Asanaの指定プロジェクト内のタスクが更新されたら、kintoneのレコードを更新する

■概要

プロジェクト管理ツールのAsanaでタスクを更新するたびに、kintoneの関連レコードも手動で更新していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Asanaのタスク更新をトリガーとして、kintoneのレコードを自動で更新できるため、データ連携の手間を省き、情報の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaとkintoneを併用し、タスクとレコードの二重入力に手間を感じている方
• プロジェクトの進捗状況をリアルタイムでkintoneにも反映させたいと考えている方
• 手作業によるデータ更新のミスをなくし、情報の正確性を担保したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでタスクが更新されると自動でkintoneのレコードが更新されるため、これまで手作業に費やしていたデータ転記の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ更新が不要になるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことにつながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」アクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、更新対象のレコード情報を取得します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、取得したレコード情報をもとに後続の処理を分岐させます。
5. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報をもとにレコード内容を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、前段で取得したkintoneのレコード情報を利用し、「レコードが存在する場合のみ更新処理を実行する」といった後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
• kintoneのレコード更新アクションでは、各フィールドに対して、Asanaから取得したタスク名や担当者などのどの情報を割り当てるか、柔軟にカスタマイズできます。

■注意事項

• Asana、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。