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顧客情報を管理しているカスタマーサポートチームや営業チームは、正確なデータ管理が求められます。
しかし、異なるツールに手動で登録していると、入力ミスのリスクが高まります。
本記事では、Google スプレッドシートとboardを連携し、顧客情報を自動登録する方法を紹介します。
これにより、顧客情報を手動で転記する必要がなくなり、データの正確性が高まるでしょう。
今回は、具体的な自動化の設定方法から、自動化によるメリットを詳しく解説します。
Google スプレッドシートとboardを利用して、顧客情報の管理を手動で行っている場合、転記する手間がかかります。
しかし、これらのアプリを連携させて自動化することで、その手間を省くことができます。
たとえば、Google スプレッドシートに顧客情報を登録するだけで、boardにも自動で反映されます。
これにより、複数の顧客情報を登録する場合でも、担当者はGoogle スプレッドシートにデータを登録するだけで済むでしょう。
特に営業チームやカスタマーチームは、転記作業に時間を割く必要がなくなるため、営業活動や顧客対応に集中できます。
顧客情報の同期を自動化することで、データの不整合を防いでくれるでしょう。
手動で顧客情報を入力すると、入力漏れやミスのリスクが高まります。
そこで、自動化を活用すれば、手動入力時のミスを減らし、正確なデータを維持することができるでしょう。
これにより、見積書や請求書を作成する際は、正確な顧客情報を基に作成できます。
今後の業務に関わる大切な情報なので、正確なデータ管理は重要であると言えます。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシートとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定がスムーズに行えます。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを探すか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしてください。
次に、boardのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録しましょう。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとboardが表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートで顧客管理をしている方
・顧客情報の入力を行っている営業部門の方
・Google スプレッドシートとboardを連携して効率化を図りたい方
2.管理業務でboardを利用している方
・日常的にboardへの顧客登録を担当している方
・boardへの顧客登録の作業を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報管理に適したツールです。
しかし、Google スプレッドシートに追加した顧客情報をboardに手動で登録している場合、時間がかかり手間です。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで顧客情報が追加されると自動でboardに追加することができます。
boardでの顧客情報をスピーディーに管理できるようになるため、業務スピードが向上し、効率化を図ることができます。
また、部門間で利用ツールが異なる場合でも情報連携を円滑にすることができるため、業務進行をスムーズにすることが可能です。
■注意事項
・Google スプレッドシート、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面より変更できます。
最初に、Google スプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
Google スプレッドシートに移動し、顧客情報をテスト用に設定しましょう。
例として以下のように設定しました。
Yoomに戻って、以下の画面の設定をしてください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、boardの設定を行うため、「顧客の登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、こちらで取得したAPIキーを入力しましょう。
スクロールし、「顧客名」と「顧客略称名」をGoogle スプレッドシートのアウトプットを利用して設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、先ほどGoogle スプレッドシートで設定したアウトプットが表示されます。
スクロールして、説明を確認し、「デフォルト支払条件ID」を設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Google スプレッドシートにレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
スクロールして、説明を確認し、「データベースの連携」の設定をしてください。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。
以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように設定しました。
スクロールし、説明を確認して、「更新後のレコードの値」を設定してください。
boardから取得した顧客IDを更新するので、「顧客ID」にboardのアウトプットを使用します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
1.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにシートを自動追加するフローです。
Google スプレッドシートのシートを自動追加することで、手動でシートを作成する手間が省けます。
新規の案件ごとにシートを作成できるため、案件情報の管理がしやすくなります。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシート（google_sheets）に連携して新規シート(タブ)を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardで案件の管理を行なっている方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
・顧客管理を行う営業担当
2. Googleスプレッドシートを業務に活用している方
・デジタルツールを活用してデータ管理を行なっている総務担当者
・Googleスプレッドシートで情報を共有管理している企業の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・boardへの登録内容を基にGoogleスプレッドシートへシートを追加できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。
・Googleスプレッドシートで案件ごと情報を管理することで、情報の透明性が向上してチーム全体の連携が強化されます。
・Googleスプレッドシートを使用することで複数人で同時に閲覧・編集できるため、リアルタイムな情報共有が可能となります。
・案件ごとのシート作成や管理にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。
■注意事項
・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
2.boardに新しい案件が登録されたら、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
こちらは先ほどのテンプレートと似ていますが、案件情報を自動で転記することができます。
案件情報をboardとGoogle スプレッドシートを用いて、管理している方におすすめです。
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとGoogleスプレッドシートを併用している営業チーム
・手作業でのデータ入力の手間を省き、リード管理を効率化したい方
2.boardとGoogleスプレッドシートを併用しているマーケティングチーム
・boardで案件情報を管理し、Googleスプレッドシートで案件ごとのマーケティング施策の効果測定や分析を行いたい方
・案件情報とマーケティングデータを一元管理し、データに基づいた施策改善をしたい方
■このテンプレートを使うメリット
・boardで案件が登録されたら、自動でGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるため、手作業による入力の手間が省くことができ、業務効率が大幅に向上します。
・boardで案件が登録されると、すぐににGoogleスプレッドシートにレコードが登録されるので常に最新の情報を保つことができます。
・案件情報をboardとGoogleスプレッドシートで一元管理できるため、情報を探す手間が省けることにより、業務効率の改善につながります。
■注意事項
・board、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、kintoneのレコードも自動更新するフローです。
Google スプレッドシート上でデータを更新すると、kintone内のデータも自動的に更新されます。
更新作業の手間が省け、作業負担が軽減するでしょう。
■概要
Google スプレッドシートで管理している情報を、kintoneにも手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、情報の更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されると、関連するkintoneのレコードも自動で更新されるため、データ同期の手間を省き、情報の鮮度を常に最新に保ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
また、手作業のデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーを軽減できます。
これにより、データの正確性を維持することができるでしょう。
Yoomでアプリ連携を行うためには、特別なスキルは一切必要ありません。
誰でも簡単に操作ができるので、ぜひ体験してみてください。
Yoomの無料登録はこちらからできます。
