Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する

■概要

HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotとGoogleドキュメントを利用し、手作業で書類を作成している営業担当者の方
  • 顧客管理から書類発行までのプロセスに多くの時間を要しており、課題を感じている方
  • 手作業による転記ミスをなくし、より正確な書類作成の仕組みを構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotでコンタクトのステータスが更新されると、自動で書類が生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
  2. トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定のライフサイクルステージやプロパティの値になったコンタクトのみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
  4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を差し込んで書類を発行します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能の設定では、トリガーで取得したHubSpotのコンタクト情報(ライフサイクルステージなど)をもとに、書類発行を実行する条件を任意でカスタマイズしてください。
  • Googleドキュメントで書類を発行する際、テンプレートとして使用する書類や、HubSpotのどの情報をどの箇所に差し込むかを任意で設定可能です。

■注意事項

  • HubSpotとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載
HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。‍
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらChatworkに通知
HubSpotに新たなコンタクトが登録されると、Chatworkの任意のチャットルームに通知します。通知するメッセージ内容は自由に設定が可能です。‍
メールが届いたらHubSpotのリードステータスを更新
Yoomのメールアドレスに届いたメールをトリガーに、HubSpotのコンタクト情報を検索し、リードステータスを更新します。‍
HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新する
HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新するフローです。手作業による手間を省くことができます。また登録内容を引用して書類を作成することで入力ミスなども防ぎます。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintoneに登録
HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、kintone内に新しいレコードを作成します。※例えば名前や電話番号、メールアドレスなどの情報をkintoneに登録することが可能です。
Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートに格納する
Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを格納するフローです。フォーム送信データが自動ですぐにGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の情報を把握できます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
HubSpot
HubSpot
を使ったテンプレート
Googleドキュメント
Googleドキュメント
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
HubSpot
YoomではHubSpotのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。HubSpotへコンタクトや取引先情報を自動的に登録したり、HubSpot上で情報が登録・更新されたことをトリガーにkintone、スプレッドシート、クラウドサインなどの様々なSaaSに情報を連携します。また、YoomのデータベースにHubSpotのコンタクト情報や取引先情報を自動的に同期し、様々な用途で活用することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
Googleドキュメント
YoomではGoogleドキュメントのAPIをノーコードで活用することが可能です。YoomとGoogleドキュメントを連携することで、Googleドキュメントで作成した書類の雛形をもとに、自動的に契約書などのPDF書類を作成し、様々なSaaSに作成した書類を連携することが可能です。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる