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アンケート結果や、商談で使用した手書きのメモ等、手書きのデータを管理するのって大変ですよね。
そんな課題に対し、AIを使い手書きのデータを取り込むことで、文字起こししてテキストデータ化することができます！
テキストデータ化することで、業務を格段に効率化することができ、とても便利ですよ。
本記事では、AI機能を使い画像から文字を抽出することのメリットと自動化例をご紹介し、実際のフローボットの作り方を説明していきます。
作業の効率化を図りたい方や情報共有を円滑にしたい方は、ぜひ試してみてください！
こんな方におすすめ
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
GoogleDriveにアップされたアンケート画像をAIオペレーション機能で読み取り、Googleスプレッドシートに反映するフローです。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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アンケート画像がGoogle Driveにアップされたら、画像を読み取りGoogle スプレッドシートに反映する方法
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。
※注意）文字の抽出はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※注意）チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや文字の抽出（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1:マイアプリ連携
Yoomにログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。
まずは、マイアプリの中からGoogle DriveとGoogle スプレッドシートを接続します。
Googleのアカウントでログインし、「次へ」をクリックします。
次のページで「続行」をクリックしたら、Google Driveがマイアプリに連携されました！
Google スプレッドシートも同様に連携してみてください。
マイアプリ連携が完了したら、下記からテンプレートをコピーして設定することもできます。
GoogleDriveにアップされたアンケート画像をAIオペレーション機能で読み取り、Googleスプレッドシートに反映するフローです。
ステップ2:アプリトリガーを設定
左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選択してください。
次に、API接続設定をします。
トリガーの起動間隔：任意で設定してください。
※注意）トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なるので、注意してください。
フォルダID：任意で設定してください。（フォルダIDはGoogle DriveのURL内に記載されている「/folders/****」の部分です）
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ3:アクションを設定（画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする）
先ほど作成したアプリトリガーの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「アプリと連携する」を選択します。
アプリはGoogle Driveを選択してください。
アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトル、アカウント情報は任意で問題ありませんが、アクションは必ず「画像ファイル・PDFファイルをアップロードする」を選択してください。
「次へ」をクリックし、API接続設定を行います。
ファイルID:アウトプットの中にある「アンケートの画像をアップロードしたら」をクリックし、「ファイルID」を選択します。{{ファイルID}}と表示されているのを確認します。※解説）このように設定すると、Google Driveに格納した画像を自動で引用することができます。
テストを行い成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:アクションを設定(画像・PDFから文字を読み取る)
先ほど作成したアクションの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択します。
アカウントは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトルは任意で問題ありませんが、アクションは必ず「任意のPDFや画像ファイルから文字情報を読み取る」を選択してください。
次に、詳細を設定します。
ファイルの添付方法：「取得した値を使用」「Google Driveからの取得ファイル」をプルダウンから選択します。
抽出したい項目：任意で設定してください。
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ3:アクションを設定
先ほど作成したアクションの下にある+ボタンをクリックし、オペレーションタイプの選択をします。
オペレーションタイプは、「データベースを操作する」を選択します。
アカウントは下記画像のように設定してください。
※注意）タイトルは任意で問題ありませんが、実行アクションは必ず「レコードを追加する」を選択してください。
データベースの連携は下記のように設定してください。
スプレッドシートID：スプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/****/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。
スプレッドシートのタブ名：「シート1」などのタブ名を記載してください。
テーブル範囲：「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。※補足）詳しい設定方法は、こちらをご覧ください。
次に、追加するレコードの値を入力します。
取得したい情報を、アウトプットの中にある「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックし、選択してください。
テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
お疲れ様です！これで「アンケート画像がGoogle Driveにアップされたら、画像を読み取りGoogle スプレッドシートに反映する」フローの完成です！！
GoogleDriveにアップされたアンケート画像をAIオペレーション機能で読み取り、Googleスプレッドシートに反映するフローです。
Google DriveやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携した自動化例
Google スプレッドシートで行を追加したらGoogle Driveでフォルダを自動作成する連携ができます。
また、Google スプレッドシートでの行の削除や更新にあわせてGoogle Driveのフォルダを削除したり、ファイル名を更新したりする連携も可能です。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイルを削除するフローです。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、Google Driveのファイル名を変更するフローです。
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する
Google Driveにファイルやフォルダが作成されたことをChatworkなどに自動で通知します。
Googleドライブの特定フォルダにファイルが格納されたら、そのファイルをChatworkにも通知するフローです。
■概要
Google Driveに新しいファイルが作成されたら、Google Chatで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとGoogle Chatを業務で使用している方
・Google Driveを使用してファイル管理をしている担当者
・手動によるGoogle Chatのメッセージ入力を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする
GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
・取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
・手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■注意事項
・Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードするフローです。
メールで送付されたMicrosoft Excelの契約書をGoogle Drive™に自動で格納するフローです。
他アプリで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する
SalesforceやHubSpotなどで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動で作成します。
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
Zoho CRMで取引先が登録されたらGoogle Driveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
Google スプレッドシートを活用した自動化例
Google スプレッドシートで行が追加されたらチャットツールに通知する
Google スプレッドシートで行が追加されたことをSlackやChatworkなどに自動で通知します。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を更新するたびに、手作業でSlackへ通知をしていませんか？
このような定型的な報告業務は、手間がかかるだけでなく、通知の遅れや漏れといったミスに繋がる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行追加をトリガーとして、指定したSlackチャンネルへ自動でメッセージを送信し、情報共有の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートでの情報更新を、都度Slackでチームに報告している方
・手作業による通知のタイムラグや、報告漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
・チームや部署内の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらChatworkに通知するフローです。
Googleスプレッドシートで行が追加されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。
データベースに登録された内容をGoogle スプレッドシートに追加する
kintoneやSalesforceなどに登録した内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
Salesforceの新規リード情報をGoogleスプレッドシートに記載します。
kintoneにレコード登録後、Googleスプレッドシートにレコードの詳細を登録するフローです。
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
Google スプレッドシートの情報をもとに書類を発行する
Google スプレッドシートに登録された内容をもとに、freee請求書やGoogleドキュメントなどで書類を自動作成します。
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee請求書で請求書を作成する
Google スプレッドシート上の顧客情報を取得して、マネーフォワード クラウド請求書で発注書を送付するフローです。
■注意事項
・Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートの行が更新されたら、書類を発行してGoogle Driveに保存するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートでデータを管理している方
・Google スプレッドシートを使って顧客情報などのデータを管理しているが、手動で書類を発行するのが手間に感じている方
2.Google Driveを利用してファイルの保存・共有を行っている企業
・Google Driveを日常的に利用していて、請求書の保存や共有に活用したい方
・自動化を進めたいが、どこから始めて良いかわからない方
■注意事項
・Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ご紹介したテンプレート以外にも、Google スプレッドシートがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Google スプレッドシートを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
画像から文字を自動抽出するメリット
メリット1: ドキュメント管理の効率化
手書きのメモや書類の内容を自動的にデジタルテキストに変換することで、資料管理が格段に効率化することができます。
例えば…アンケートの回答をスマホで撮影し、その画像をGoogle Driveに格納することで、自動的に文字データを読み取りGoogle スプレッドシートに反映することができます。
メリット2: 画像検索の精度向上
画像やファイルのデータから指定のテキスト情報を抽出することが可能です。
例えば…請求書や見積書などのファイル内にある品目や個数、金額などを抽出して別のツールにテキストとして保存することができます。
メリット3: クリエイティブ業務の支援
文字から画像を生成することで、クリエイティブ作業を効率化することができます。
例えば…広告のキャッチフレーズを用いて、イメージに近い画像やビジュアルを生成します。
実際の自動化例
1. 自動化例1: 画像から文字の抽出
AIを用いて、スキャンされた画像やテキストから自動的に、文字情報を抽出しデータベースに保存することができます。
例えば…書類をスキャンするだけで、自動的にその文字情報が保存されるため、書類整理を効率化することができます。
2. 自動化例2: 文字から画像の生成
入力した文字情報を基に、AIを活用して対応する画像を作成することができます。
例えば…商品の説明文を入力すると、それに対応する画像が自動的に生成されるので、資料作成などに活用することができます。使用する生成AIの性能やトレーニングデータの質に依存するため、実用可能までに少し手間が必要です。
まとめ
今回は、AI機能により画像から文字を抽出する方法をご紹介しました！
こちらの機能を使用することで、資料管理を格段に効率化することができます。
また、今回ご紹介したフローボットでは、画像をGoogle Driveに格納するだけで、自動的に文字データを読み取りGoogle スプレッドシートに反映することができるので、手動での作業や手間を大幅に削減することができますよ！連携することで、これまで手作業で行っていた手書きデータのテキスト化を自動化できるので、本来の業務に集中でき、仕事の生産性もアップできます。是非この機会にYoomでフローボットを作成して、業務の効率をアップさせましょう！
