Gmailで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録する

No items found.

■概要

Gmailで受信する領収書を一枚ずつ開き、内容を確認してNotionに手入力する作業は、時間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうした経費精算や証憑管理に関する定型業務を自動化します。特定のラベルが付いたメールをGmailで受信すると添付された領収書をOCRが自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースに登録するため、手作業による入力の手間やミスをなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受け取った領収書をNotionで管理している経理担当者や個人事業主の方
  • 手作業でのデータ入力に時間を費やしており、より重要な業務に集中したいと考えている方
  • 経費精算や書類管理のプロセスを自動化し、業務の標準化を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでのメール受信を起点に、OCRでの読取りからNotionへの登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動でのデータ転記が不要になることで、金額の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとNotionをYoomに連携させます。
  2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。ここで指定したラベルがメールに付与されると、フローが起動します。
  3. 続いてオペレーションで、分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を進行させるかどうかの条件を定めます。
  4. 次にオペレーションで、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、受信したメールの添付ファイルからテキストデータを抽出します。
  5. 最後にオペレーションで、Notionの「レコードを追加する」を設定し、OCR機能で抽出したデータをNotionデータベースの指定した項目に追加します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能のコマンドオペレーションでは、例えばメールの件名に「領収書」という単語が含まれている場合のみ処理を進めるなど、実行条件を自由に設定することが可能です。
  • OCR機能では、読み取ったテキストの中から「合計金額」や「日付」といった、特定のパターンの文字列のみを抽出するように設定できます。
  • Notionにレコードを追加する際、OCRで取得した日付や金額といった動的なデータを、データベース内の各プロパティに紐づけて自動で登録する設定が可能です。

注意事項

  • Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに登録
Notionのタスク管理データベースに登録されたタスク情報を、自動的にGoogleカレンダーに終日予定として登録します。新規のタスクのみを登録し、更新されたタスクは除外するフローとなります。
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、情報をGoogleスプレッドシートにも追加
Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、情報をGoogleスプレッドシートにも追加するフローです。
Google Driveにファイルがアップロードされたら、DriveのURLをNotionのデータベースに追加する
Google Driveの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、そのURLをNotionのデータベースに追加します。Google Driveは特定のフォルダにファイルがアップロードされたら、だけではなくファイルが作成されたらといった広いアップロード範囲でも起動をさせることができます。また、Notionは仕様上ファイル自体のアップロードを行うことはできませんが、今回のようにURLを追加することはできるので、Google Driveなどのストレージツールから取得したファイル情報を擬似的にNotionへ追加することは可能です。
Notionでページが作成または更新されたらLINEに通知
Notionのページ作成・更新を契機にLINE公式アカウントへメッセージを自動送信するフローです。手動通知の手間や見落としを抑え、社内外の関係者へ情報をリアルタイムに確実かつ円滑に共有できます。
Notionに新しいレコードが投稿されたら、Discordにその内容を通知する
Notionのデータベース更新を検知し、ページ情報をDiscordへ自動通知するワークフローです。コピー&ペーストや通知漏れを防ぎ、情報共有の手間を抑えます。
Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Notion
Notion
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Notion
YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  利用開始まで
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる