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パソコンで仕事をしている方は、Google カレンダーでスケジュール管理をしている方も多いのではないでしょうか。
今回はGoogle カレンダーのスケジュール入力を手間に感じている方やスケジュール転記を自動化したいと考えている方に向けて「Google カレンダーとAIのテキストから値を抽出する機能を連携して、指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogle カレンダーに登録する方法」をご紹介します。
手作業によるスケジュール入力の手間を省き、自動化することでヒューマンエラーの防止も期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogle カレンダーに登録する方法をご紹介します！
[Yoomとは]
AIの機能を使用して、テキストから値を抽出する機能を連携して、指定の件名のメールが届いたら、Google カレンダーのAPIを用いて、Google カレンダーに登録します。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フローの手順は以下です。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をしてから設定を進めてください。
■概要
特定の件名で届くメールの内容を都度確認してGoogleカレンダーに手入力する作業に、手間を感じていないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出してGoogleカレンダーへ自動で予定を登録するため、こうした課題を解消し、正確なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まずはGoogle カレンダーのマイアプリ登録をします。
以下画面が出てきたら、ログインしてください。
以下バナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要
特定の件名で届くメールの内容を都度確認してGoogleカレンダーに手入力する作業に、手間を感じていないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出してGoogleカレンダーへ自動で予定を登録するため、こうした課題を解消し、正確なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画面を出現したら、テンプレートのコピーができています。
次にメールトリガー設定です。
「メールが届いたら」をクリックしてください。
以下、項目を設定します。
トリガー条件は、件名である条件を設定したものをGoogle カレンダーに登録することが可能です。
「文字列」は会議の日程調整の場合は、「会議」を件名に含むで設定しましょう。
以下は設定例です。
上記を参考に設定してみてください。
メールが正確に受信できるかどうかをテストしてみてください。
「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
次にアクション選択をします。
次に詳細設定です。
「抽出したい項目」の設定例は以下です。
設定例を参考に自身で抽出したい項目を選んで、入力してください。
Google カレンダーに入力された時に誰かわかるように「氏名」は入れておくのがおすすめです。
次にGoogle カレンダーの連携設定を行います。
「予定を作成」をクリックしてください。
以下項目を設定します。
API接続設定です。
以下、項目を設定します。
予定のタイトルは、自身で決めることができます。
設定例としては以下です。
アウトプットから「（{{From}}様）会議」と設定してみてください。
予定の開始日は、開始したい日付を入力してください。
設定の際は、「2021-01-01」という形式のアウトプットを選ぶように注意してください。
終日予定の場合は予定の開始・終了時間は、「00：00」を設定しましょう。
自身の会社の就業時間に合わせての入力や、もちろんアウトプットを活用しての入力も可能です。
予定の説明は、以下の例を参考に設定してみてください。
参加者の「参加者のメールアドレス」は、アウトプットから「{{From}}」を入力しておくのがおすすめです。
参加者の下の「主催者以外の参加者が予定を変更できるかどうか」のプルダウンは一応「許可する」を入力しておくのがおすすめです。
以上で、設定は完了です。
全ての設定が完了したら以下の画面が出現してくるので、
右横の「トリガーをON」をクリックしてください。
これにて、設定は終了です！
今回使用したテンプレートは以下です。
■概要
特定の件名で届くメールの内容を都度確認してGoogleカレンダーに手入力する作業に、手間を感じていないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出してGoogleカレンダーへ自動で予定を登録するため、こうした課題を解消し、正確なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもGoogle カレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
1．休暇申請の承認後にGoogle カレンダーへ予定を登録するフロー
Yoomフォームに休暇申請の回答がされたら、自動で承認依頼をして承認されたらGoogle カレンダーに予定を追加してくれます。
休暇申請を手動で行う手間が省けます。休暇申請の決裁権を持っているチームリーダーやプロジェクト担当者におすすめです。
■概要
Yoomフォームに休暇申請の回答がされたら、自動で承認依頼をして承認されたらGoogleカレンダーに予定を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.休暇申請に対する決裁権をお持ちの方
・各部門の部門長や人事担当・総務担当の方
2.社内の予定をGoogleカレンダーで管理している企業の方
・デジタルツールを活用してスケジュール管理を行なっている事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみで承認から予定の登録まで一括して完了することができます。
・連絡や依頼の手間を省き、一連の流れで掛かっていた時間を短縮することができます。
・自動でGoogleカレンダーに予定追加されることで、スケジュール管理の精度が上がります。
■注意事項
・GoogleカレンダーとYoomを連携させてください。
2．HubSpotのフォーム情報をもとにGoogle カレンダーに予定を登録するフロー
HubSpotのフォーム情報をもとにGoogle カレンダーに予定を登録してくれます。
HubSpotを活用している企業担当者におすすめです。複数のスケジュールツールを使用中で、スケジュール管理の一元化を検討しているビジネスマンの方にもおすすめです。
■概要
HubSpotのフォームから商談や面談の申し込みがあった際に、手動でGoogleカレンダーに予定を登録していませんか？この作業は単純ですが、対応件数が増えると入力の手間がかかり、日時の転記ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotでフォームが送信されると、その情報をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした手間やミスを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3．@pocketで登録された情報でGoogle カレンダーに予定を登録するフロー
@pocketで登録された情報でGoogle カレンダーに予定を登録を行います。
@pocketでタスク管理をしている営業担当者の方で、Google カレンダーへのスケジュール転記を手間に感じている方におすすめです。
■概要
@pocketで登録された情報でGoogleカレンダーに予定を登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理で@pocketを利用している方
・商談や顧客情報を管理している営業部門の方
・チームのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
2. スケジュール管理でGoogleカレンダーを活用している方
・商談における打ち合わせやフォローアップの日程を管理している方
・チーム内のスケジュールの共有をGoogleカレンダーで行っている方
■このテンプレートを使うメリット
@pocketで管理しているタスクをGoogleカレンダーに登録してスケジュールの共有を行う場合、毎回の手動による登録作業は手間です。
Googleカレンダーへの登録が後回しになることで、チーム内のタスクの共有が遅れ、作業が滞る恐れがあります。
このフローでは、@pocketにタスクが登録されるとGoogleカレンダーへの登録を自動化することができ、手動作業が効率化されます。
Googleカレンダーへのタスク登録がタイムリーになることで、チームメンバーの作業が滞ることも無くなるため、業務運営を円滑にすることが可能です。
また、タスクの登録漏れも防止できるため、プロジェクトの進捗管理を正確にすることができます。
■注意事項
・@pocket、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
AIのテキストからデータを抽出する機能とGoogle カレンダーを自動連携されることで、今まで手作業でスケジュールの確認や管理、Google カレンダーへのスケジュール登録を行っていた手間が省け、スケジュール管理が簡素化します。メールを受信した際に、自動でテキストから指定したデータを抽出して、Google カレンダーに登録してくれるため、今までスケジュール管理にかかっていた作業時間を削減し、業務効率化が期待できます。
例えば、忙しい営業担当者から顧客からメールを受信した際、自動でGoogle カレンダーにスケジュールを登録してくるため、確認不足やスケジュール入力ミスの防止が期待できます。また、営業事務担当者がわざわざ営業担当者にスケジュール確認していた手間なども省くことができ、業務効率化の向上に繋がります。
AIのテキスト抽出機能を使用して、Google カレンダーに情報を自動登録してくれるため、タスク管理等にも活用することが可能です。業務指示や業務依頼、クライアントからの納品日の指定などを自動抽出して、Google カレンダーに自動登録されるため、締切日や必要なタスクも可視化されるため、タスク管理の自動化が叶います。
例えば、クライアントから「来週の金曜日までに見積書を下さい」というメールが届いたら、AIで「金曜日・見積書」とタスクをGoogle カレンダーに自動登録してくれます。タスクが増えるとタスク管理自体にも作業時間を取られがちですが、自動でタスクをGoogle カレンダーに登録してくれるため、業務進行やタスク管理がスムーズになり、業務効率の向上に繋がりますよ。
メール受信後にAIのテキストデータを抽出する機能とGoogle カレンダーを自動連携することで、スケジュール管理をGoogle カレンダーに自動登録してくれるため、今まで手作業で行っていたスケジュール管理の手間が省けます。手作業でスケジュール管理を行い、Google カレンダーに登録していた手間が省けるだけでなく、人的ミスによって起きるスケジュール入力ミスやメールの確認漏れなどを減らすことに繋がります。
例えば、顧客から問合せメールを受信した後、初回の打ち合わせの会議を設定し忘れて起きる、ビジネスチャンスの損失や、会議の日程を別の日程に登録してしまうなどの入力ミスなどの削減が期待できます。自動でGoogle カレンダーに登録されるフローを活用することで、ヒューマンエラーの防止に繋がります。
スケジュール管理に手間を取られている方や手間に感じている方、Google カレンダーへのスケジュール転記を効率化したいと考えている方に向けて、Google カレンダーとAIのテキストから値を抽出する機能を連携して、指定の件名のメールが届いたら、テキストから値を抽出しGoogle カレンダーに登録する方法をご紹介しました。
スケジュール管理を簡素化することは、業務をスムーズに進めることにも繋がります。
スケジュール管理に割いている時間や手間を、今回ご紹介したフローを活用して自動化することで、業務効率化に繋がり、本来の業務に時間を割くことが叶います。ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください！
