■概要
経費精算などで発生する、溜まった領収書の処理に手間を感じていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームから領収書をアップロードするだけでAI-OCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ記録するため、面倒な入力作業を効率化し、申請内容をTalknoteへ自動で通知できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の経費精算で、大量の領収書の手入力に手間を感じている経理担当者
- Google スプレッドシートでの経費管理を効率化し、入力ミスをなくしたい方
- Talknoteを活用して、経費申請の確認や共有をスムーズに行いたいチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- 領収書の情報をAI-OCRが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記がなくなることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとTalknoteをYoomと連携します。
- 次に、フォームトリガー機能を選択し、領収書の画像やPDFファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームが送信された際にアップロードされた領収書ファイルを読み取ります。
- その後、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った日付や金額などのデータを指定のシートに自動で追記します。
- 最後に、Talknoteの「スレッドにメッセージを投稿」アクションで、指定のグループに処理完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、領収書から抽出したい項目（例：発行日、支払先、合計金額など）を任意で設定できるほか、読み取りに利用するAIや言語も選択できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、記録先のシートやファイルはもちろん、各列にどの情報を記録するかを自由に設定でき、OCRで読み取った情報のほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
- Talknoteへの通知メッセージでは、通知先のグループを任意で指定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を組み込んで送信できます。
■注意事項
- Google スプレッドシート、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン、サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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