■概要
特定の件名で届くメールの内容を都度確認してGoogleカレンダーに手入力する作業に、手間を感じていないでしょうか。こうした定型的ながらも重要な作業は、入力ミスや登録漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定したメールの受信をきっかけに、AIが本文から必要な情報を抽出してGoogleカレンダーへ自動で予定を登録するため、こうした課題を解消し、正確なスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受けたアポイントや各種予約をGoogleカレンダーで管理している方
- 定型的なメールからのカレンダー登録作業に時間を取られ、負担に感じている方
- 手作業による予定の登録漏れや入力ミスを防ぎ、業務の信頼性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの内容を確認してGoogleカレンダーへ転記する一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を設定し、特定の件名や差出人など、条件に合致するメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで受信したメール本文から予定の日時や件名、場所などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、AI機能で抽出したデータを活用してカレンダーに予定を自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、受信したメール本文からどのような項目（例：会議名、日時、場所など）を抽出するかを任意で設定できます。
- Googleカレンダーの「予定を作成」アクションでは、予定のタイトルや説明に固定のテキストを追加したり、AI機能で抽出した情報を動的な値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- メールトリガーの設定は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5675400
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