Google スプレッドシートとboardを連携して、Google スプレッドシートで顧客情報が登録されたらboardに自動登録する方法

顧客情報を管理しているカスタマーサポートチームや営業チームは、正確なデータ管理が求められます。
しかし、異なるツールに手動で登録していると、入力ミスのリスクが高まります。
本記事では、Google スプレッドシートとboardを連携し、顧客情報を自動登録する方法を紹介します。
これにより、顧客情報を手動で転記する必要がなくなり、データの正確性が高まるでしょう。
今回は、具体的な自動化の設定方法から、自動化によるメリットを詳しく解説します。

Google スプレッドシートとboardを連携するメリット

メリット1:担当者の負担が軽減する

Google スプレッドシートとboardを利用して、顧客情報の管理を手動で行っている場合、転記する手間がかかります。
しかし、これらのアプリを連携させて自動化することで、その手間を省くことができます。
たとえば、Google スプレッドシートに顧客情報を登録するだけで、boardにも自動で反映されます。
これにより、複数の顧客情報を登録する場合でも、担当者はGoogle スプレッドシートにデータを登録するだけで済むでしょう。
特に営業チームやカスタマーチームは、転記作業に時間を割く必要がなくなるため、営業活動や顧客対応に集中できます。

メリット2:顧客情報の正確性が向上する

顧客情報の同期を自動化することで、データの不整合を防いでくれるでしょう。
手動で顧客情報を入力すると、入力漏れやミスのリスクが高まります。
そこで、自動化を活用すれば、手動入力時のミスを減らし、正確なデータを維持することができるでしょう。
これにより、見積書や請求書を作成する際は、正確な顧客情報を基に作成できます。
今後の業務に関わる大切な情報なので、正確なデータ管理は重要であると言えます。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとboardの連携フローの作り方

今回は「Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方

・顧客情報の入力を行っている営業部門の方

・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方

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2.管理業務でboardを利用している方

・日常的にboardへの顧客登録を担当している方

・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。

また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。

・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. Google スプレッドシートとboardをマイアプリ登録
2. Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定
3. boardで顧客の登録をするアクションを設定
4. Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定
5. Google スプレッドシートとboardの自動化設定の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Google スプレッドシートとboardをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定がスムーズに行えます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしてください。

次に、boardのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録しましょう。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとboardが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方

・顧客情報の入力を行っている営業部門の方

・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方

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2.管理業務でboardを利用している方

・日常的にboardへの顧客登録を担当している方

・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。

このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。

また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。

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■注意事項

・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。

・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

詳細を見る 試してみる

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面より変更できます。
最初に、Google スプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

Google スプレッドシートに移動し、顧客情報をテスト用に設定しましょう。
例として以下のように設定しました。

Yoomに戻って、以下の画面の設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択するか説明を確認して設定
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はC
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしましょう。値が重複した場合は、正しく動かない可能性があります。今回は顧客名の列のAを指定しました。どの列を指定するかは任意です。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:boardで顧客の登録をするアクションを設定

次に、boardの設定を行うため、「顧客の登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「boardと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→顧客の登録
  

以下の画面が表示されたら、こちらで取得したAPIキーを入力しましょう。

スクロールし、「顧客名」と「顧客略称名」をGoogle スプレッドシートのアウトプットを利用して設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、先ほどGoogle スプレッドシートで設定したアウトプットが表示されます。

スクロールして、説明を確認し、「デフォルト支払条件ID」を設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定

続いて、Google スプレッドシートにレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

スクロールして、説明を確認し、「データベースの連携」の設定をしてください。

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように設定しました。

スクロールし、説明を確認して、「更新後のレコードの値」を設定してください。
boardから取得した顧客IDを更新するので、「顧客ID」にboardのアウトプットを使用します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ5:Google スプレッドシートとboardの自動化設定の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

その他のGoogle スプレッドシートとboardを使った自動化の例

1.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにシートを自動追加するフローです。
Google スプレッドシートのシートを自動追加することで、手動でシートを作成する手間が省けます。
新規の案件ごとにシートを作成できるため、案件情報の管理がしやすくなります。

boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにシートを追加する

試してみる

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■概要

boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシート（google_sheets）に連携して新規シート(タブ)を追加するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.boardで案件の管理を行なっている方

・営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

・顧客管理を行う営業担当

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2. Google スプレッドシートを業務に活用している方

・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者

・Google スプレッドシートで情報を共有管理している企業の方

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3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・入力作業の多い総務、事務の担当者

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■このテンプレートを使うメリット

・boardへの登録内容を基にGoogle スプレッドシートへシートを追加できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。

・Google スプレッドシートで案件ごと情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。

・Google スプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。

・案件ごとのシート作成や管理にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。

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■注意事項

・board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

詳細を見る 試してみる

2.boardに新しい案件が登録されたら、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
こちらは先ほどのテンプレートと似ていますが、案件情報を自動で転記することができます。
案件情報をboardとGoogle スプレッドシートを用いて、管理している方におすすめです。

boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録する

試してみる

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■概要

boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにレコードを登録するフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

1.boardとGoogle スプレッドシートを併用している営業チーム

・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方

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2.boardとGoogle スプレッドシートを併用しているマーケティングチーム

・boardで案件情報を管理し、Google スプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方

・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方

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■このテンプレートを使うメリット

・boardで案件が登録されたら、自動でGoogle スプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。

・boardで案件が登録されると、すぐににGoogle スプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。

・案件情報をboardとGoogle スプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。

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■注意事項

・board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。

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3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、kintoneのレコードも自動更新するフローです。
Google スプレッドシート上でデータを更新すると、kintone内のデータも自動的に更新されます。
更新作業の手間が省け、作業負担が軽減するでしょう。

Google スプレッドシートで行が更新されたらkintoneのレコードも更新する

試してみる

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■概要

Google スプレッドシートで管理している情報を、kintoneにも手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、関連するkintoneのレコードも自動で更新されるため、データ同期の手間を省き、情報の鮮度を常に最新に保ちます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートとkintoneを併用し、データの二重入力に手間を感じている方
• 手作業による情報更新での入力ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
• リアルタイムな情報連携を実現し、チーム全体のデータ管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google スプレッドシートの情報が更新されると自動でkintoneのレコードも更新されるため、データ転記作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ更新がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとkintoneをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、更新するレコードと内容を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象のスプレッドシートIDやシートID、テーブルの範囲などを指定してください。また、更新を検知する列や、kintoneのレコードと紐付けるための一意な値が入った列を指定できます。
• kintoneのオペレーション設定では、更新対象のアプリIDを指定します。さらに、どのレコードを更新するかの条件と、更新後の各フィールドの値をトリガーで取得した情報などを基に設定してください。

■注意事項‍

• Google スプレッドシート、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

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まとめ

Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
また、手作業のデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーを軽減できます。
これにより、データの正確性を維持することができるでしょう。

Yoomでアプリ連携を行うためには、特別なスキルは一切必要ありません。
誰でも簡単に操作ができるので、ぜひ体験してみてください。
Yoomの無料登録はこちらからできます。