・
膨大なリード情報を管理するにあたり、取引先ごとのデータフォルダの整理整頓がしっかりと行われていればスムーズな情報把握ができ、事前準備を万全にして、より良い営業活動を行うことができるでしょう。
AirtableとBoxのアプリ連携を取り入れることで、Airtableで取引先情報が登録されるたびにBox側でフォルダが自動作成されるようになります。
日常業務の自動化により、担当者の負担を軽減でき、管理情報の正確性向上につなげられます。
特に多くの取引先を管理する企業にとって、大きなメリットとなるでしょう。
本記事では、Airtableで取引先が登録されたら、Boxに取引先毎のフォルダを作成する自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務に取り入れることで、正確性の高いデータの一元管理と管理作業の負担軽減を実現できるのでぜひご覧ください。
フォルダ作成を自動化することで、フォルダ作成後、取引先ごとのデータ格納にかかる時間と手間の削減につなげられます。
例として、従来の手動プロセスでは、作成後のフォルダ名の設定や関連ファイルの配置などに時間がかかり、他の業務に集中できないことがありました。
Airtableで取引先を登録するだけでBoxに専用フォルダが自動作成されるので、作業負担が軽減できた分、担当者はより付加価値の高い業務に注力できるようになるかもしれません。
取引先フォルダを手動で作成している場合、混雑状況や複数の業務が重なった際にフォルダ作成を忘れてしまうリスクがあります。
具体例として、営業担当者は繁忙期に複数の取引先情報を得られましたが、その他必要業務が立て込んでしまい、フォルダ作成ができず、情報の整理が遅れたことがありました。
Airtableで取引先情報を登録するだけでBoxにフォルダが生成されるようになれば、このような対応漏れを未然に防ぐことができるでしょう。
取引先のフォルダが自動作成されることで、各担当者はそのフォルダを活用して、迅速に活動を開始できるようになるでしょう。
例えば、営業チームが新しい取引先を登録すると、マーケティングチームや経理部門も自動生成されたフォルダ内で作業を進められるようになります。
フォルダ作成までの待機時間が短縮されるため、全体の業務スピードが向上するかもしれません。
では、「Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
Airtableで取引先が登録されたことをAirtableのAPIを利用して受け取り、 Boxの提供するAPIを用いてBox側でAirtableで登録された取引先データを元に新規フォルダを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
(1)まずはAirtableをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からAirtableを検索してください。
(2)Airtableのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリック後、「＋ペースを追加」から該当するワークスペースを選択して、「アクセスを許可する」をクリックします。
これでAirtableの接続ができました。
(3)次にBoxを接続しましょう。
先ほどと同様の操作でBoxのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(4)Boxのログイン画面に移行するので、アカウントに登録しているメールアドレスとパスワードを入力し、［承認］をクリックします。
(5)次の画面で表示されている内容を確認し、［Boxへのアクセスを許可］をクリックしてください。
クリック後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)Airtableのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Airtableで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下の画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)まずは、1つ目のアクション「レコードが登録されたら」をクリックします。
(3)連携したいAirtableアカウントの情報を入力し［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で設定する「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)「ベースID」、「テーブルID」、「Created Timeのフィールド名」は、注釈部分を確認して設定を行いましょう。
レコードのフィールド情報を取得する方法は、こちらの記事をご確認ください。
(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することができますが、取得したいアウトプットを増やしたい場合、『JsonPath』で取得するのがおすすめです。
JsonPathによるアウトプットの取得方法については、こちらのページをご確認ください。
JsonPathの記載方法については、こちらを確認しましょう。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)最後に、2つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「フォルダ名」や「親フォルダのコンテンツID」の項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
Airtableに新しい取引先を登録するたびに、Boxで手動でフォルダを作成する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いは、後の情報管理に影響を及ぼす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Airtableに取引先が登録されると、Boxに自動でフォルダが作成されるため、こうした課題を解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもBoxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Salesforceで取引先を登録後、Boxに取引先毎のフォルダが自動作成されることで、ドキュメント管理の手間削減につなげられます。
担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Salesforceを活用して取引先の管理を行っている企業
・取引先の情報を効率的に管理したいと考えている方
2. Boxを利用してファイル管理を行っている企業
・SalesforceとBoxの連携を強化し、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
Salesforceで取引先が登録された際に、Boxに自動で取引先毎のフォルダが作成されることで、ドキュメント管理の手間を大幅に削減できるというメリットがあります。
このフローを導入することにより、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になります。
また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上にも寄与します。
さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されます。
■注意事項
・SalesforceとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
社内共有フォルダと顧客用公開フォルダの両方を利用しているチームスタッフにおすすめのフローです。
自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも同じ内容が自動反映されるため、手作業によるファイルのコピー作業を削減できます。
■概要
自分用フォルダにファイルがアップロードされたら、共有用フォルダにもアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内共有フォルダと顧客公開フォルダの両方を利用する部署
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを顧客公開フォルダにも自動で反映させたい方
・ファイルの二重アップロードを避けて作業効率を向上させたい方
・社内共有フォルダと顧客公開フォルダのファイル同期を自動化したい方
2.社内共有フォルダを主に利用する担当者
・顧客に共有するファイルを手動で顧客公開フォルダにアップロードする手間を省きたい方
・ファイル共有のミスを減らして情報共有の正確性を高めたい方
3.顧客公開フォルダを主に利用する担当者
・社内共有フォルダにアップロードされたファイルを自動的に顧客公開フォルダで確認できるようにしたい方
・最新のファイルが顧客公開フォルダに自動で反映されるようにしたい方
■このテンプレートを使うメリット
社内での情報共有と顧客への情報公開はどちらも重要ですが、ファイルを毎回手動でコピーするのは手間がかかり、ミスや情報公開の遅れに繋がります。
このフローを活用することにより、自分用フォルダにファイルがアップロードされると、共有用フォルダにも自動的にコピーされるため、担当者はファイルのコピー作業を行う必要がなくなり業務効率を大幅に改善することができます。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報公開が可能となります。
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
BubbleでThingが作成された際に自動的にBoxにフォルダが作成するフローです。
手動でのフォルダ作成作業を省略できるので、作業時間の短縮につながります。
余った時間を他の業務に充てることができるため、生産性向上に寄与します。
■概要
BubbleでThingが作成されたらBoxにフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士の連携が行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Bubbleを利用してアプリケーション開発を行っている方
・Bubbleを使ってデータベースを構築しているが、データの保存先を一元化したい方
・新しいThingが作成された際に、関連するフォルダを自動的に作成し、効率的にデータ管理を行いたい方
2. Boxを活用してファイルの管理や共有を行っている企業
・Boxを使ってチーム内でファイルの共有を行っているが、新しいフォルダの作成が手間だと感じている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを使うと、BubbleでThingが作成された際に自動的にBoxにフォルダが作成されるため、手動でのフォルダ作成作業が不要になります。
これにより、作業時間の短縮が可能となり、業務効率が向上します。
余った時間を他の業務に充てることができるため、生産性向上に寄与します。
また、手動操作によるミスのリスクが軽減されるため、より正確なデータ管理が実現します。
さらに、自動化されたプロセスにより、チームメンバー間での情報共有が迅速かつ円滑に行われ、業務全体の進行がスムーズになるでしょう。
■注意事項
・BubbleとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
今回紹介したAirtableとBoxのアプリ連携により、取引先登録時に自動でフォルダが作成されるようになることで、担当部署の日常業務の効率化と正確性の向上が実現できます。
フォルダ作成にかかる時間を削減し、対応漏れを防止することで、業務のスピードアップが図れます。
特に多くの取引先を管理する企業にとって、この自動化は大きなメリットとなるでしょう。
本記事を参考に、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
