■概要
Dropboxにアップロードされる領収書、一つひとつ内容を確認してGoogle スプレッドシートに転記するのは手間ではありませんか？また、手作業による入力ミスや確認漏れも気になるところです。 このワークフローを活用すれば、Dropboxへの領収書アップロードをきっかけに、OCR機能で内容を読み取り、Google スプレッドシートへ自動で追加することが可能になり、これらの課題解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxに領収書を保存し、Google スプレッドシートで経費管理を行っている方
- 領収書のデータ化と転記作業の効率化を目指している経理担当者や個人事業主の方
- 手作業による入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロード後のOCR処理、Google スプレッドシートへの転記が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや読み取り間違いといったヒューマンエラーを抑え、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた領収書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxトリガーの起動条件として、ファイルの作成または更新を検知する間隔を任意で設定することが可能です。
- OCR機能において、読み取りに使用するAIエンジンをユーザーの要件に合わせて任意で選択できます。
■注意事項
- Dropbox、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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