AsanaとHubSpotを連携して、Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する方法

ステップ1：AsanaとHubSpotをマイアプリ連携

AsanaとHubSpotをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Asana」と入力し、検索結果からAsanaを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

3.続いてHubSpotをマイアプリ登録します。
Asanaの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「HubSpot」と入力し、検索結果からHubSpotを選択します。
次の画面で、「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックします。

次の画面で、Eメールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしてください。

次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。

次の画面で、Eメールアドレスに送信されたコードを入力してください。

マイアプリにAsanaとHubSpotが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるAsanaのトリガー設定と、その後のHubSpotのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「ワークスペースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

「プロジェクトID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.API接続設定を行います。
「チケット名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

「パイプラインステージ」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、AsanaとHubSpotの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のAsanaとHubSpotを使った自動化例

その他にもYoomにはAsanaとHubSpotを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加する
指定のスケジュールになったら、Asanaでタスクを取得しGoogle スプレッドシートに追加するフローです。このフローでは、指定のスケジュールになるとAsanaで未完了のタスクをGoogle スプレッドシートに追加することができ、転記作業の効率化が期待できます。未完了のタスクをGoogle スプレッドシートに集約できるため、タスクの優先順位付けやメンバーの割り振りをスムーズに行えるでしょう。また、Google スプレッドシートの共有もスピーディーに行えるため、プロジェクト作業も円滑になるでしょう。

2.Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新する
Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新するフローです。このフローにより、Asanaでタスクが更新されるたびにkintoneに自動同期されるため、二重入力が不要になるでしょう。担当者の負担軽減や作業時間の短縮が可能になり、プロジェクトの進行に注力できるでしょう。また、手動更新時に発生しがちな入力ミスやデータの欠落を防止できるため、情報の正確性向上が期待できます。

3.Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行するフローです。このフローにより、手動で書類を作成する手間が削減されるため、業務効率向上が期待できます。さらに、一連のプロセスを自動化することで、スタッフは重要な業務に集中でき、生産性の向上が期待できます。

AsanaとHubSpotの連携メリットと具体例

メリット1：タスクと顧客対応の一貫性を維持

Asanaでタスク管理を行い、HubSpotで顧客対応をする場合、情報が分散すると対応の一貫性が損なわれます。Asanaにタスクが追加されたタイミングでHubSpotに自動的にチケットを作成することで、関連情報を一元管理できるでしょう。例えば、カスタマーサポートチームがAsanaで顧客からの問い合わせをタスクとして登録すると、HubSpotにもチケットが自動生成されます。これにより、営業チームやサポート担当者がスピーディーかつ適切に対応でき、顧客満足度の向上に繋がります。

メリット2：手作業によるチケット作成の負担を削減

AsanaのタスクをHubSpotに手動で転記している場合、同じ情報を二度入力する手間やミスが発生します。連携を自動化することで、タスク追加と同時に正確な情報がHubSpotに登録され、手作業の負担軽減が期待できます。例えば、プロジェクトマネージャーがAsanaで新しいタスクを追加すると、HubSpotで関連するチケットが自動的に作成されるため、データ入力の時間を節約し、他の重要な業務に集中できるでしょう。

メリット3：顧客対応の進捗を可視化し、管理精度を向上

顧客対応の進捗状況をチーム全体で把握することは、質の高いサービス提供に不可欠です。AsanaとHubSpotの連携により、対応状況をタイムリーに確認でき、管理精度の向上が期待できます。例えば、サポートチームがAsanaに「製品の不具合対応」のタスクを追加すると、HubSpotにも自動でチケットが作成されます。開発チームや品質保証チームはHubSpot上で進捗を確認でき、関係者全員が最新の状況を共有することで、スピーディーな問題解決が期待できます。

まとめ

今回は、AsanaとHubSpotを連携させ、Asanaにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する方法をご紹介しました。
AsanaとHubSpotの連携は、業務の効率化と顧客対応の質的向上に大きく貢献するでしょう。手作業での情報転記による負担やミスを削減し、タスクとチケットを一元管理することで、チーム全体の生産性向上に繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事で紹介した方法を活用して、業務プロセスの自動化と顧客満足度の向上を実現してみてください。