、設定したフローの動作チェックをしましょう！
以上が、「Google フォームで送信された領収書情報をAI-OCRで読み取り、kintoneへ経費データとして自動で追加する」フローの作成手順でした！
受け取った領収書や請求書をAI OCRで内容を読み取り、データベースに記録できるので様々な場面で活用しやすいはずです。
いかがでしたか？
AIを活用して経費精算業務を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた領収書や請求書のデータ入力、システムへの転記といった煩雑な作業を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができるでしょう。</span>
これにより、経理担当者や申請者は、単純作業から解放され、より戦略的な業務や分析業務に時間を割くことが可能になり、企業全体の業務効率向上にも貢献しますよ！
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定もノーコードで誰でも簡単にできるのは魅力ですよね！
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
この機会にぜひ自動化を取り入れて、日々の業務がどれだけ効率化されるのかを体験してみてくださいね！
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