領収書をAI-OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに格納しTalknoteに通知する

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■概要

経費精算などで発生する、溜まった領収書の処理に手間を感じていませんか。手作業でのデータ入力は時間がかかる上、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームから領収書をアップロードするだけでAI-OCRが内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへ記録するため、面倒な入力作業を効率化し、申請内容をTalknoteへ自動で通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • 毎月の経費精算で、大量の領収書の手入力に手間を感じている経理担当者
  • Google スプレッドシートでの経費管理を効率化し、入力ミスをなくしたい方
  • Talknoteを活用して、経費申請の確認や共有をスムーズに行いたいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • 領収書の情報をAI-OCRが自動で読み取り転記するため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮することができます。
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、金額の入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Google スプレッドシートとTalknoteをYoomと連携します。
  2. 次に、フォームトリガー機能を選択し、領収書の画像やPDFファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
  3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、フォームが送信された際にアップロードされた領収書ファイルを読み取ります。
  4. その後、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った日付や金額などのデータを指定のシートに自動で追記します。
  5. 最後に、Talknoteの「スレッドにメッセージを投稿」アクションで、指定のグループに処理完了の通知を送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • OCR機能では、領収書から抽出したい項目(例:発行日、支払先、合計金額など)を任意で設定できるほか、読み取りに利用するAIや言語も選択できます。
  • Google スプレッドシートにデータを追加する際、記録先のシートやファイルはもちろん、各列にどの情報を記録するかを自由に設定でき、OCRで読み取った情報のほか、固定のテキストなどを入力することも可能です。
  • Talknoteへの通知メッセージでは、通知先のグループを任意で指定できます。また、本文には固定のテキストだけでなく、前段のフローで取得した情報を組み込んで送信できます。

■注意事項

  • Google スプレッドシート、TalknoteそれぞれとYoomを連携してください。
  • AIオペレーションはチームプラン、サクセスプランでのみご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープラン、ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
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