Google スプレッドシートとboardで顧客情報の登録を自動化しよう！

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

1. Google スプレッドシートとboardをマイアプリ登録
2. Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定
3. boardで顧客の登録をするアクションを設定
4. Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定
5. Google スプレッドシートとboardの自動化設定の動作確認

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すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Google スプレッドシートとboardをマイアプリ登録

Google スプレッドシートとboardをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定がスムーズに行えます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からGoogle スプレッドシートを探すか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、Google スプレッドシートにログインしてください。

次に、boardのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録しましょう。

マイアプリにGoogle スプレッドシートとboardが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、以下の画面より変更できます。
最初に、Google スプレッドシートの設定から行うため、「行が追加されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→行が追加されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

Google スプレッドシートに移動し、顧客情報をテスト用に設定しましょう。
例として以下のように設定しました。

Yoomに戻って、以下の画面の設定をしてください。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、ご注意ください。
• 「スプレッドシートID」、「シートID」→候補から選択するか説明を確認して設定
• 「テーブルの範囲(始まり)」→今回の場合はA
• 「テーブルの範囲(終わり)」→今回の場合はC
  ※項目が終わっている列のアルファベットを指定
• 「一意の値が入った列」→列内で値が重複しない列を指定
  ※必ず一意の値がある列にしましょう。値が重複した場合は、正しく動かない可能性があります。今回は顧客名の列のAを指定しました。どの列を指定するかは任意です。

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

‍ステップ3:boardで顧客の登録をするアクションを設定

次に、boardの設定を行うため、「顧客の登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「boardと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→顧客の登録
  

以下の画面が表示されたら、こちらで取得したAPIキーを入力しましょう。

スクロールし、「顧客名」と「顧客略称名」をGoogle スプレッドシートのアウトプットを利用して設定しましょう。
赤枠内の矢印をクリックすると、先ほどGoogle スプレッドシートで設定したアウトプットが表示されます。

スクロールして、説明を確認し、「デフォルト支払条件ID」を設定してください。
他にも必要な項目があれば、設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:Google スプレッドシートでレコードを更新するアクションを設定

続いて、Google スプレッドシートにレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→必要に応じて変更可能
• 「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する
  

スクロールして、説明を確認し、「データベースの連携」の設定をしてください。

以下の画面が表示されたら、設定方法を確認します。

以下の画面が表示されるので、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらではトリガー時点で入っている一意の値を使って対象レコードを検索します。
例として以下のように設定しました。

スクロールし、説明を確認して、「更新後のレコードの値」を設定してください。
boardから取得した顧客IDを更新するので、「顧客ID」にboardのアウトプットを使用します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ5:Google スプレッドシートとboardの自動化設定の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認しましょう。

その他のGoogle スプレッドシートとboardを使った自動化の例

1.boardに新しい案件が登録されたら、Google スプレッドシートにシートを自動追加するフローです。
‍Google スプレッドシートのシートを自動追加することで、手動でシートを作成する手間が省けます。
新規の案件ごとにシートを作成できるため、案件情報の管理がしやすくなります。

2.boardに新しい案件が登録されたら、自動的にGoogle スプレッドシートにレコードを登録するフローです。
‍こちらは先ほどのテンプレートと似ていますが、案件情報を自動で転記することができます。
案件情報をboardとGoogle スプレッドシートを用いて、管理している方におすすめです。

3.Googleスプレッドシートで行が更新されたら、kintoneのレコードも自動更新するフローです。
Google スプレッドシート上でデータを更新すると、kintone内のデータも自動的に更新されます。
更新作業の手間が省け、作業負担が軽減するでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとboardを連携することで、顧客情報の登録が自動化され、業務効率が向上するでしょう。
また、手作業のデータ入力が不要になり、ヒューマンエラーを軽減できます。
これにより、データの正確性を維持することができるでしょう。

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