自治体のAI・RPA活用促進とは？導入を阻む3つの壁と規模別成功事例

地方自治体では、人口減少に伴う職員不足や住民ニーズの多様化といった深刻な課題に直面しています。

こうした状況を打破し、持続可能な行政サービスを維持するための鍵となるのが、AI（人工知能）やRPA（ロボットによる業務自動化）の活用促進です。

本記事では、自治体が直面する「2040年問題」を見据えた活用シーンや、導入の障壁となる「3つの壁」を乗り越えるための具体的な対策、さらには「生成AI×RPA」の連携による高度な自動化事例について詳しく解説します。

🏛️自治体でAI・RPA活用の促進が求められる背景

自治体がAIやRPAの導入を急ぐ背景には、これまでの延長線上では維持できない行政運営の限界があります。

深刻化する職員不足と「2040年問題」

生産年齢人口の減少や高齢化が進む2040年頃には、地方自治体でも職員の確保や行政サービスの維持がより難しくなると見込まれています。

こうした人口減少社会に伴う課題は、一般に「2040年問題」と呼ばれています。

限られた人的資源でこれまで以上の成果を出すためには、定型業務を機械に任せ、職員が人間にしかできない高度な判断業務に専念できる環境づくりが不可欠です。

多様化・複雑化する住民ニーズへの対応

デジタル化が進むなか、自治体には、問い合わせへの迅速な対応やオンラインで完結できる手続きなど、利便性の高いサービスが求められています。

問い合わせや申請を人手だけで処理する負担が増すなか、AIによる自動応答やRPAによる定型処理の自動化は、住民の利便性や満足度の向上に役立つ手段の一つです。

総務省・デジタル庁が掲げる行政DXの目標と現在地

総務省の令和6年度調査によると、2024年12月31日時点で、AIまたはRPAを導入済みの地方公共団体は1,154団体、全体の64.5％に上ります。

都道府県や政令指定都市では導入率が高い一方、市区町村では導入状況に差があります。

自治体ごとの導入段階に応じて、導入効果の検証や対象業務の拡大を進めることが重要です。

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🛠️自治体におけるAI・RPAの主な活用シーン5選

AIによる認識・分類・要約などの処理と、RPAによる定型的な入力・転記などを組み合わせることで、幅広い行政業務を自動化できます。

［1］窓口・問い合わせ対応のスマート化

AIチャットボットを導入することで、住民からのよくある質問に自動回答できます。

また、音声認識AIを活用して電話応対をテキスト化し、回答案を自動生成することで、窓口業務の負担を軽減できます。

［2］膨大な申請書類のデータ入力と審査補助

AI-OCR（文字認識）技術を活用すれば、帳票の形式や記入状態によっては、手書きの申請書を読み取り、基幹システムへの転記を支援できます。

RPAと組み合わせることで、あらかじめ設定した条件に基づく入力内容の確認や転記を自動化し、審査にかかる事務負担の軽減につなげられます。

［3］会議録作成の自動化と庁内情報検索の効率化

会議の音声をAIがリアルタイムでテキスト化し、議事録の素案を作成します。

また、蓄積された膨大な過去の通知文やマニュアルから、必要な情報をAIが即座に検索・要約する仕組みを導入することもできます。

［4］財務・税務系の定型処理（収納消込、督促業務など）

RPAを活用して、金融機関からの入金データと台帳の照合や、督促通知の作成に必要なデータの抽出を自動化できます。

最終的な内容確認や発行手順を適切に設けることで、事務負担の軽減につなげられます。

［5］福祉・保健業務のデータ集計と通知

児童手当や介護保険の更新など、対象者の抽出と通知書の作成業務は非常に煩雑です。

RPAが条件に合致する住民を自動で抽出し、送付用データの作成までを一気通貫で行うことで、発送ミスを防ぎ、きめ細かな福祉サービスの提供を支援します。

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🚧AI・RPA活用の促進を阻む3つの壁と対策

導入意欲はあっても、実務の現場ではいくつかの壁が立ちはだかります。これらをどう乗り越えるかが成功の分かれ目です。

✔️人材の壁

ノーコード活用とリスキリングによる解消

「設定ができる職員がいない」「外注コストが高い」という悩みは共通です。

対策として、プログラミング知識が不要なノーコードツールの選定が有効です。

また、外部ベンダーに丸投げせず、現場職員が自らツールを使いこなせるよう「リスキリング（学び直し）」を支援する研修プログラムの実施が、持続可能な運用の鍵となります。

✔️予算の壁

ROIの可視化による予算確保

AI・RPAのライセンス費は年間で数百万円規模になることもあります。

単に「時間が削減できた」だけでなく、それによって「住民への給付スピードが何日短縮されたか」「残業代がいくら抑制されたか」を具体的な数値で可視化することが、予算確保の説得力に繋がります。

小規模な業務から始めるPoC（試行導入）で、早期に成功体験を作ることも重要です。

✔️セキュリティの壁

LGWAN対応によるガバナンス確保

LGWAN環境でクラウド型AIや外部サービスを利用する場合は、接続方式や自治体の情報セキュリティポリシーへの適合性を確認する必要があります。

LGWAN接続や閉域網接続など、自治体のネットワーク要件に対応したサービスを選定し、取り扱う情報の範囲やアクセス制御を含めて安全性を検証することが重要です。

💡自治体での活用を加速させる生成 AI × RPAの連携

これまでのRPAは「決められた通りに動く」ことしかできませんでしたが、生成AIと組み合わせることで、その可能性は広がります。

非定型業務をAIが解釈しRPAが実行する新モデル

例えば、「自由記述の住民アンケート」や「メールでの問い合わせ」のような非定型データは、従来のRPAでは扱えませんでした。

今後は、生成AIが内容の分類や要約を行い、その結果をもとにRPAなどが定型的な入力処理を担う「エンドツーエンドの自動化」が、自治体業務でも活用される可能性があります。

住民アンケートの感情分析と政策提言への活用

住民アンケートの自由記述をAIで分類・要約し、「どのような意見や要望が多いか」を把握することができます。

分析結果をRPAで集計・グラフ化すれば、報告資料の作成を効率化できます。

ただし、政策立案に活用する際は、回答者の属性や回答の偏りなども確認し、職員が内容を検証することが重要です。

自治体専用LLMと既存システムの安全な連携方法

自治体独自のデータ（例：特定の条例や地域ルール）を検索できる仕組みをLLMと組み合わせ、既存の基幹システムやデータベースとAPIで連携する構成が考えられます。

職員がチャットで質問すると、関連する条例や内部文書を参照した回答案を提示し、その内容を職員が確認したうえで、RPAが帳票作成などの定型処理を行うといった活用が可能です。

🌐指示待ちRPAから自走するAI職員へ｜オーケストレーションという視点

Yoomでは、AIやRPAを単なる効率化の道具としてではなく、自律的に業務を遂行する「仮想職員」として位置づけています。

ツールではなく「仮想職員（AIワーカー）」という新たな位置づけ

従来のRPAは、人間が指示した手順通りに動く「指示待ち」の存在でした。

しかし、Yoomの「AIワーカー」は、あらかじめ設定した指示や条件に基づいて情報を整理し、対応するアプリや処理を組み合わせて、業務の実行を支援します。

職員の隣で働く頼もしいパートナーとしてAIを捉え直すことで、業務設計の視点が大きく変わります。

行政の「情報の孤島」を解消するセキュアなシステム間連携

自治体には、総務、税務、福祉など、部署ごとに独立した「情報の孤島（サイロ）」が存在します。

これらを安全に繋ぎ、データを循環させることがオーケストレーションの役割です。

Yoomのような連携プラットフォームを使うことで、利用するアプリや接続方法に応じて、複数の業務システムを連携させることができます。

👉あわせて読みたい：AIオーケストレーションとは？基礎知識から導入メリットまでを徹底解説

点の自動化を線のワークフローへ繋ぐ重要性

個別の作業を自動化する「点」の効率化から、業務の入り口から出口までを一貫して自動化する「線」のワークフローへ。

業務のオーケストレーション（調整・統合）こそが、自治体DXを真に成功させ、住民サービスの質を根本から向上させるための最重要ポイントです。

💡Yoomは自治体業務の定型作業を自動化できます

自治体では、申請受付やデータ入力、議事録作成といった定型業務が職員の時間を圧迫しています。

指示された手順しかこなせない従来のRPAでは、非定型かつ部署をまたぐ業務の壁を越えられません。

しかし、Yoomの「AIワーカー」なら、状況を自ら判断し、部署間のシステムをセキュアに連携させながら点の作業を線のワークフローへとつなぎます。

毎日のデスクワーク、
Yoomに任せませんか？

申請書の不備確認や台帳登録案の作成にかかる負担が軽減された職員は、政策立案や住民に寄り添う相談業務に注力しやすくなるでしょう。

自治体申請受付サポーター

自治体で受け付けた申請書PDFから情報を抽出し、不備の確認やkintoneへの登録案作成を行うAIワーカーです。書類内容のチェックから台帳登録の準備までを自動化することで、事務作業の効率化と転記ミスや確認漏れを抑制を同時に実現します。膨大な申請書類の審査や手入力作業の負担を軽減したい自治体職員の方におすすめです。

試してみる

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■概要
自治体や行政の窓口では、提出される申請書の内容確認やデータベースへの登録作業が日々発生し、それらの業務に多くの時間と労力が費やされています。手書きやPDFで提出される申請書は、内容の転記ミスや形式不備のチェック漏れが発生しやすく、職員の方々の心理的な負担も少なくありません。

このAIワーカーは、道路占用許可申請書などの申請書PDFから必要な情報を抽出し、自治体の運用ルールやチェック基準に基づいた不備確認を自ら判断して実行します。不備がある場合には丁寧な修正依頼案を作成し、問題がない場合にはkintoneへの登録案を提示することで、事務作業の正確性と効率性を両立します。

■このAIワーカーをおすすめする方

• 道路占用許可申請などの複雑な書類審査を、正確かつ効率的に進めたいと考えている自治体や公共機関の事務担当者の方
• 申請書のPDFからのデータ転記や、kintoneへの入力作業に多くの時間を費やしており、事務負担を軽減したいチームリーダーの方
• 書類不備のチェック基準を標準化し、申請者への案内を丁寧かつ円滑に行いたいと考えている部門の責任者の方

■AIワーカー設定の流れ

1. AIワーカーの「名前」や「役割」などの基本設定を行い、事務スタッフとしての立ち振る舞いを定義します。
2. AIワーカー内で使用するkintoneをYoomとマイアプリ連携し、レコード登録などのアクションを設定します。普段お使いの他のデータベースアプリに変更することも可能です。
3. AIワーカーへの指示書である「スキル」を、自治体独自の運用ルールや審査基準に合わせて作成・編集します。

■このAIワーカーのカスタムポイント

• スキル内の「# 抽出・判定基準」にある「【対象の書類名】」などを変更することで、道路占用許可申請書以外にも様々な申請業務に応用できます。さらに「【チェック基準】」という項目に、「必須項目が未記入でないか、占用開始日が終了日より前か、占用期間が指定範囲内か」のように自治体の運用ルールに合わせたチェック項目を追加することで、AIが設定した基準をより正確に理解し、不備判定の精度を高められます。
• スキル内の「# 使用するkintone」という項目を、利用しているkintoneアプリに合わせてフィールドコードやアプリIDを調整することで、既存の台帳管理システムに即した形でデータを蓄積できます。

■注意事項

• kintoneとYoomを連携してください。
• kintoneはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
• AIワーカーの基本設定は「【AIワーカー】基本的な設定方法」をご参照ください。
• AIワーカーの同時実行数・作成可能なAIワーカー数・利用可能なAIモデルはご契約中のプランによって異なります。
• AIワーカー内でご利用いただけるアプリやオペレーション等はフローボットの利用制限と同様です。
• AIワーカーは、テスト実行でも本番実行と同様にタスクを消費しますのでご注意ください。詳細は「【AIワーカー】タスク実行数の計算方法」をご参照ください。
• AIワーカーはスキルを詳細に設定することで適切な処理を実行しやすくなります。詳細は「【AIワーカー】スキル（旧マニュアル）の作成方法」をご参照ください。

詳細を見る このAIワーカーと働く

👉あわせて読みたい：申請処理を効率化！自治体向けAIエージェントの活用方法と自動化へのステップ

🏢規模別｜自治体におけるAI・RPA導入の成功事例

自治体の規模や特性に応じた、無理のない導入アプローチが成功への近道です。

大規模市｜守口市の全庁推進体制モデル

大規模自治体では、特定の部署だけでなく全庁的な推進体制が求められます。

事例：大阪府守口市

大阪府守口市では、2021年4月に庁内のICT化を統括する「デジタル戦略課」を新設し、同年8月には各部局から選出された22名で構成する全庁横断の「守口市DX推進特命チーム」を発足させました。

構成員自らが各部局の事務担当者から要件を聴取し、部局横断でBPRを含めたICT活用を検討する体制を構築しています。

中規模市｜塩尻市のスモールスタートモデル

リソースが限られる中では、インパクトの大きい業務に絞って開始するのが鉄則です。

事例：長野県塩尻市

長野県塩尻市では、保育園の入園申込受付業務にRPAを導入しました。

電子申請とRPAを連動させた業務フローへの再構築により、システムへの入力作業期間を21日から8日へと短縮（61.9%削減）しています。

入園申込みの97%が電子申請へ移行するなど、フロー入口からの電子化を実現しました。

小規模市｜国東市の共同利用モデル

小規模自治体では、複数の自治体や都道府県がサービスを共同調達・共同利用する方法も選択肢になります。

事例：大分県国東市

大分県国東市は、AIチャットボットを共同利用の形で導入し、本運用に至っています。

総務省の調査によると、小規模自治体は単独でのAI・RPA導入において「費用対効果が見込めない」「担当する人材が不足している」といった課題を抱えるケースが多く、国東市のように複数団体や都道府県と連携した共同利用の枠組みを活用することで、導入コストや人材面の負担を抑えながら自動化の恩恵を受けることが可能になります。

✅自治体でのAI・RPA活用を成功させる5つのステップ

成功している自治体に共通する導入の手順をまとめました。

［ステップ1］業務フローの徹底的な見直し（BPR）

今の作業をそのまま自動化するのではなく、不要な工程を削ぎ落としてからシステム化します。

［ステップ2］スモールスタートでの効果検証（PoC）

まずは1つの課、1つの業務で試験的に導入し、具体的な課題と効果を洗い出します。

［ステップ3］職員の心理的ハードルを下げるデモと研修

AIは「仕事を奪うもの」ではなく「助けてくれるもの」であることを丁寧に伝え、操作に慣れる機会を作ります。

［ステップ4］削減時間だけではない「住民満足度」のKPI設定

事務時間の削減だけでなく、待ち時間の短縮や給付スピードの向上を目標に掲げます。

［ステップ5］導入期間と予算の現実的な設計

PoCや本格展開にかかる期間は、対象業務の範囲や既存システムとの連携、セキュリティ審査、庁内調整の有無によって異なります。

比較的単純な業務であれば短期間で試行できる場合もありますが、全庁展開では余裕を持った計画が必要です。

📝まとめ

自治体におけるAI・RPAの活用は、もはや「あれば便利なもの」ではなく、2040年問題を乗り越え、行政サービスを維持するための重要な手段の一つとなりつつあります。

導入には人材や予算、セキュリティといった壁がありますが、ノーコードツールの活用やスモールスタート、そして「生成AI×RPA」のオーケストレーションという新しい視点を持つことで、これらの課題の軽減につなげられます。 

大切なのは、技術を導入することそのものではなく、それによって生まれた「時間」を住民のためのより良いサービスや、職員の創造的な業務に充てることです。

まずは身近な定型業務から、その一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

🔗Yoomでできること

住民票などの証明書類の手入力や、問い合わせへの返信対応は、時間がかかるうえ転記ミスや対応漏れも起きがちです。

Yoomでは、画像やPDFの情報をAI・OCRで読み取り、スプレッドシートなどの指定したアプリへ登録する業務フローを構築できます。

また、問い合わせ内容の整理や返信文案の作成など、定型的な対応を自動化することも可能です。

これらのテンプレートを起点にして、ぜひ業務の効率化を体験してみてください。

住民票をAIで自動で読み取りGoogle スプレッドシートに格納する

試してみる

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■概要

住民票などの証明書類から情報をシステムに手入力する作業は、時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特に、正確性が求められる情報を扱う際は、大きな負担になることもあります。 このワークフローを活用すれば、フォームにアップロードされた住民票の画像をAI-OCRが自動で読み取り、人の確認を挟んでからGoogle スプレッドシートに格納するまでの一連の処理を自動化し、こうした課題を円滑に削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 住民票などの本人確認書類の情報を扱う、人事・総務部門の担当者の方
• AI-OCRを活用して、紙やPDF書類からのデータ入力業務を効率化したい方
• Google スプレッドシートでの情報管理を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 住民票の画像をアップロードするだけでAIが文字を読み取り、転記作業を自動化するため、手作業にかかっていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を担保します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、住民票などのファイルをアップロードするためのフォームを作成します
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、アップロードされたファイルを読み取ります
4. 続いて、オペレーションで「担当者に情報の確認依頼」を設定し、OCRの読み取り結果が正しいかを確認する工程を挟みます
5. その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、確認済みの情報を指定のシートに格納します
6. 最後に、オペレーションでSlackの「Slackチャンネルに通知」を設定し、処理完了を指定のチャンネルへ通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、住民票のアップロード欄以外にも、氏名や提出日など任意の質問項目を追加設定できます
• Google スプレッドシートに情報を追加する際、格納先のシートやどの列にどの情報を入力するかは任意で設定が可能です
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルやメンション先、メッセージの本文を業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。

詳細を見る 試してみる

フォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する

試してみる

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■概要

フォームから届く問い合わせ、一つひとつ内容を確認して手作業で返信するのは時間がかかるのではないでしょうか。同じような内容の問い合わせも多く、定型業務でありながら丁寧な対応が求められるため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した内容をAIが解析し、問い合わせ内容に応じたメールを自動で返信するため、こうした問い合わせ対応の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に多くの時間を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• 受信した問い合わせ内容に応じて、迅速かつ適切な一次対応を自動化したいと考えている方
• AIを活用して、手作業による返信業務の効率化と品質向上を目指す業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム受信からAIによる内容解析、メール返信までを自動化し、これまで手作業で行っていた問い合わせ対応の時間を短縮します。
• 手動での返信作業がなくなるため、返信漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの受信内容を元に返信文を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文としてメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目を、自社の運用に合わせて自由に設定・変更してください。
• AI機能のオペレーションでは、問い合わせ内容に応じて最適な返信文を生成できるよう、プロンプトや言語を任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由にカスタマイズし、AIが生成したテキストを組み込むことが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• フォーム機能はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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よくあるご質問