フォームで受信した問い合わせ内容をAIで解析し、自動返信する

■概要

フォームから届く問い合わせ、一つひとつ内容を確認して手作業で返信するのは時間がかかるのではないでしょうか。同じような内容の問い合わせも多く、定型業務でありながら丁寧な対応が求められるため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受信した内容をAIが解析し、問い合わせ内容に応じたメールを自動で返信するため、こうした問い合わせ対応の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応に多くの時間を割かれているカスタマーサポート担当者の方
• 受信した問い合わせ内容に応じて、迅速かつ適切な一次対応を自動化したいと考えている方
• AIを活用して、手作業による返信業務の効率化と品質向上を目指す業務改善担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム受信からAIによる内容解析、メール返信までを自動化し、これまで手作業で行っていた問い合わせ対応の時間を短縮します。
• 手動での返信作業がなくなるため、返信漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、対応品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、フォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの受信内容を元に返信文を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文としてメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、問い合わせフォームの質問項目を、自社の運用に合わせて自由に設定・変更してください。
• AI機能のオペレーションでは、問い合わせ内容に応じて最適な返信文を生成できるよう、プロンプトや言語を任意で設定してください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、件名や本文の内容を自由にカスタマイズし、AIが生成したテキストを組み込むことが可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

　　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。