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顧客情報を管理しているカスタマーサポートチームや営業チームは、正確なデータ管理が求められます。
しかし、異なるツールに手動で登録していると、入力ミスのリスクが高まります。
本記事では、Google スプレッドシートとboardを連携し、顧客情報を自動登録する方法を紹介します。
これにより、顧客情報を手動で転記する必要がなくなり、データの正確性が高まるでしょう。
今回は、具体的な自動化の設定方法から、自動化によるメリットを詳しく解説します。
Google スプレッドシートとboardを利用して、顧客情報の管理を手動で行っている場合、転記する手間がかかります。
しかし、これらのアプリを連携させて自動化することで、その手間を省くことができます。
たとえば、Google スプレッドシートに顧客情報を登録するだけで、boardにも自動で反映されます。
これにより、複数の顧客情報を登録する場合でも、担当者はGoogle スプレッドシートにデータを登録するだけで済むでしょう。
特に営業チームやカスタマーチームは、転記作業に時間を割く必要がなくなるため、営業活動や顧客対応に集中できます。
顧客情報の同期を自動化することで、データの不整合を防いでくれるでしょう。
手動で顧客情報を入力すると、入力漏れやミスのリスクが高まります。
そこで、自動化を活用すれば、手動入力時のミスを減らし、正確なデータを維持することができるでしょう。
これにより、見積書や請求書を作成する際は、正確な顧客情報を基に作成できます。
今後の業務に関わる大切な情報なので、正確なデータ管理は重要であると言えます。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートに行が追加されたら、boardに顧客を登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
Google スプレッドシートとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定がスムーズに行えます。
Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを探すか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしてください。
次に、boardのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録しましょう。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとboardが表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面より変更できます。
最初に、Google スプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。
Google スプレッドシートに移動し、顧客情報をテスト用に設定しましょう。
例として以下のように設定しました。
Yoomに戻って、以下の画面の設定をしてください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、boardの設定を行うため、「顧客の登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、こちらで取得したAPIキーを入力しましょう。
スクロールし、「顧客名」と「顧客略称名」をGoogle スプレッドシートのアウトプットを利用して設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、先ほどGoogle スプレッドシートで設定したアウトプットが表示されます。
スクロールして、説明を確認し、「デフォルト支払条件ID」を設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Google スプレッドシートにレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
スクロールして、説明を確認し、「データベースの連携」の設定をしてください。
以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。
以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように設定しました。
スクロールし、説明を確認して、「更新後のレコードの値」を設定してください。
boardから取得した顧客IDを更新するので、「顧客ID」にboardのアウトプットを使用します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。
1.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにシートを自動追加するフローです。
Google スプレッドシートのシートを自動追加することで、手動でシートを作成する手間が省けます。
新規の案件ごとにシートを作成できるため、案件情報の管理がしやすくなります。
2.boardに新しい案件が登録されたら、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
こちらは先ほどのテンプレートと似ていますが、案件情報を自動で転記することができます。
案件情報をboardとGoogle スプレッドシートを用いて、管理している方におすすめです。
3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、kintoneのレコードも自動更新するフローです。
Google スプレッドシート上でデータを更新すると、kintone内のデータも自動的に更新されます。
更新作業の手間が省け、作業負担が軽減するでしょう。
Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
また、手作業のデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーを軽減できます。
これにより、データの正確性を維持することができるでしょう。
Yoomでアプリ連携を行うためには、特別なスキルは一切必要ありません。
誰でも簡単に操作ができるので、ぜひ体験してみてください。
Yoomの無料登録はこちらからできます。
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