「boardで管理している案件が増えてきて、失注した古い情報が溜まってきたな…」
「一つずつ手作業で削除するのは手間だし、間違えて重要な案件を消してしまわないか心配…」
このように、クラウド型業務・経営管理システム「board」の案件管理、特に不要になった案件の削除に煩わしさを感じていませんか？
もし、指定した日時に失注案件を自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。
整理された状態で案件管理に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの案件を自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
指定日時にboardの失注案件を自動で一括削除する
試してみる
■概要
boardで管理している案件が増え、失注案件の整理に手間を感じていませんか？ 失注した案件を手作業で一つずつ削除するのは時間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでboard上の失注案件を自動で一括削除することが可能になり、日々の案件管理を効率化し、常に整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで多数の案件を管理しており、失注案件の整理に時間を取られている営業担当者の方
- 定期的なboardの案件削除作業を自動化し、手作業での対応をなくしたいと考えている方
- 案件管理の運用ルールを徹底し、常に最新の情報を保ちたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に失注案件を自動で削除するため、これまで手作業でのboardの案件削除に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業による確認漏れや、誤って有効な案件を削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な案件管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、boardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したいタイミング（例：毎週末、月末など）を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、失注した案件など、削除対象としたい案件の情報をリストで取得します
- 取得した案件リストをもとに、「繰り返し処理」アクションを設定し、リスト内の案件を一つずつ処理するようにします
- 最後に、「繰り返し処理」の中でboardの「案件の削除」アクションを設定し、対象の案件を削除します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardと連携する際に、操作を実行させたいアカウントに応じた任意のAPIキーを設定してください
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（毎週月曜日の朝9時、毎月1日など）を任意で設定可能です
- boardから案件情報を取得する際に、削除対象としたい案件の条件（例：ステータスが「失注」かつ進捗状況が「未着手」の案件など）を任意で指定してください
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardの失注案件を一括削除するフローを作ってみよう
それではここから、指定した日時にboardの失注案件を自動で一括削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- boardのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールトリガー設定と各アクション設定
- フローの起動を確認
指定日時にboardの失注案件を自動で一括削除する
試してみる
■概要
boardで管理している案件が増え、失注案件の整理に手間を感じていませんか？ 失注した案件を手作業で一つずつ削除するのは時間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでboard上の失注案件を自動で一括削除することが可能になり、日々の案件管理を効率化し、常に整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで多数の案件を管理しており、失注案件の整理に時間を取られている営業担当者の方
- 定期的なboardの案件削除作業を自動化し、手作業での対応をなくしたいと考えている方
- 案件管理の運用ルールを徹底し、常に最新の情報を保ちたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に失注案件を自動で削除するため、これまで手作業でのboardの案件削除に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業による確認漏れや、誤って有効な案件を削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な案件管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、boardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したいタイミング（例：毎週末、月末など）を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、失注した案件など、削除対象としたい案件の情報をリストで取得します
- 取得した案件リストをもとに、「繰り返し処理」アクションを設定し、リスト内の案件を一つずつ処理するようにします
- 最後に、「繰り返し処理」の中でboardの「案件の削除」アクションを設定し、対象の案件を削除します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardと連携する際に、操作を実行させたいアカウントに応じた任意のAPIキーを設定してください
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（毎週月曜日の朝9時、毎月1日など）を任意で設定可能です
- boardから案件情報を取得する際に、削除対象としたい案件の条件（例：ステータスが「失注」かつ進捗状況が「未着手」の案件など）を任意で指定してください
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：boardのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとboardを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
指定日時にboardの失注案件を自動で一括削除する
試してみる
■概要
boardで管理している案件が増え、失注案件の整理に手間を感じていませんか？ 失注した案件を手作業で一つずつ削除するのは時間がかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。 このワークフローを活用すれば、定期的なスケジュールでboard上の失注案件を自動で一括削除することが可能になり、日々の案件管理を効率化し、常に整理された状態を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで多数の案件を管理しており、失注案件の整理に時間を取られている営業担当者の方
- 定期的なboardの案件削除作業を自動化し、手作業での対応をなくしたいと考えている方
- 案件管理の運用ルールを徹底し、常に最新の情報を保ちたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的に失注案件を自動で削除するため、これまで手作業でのboardの案件削除に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手作業による確認漏れや、誤って有効な案件を削除してしまうといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な案件管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、boardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローボットを実行したいタイミング（例：毎週末、月末など）を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、失注した案件など、削除対象としたい案件の情報をリストで取得します
- 取得した案件リストをもとに、「繰り返し処理」アクションを設定し、リスト内の案件を一つずつ処理するようにします
- 最後に、「繰り返し処理」の中でboardの「案件の削除」アクションを設定し、対象の案件を削除します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardと連携する際に、操作を実行させたいアカウントに応じた任意のAPIキーを設定してください
- スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい頻度（毎週月曜日の朝9時、毎月1日など）を任意で設定可能です
- boardから案件情報を取得する際に、削除対象としたい案件の条件（例：ステータスが「失注」かつ進捗状況が「未着手」の案件など）を任意で指定してください
■注意事項
- boardとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【毎月1日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
日付指定以外にも、曜日指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼曜日指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法は「スケジュールトリガーの設定方法」も併せてご確認ください。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう。
ステップ4：boardのリストを取得する設定
「案件リストの取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
今回は、以下の案件を削除します。
もし、失注案件が無い場合はテスト用の案件をboardで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト案件」など）でOKです。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「受注ステータス」は、今回失注案件を取得したので【9: 失注】を入力しました。
「進捗状況」は、注釈を確認し任意で設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、該当の案件一覧が取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ5：繰り返し対象の設定
取得した案件の数だけループで処理を行うように設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」を、クリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」のプルダウンから「案件リストの取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いる項目(案件IDの一覧)を設定しましょう。
設定できたら「完了」をクリックしてください。
ステップ6：失注案件を自動削除する設定
「案件の削除」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう
「APIキー」は、ステップ４と同様に取得し入力してください。
「案件ID」は、取得した値から【ループ変数】を引用しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に案件が削除されるので、boardを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、指定した日時にboardの失注案件を自動で一括削除するフローの連携手順になります！
boardを使ったその他の自動化例
boardを起点に、受注後の見積・発注・納品・請求・検収までの業務フローを自動化できます。
Googleフォームやkintone、Notionなど外部ツールからの情報をもとに、boardへの案件登録や発注登録を自動で行うことで、手入力や転記作業を削減し、業務のスピードと正確性を向上させます。
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Salesforceでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを業務に活用している方
・案件の進捗状況を可視化したい方
2.Salesforceを活用している方
・企業情報や案件管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
boardは案件に関連するあらゆる情報の一元管理を行うことで、情報管理を円滑にするツールです。
しかしSalesforceとboardで情報を共有している場合に情報の更新を手作業するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用すると、Salesforceでステータスの更新が行われたら自動でboardにも反映します。
ヒューマンエラーの回避して異なるアプリ間で共有する情報の正確性を保ち、業務効率化を行うことができます。
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件情報を、請求管理ツールのboardへ手作業で転記する際に手間を感じていませんか。特に毎月発生する定期請求案件の登録は、漏れが発生すると大きな問題に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに案件情報が登録されると、自動でboardへ案件情報（定期請求）が登録されるため、二重入力の手間や登録漏れのリスクを解消し、案件管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardで案件情報を二重管理しており、転記作業に手間を感じている方
- 定期請求案件の登録漏れや入力ミスを防ぎ、請求業務の正確性を高めたい方
- Notionを起点とした案件管理フローの自動化を実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの一度の入力でboardへの案件登録が自動で完了するため、データ転記にかかっていた作業時間を削減できます。
- 手作業による転記がなくなることで、入力ミスや定期請求案件の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで処理を分岐させます。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、作成されたページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の登録（定期請求）」を設定し、Notionから取得した情報をもとに案件を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、案件情報を管理している任意のデータベースを選択してください。
- boardに案件を登録する際、Notionから取得した案件名や金額などを変数として設定したり、固定の値を入力したりと、登録内容を柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで顧客情報が削除されたら、boardの顧客情報をアーカイブする
試してみる
■概要
Squareとboardで顧客情報を管理しているものの、解約などでSquareの情報を削除した際に、board側の情報更新を手作業で行っていませんか。手作業による更新は対応漏れやタイムラグの原因となり、正確な顧客管理を妨げる可能性があります。このワークフローを活用すれば、Squareで顧客情報が削除された際に、boardの顧客情報を自動でアーカイブできるため、手作業の手間なく常にデータを最新の状態に保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareとboardの両方で顧客情報を管理しており、手作業での更新に手間を感じている方
- 顧客情報の更新漏れや二重管理といったヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- Squareとboardを連携させ、顧客管理業務の自動化や効率化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの顧客削除をトリガーに、boardの顧客情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による更新漏れや、誤った情報を更新してしまうといったリスクを軽減し、データの整合性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとboardをYoomと連携します
- トリガーでSquareを選択し、「顧客情報が削除されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでboardの「顧客リストの取得」を設定し、Squareで削除された顧客情報を元に、board上の該当顧客を検索します
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の更新」を設定し、取得した顧客情報をアーカイブ済みのステータスなどに更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardの顧客情報を更新する際、詳細項目に「Squareにて削除済み」などの固定テキストを自動で入力するように設定できます
- 更新する項目に、トリガーや前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込み、より詳細な履歴を残すことも可能です
■注意事項
- Square、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知する
試してみる
■概要
クラウド型業務・経営管理システム「board」での案件管理において、受注が確定した後の見積書の取得や関係者への共有を手作業で行っていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、boardで案件の受注が確定されると、、対象の見積書を自動的に取得し、Slackで関係者に通知するフローを構築できます。これにより、見積書共有に関する一連の業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを活用しており、受注後の見積書共有を自動化したいと考えている営業担当者の方
- 手作業による見積書の共有で、通知漏れやファイル添付ミスなどの課題を感じている方
- boardとSlackを連携させ、案件のステータスに応じたスムーズな情報共有を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注に更新されると自動で見積書がSlackに通知されるため、手作業での共有にかかっていた時間を削減できます
- 手動でのファイル検索や通知作業が不要になるため、見積書の添付ミスや関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定します
- オペレーションとして「分岐機能」を設定し、案件のステータスが「受注」の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」と「見積書の取得」を設定し、該当案件の見積書データを取得します
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、取得した見積書を任意のチャンネルに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardをYoomに連携する際、ユーザーの環境に応じた任意のAPIキーを設定してください
- Slackのオペレーション設定では、通知先として任意のチャンネルIDを設定することが可能です
■注意事項
- board、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
kintoneでレコードが登録されたら、boardで発注を自動登録する
試してみる
■概要
請求・発注管理サービスのboardへの定期的な発注登録を、都度手作業で行うことに手間を感じていませんか？ 特にkintoneで案件管理をしている場合、二重入力の手間や入力ミスが発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されたタイミングをトリガーに、boardへの発注登録を自動で実行できます。これにより、boardでの定期発注業務を効率化し、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとboardを併用し、発注業務を手作業で進めている方
- boardでの定期的な発注業務を自動化し、作業工数を削減したいと考えている方
- 手作業による発注情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点に、boardへの発注が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「 レコードを取得する 」アクションを設定して情報を取得します
- 最後に、オペレーションでboardの「発注を登録」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardで発注を登録するアクションを設定する際に、任意のAPIキーを選択可能です。
- 発注先IDや担当者IDは、Yoomの画面上で任意のものに設定してください。
■注意事項
Gmailで検収完了メールを受信したら、boardの検収書を自動更新する
試してみる
■概要
検収完了のメールを確認してから、手作業でboardの検収書ステータスを更新する作業は、手間がかかる上に更新漏れのリスクも伴います。特に、月末月初の多忙な時期には、こうした定型業務が大きな負担となることも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定の検収完了メールを受信したことをきっかけに、boardの検収書を自動で更新処理できるため、手作業による手間やミスを削減し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで検収書を管理しており、検収後の更新処理を自動化したいと考えている経理担当者の方
- 検収完了メールの確認からboardへの反映までの手作業に、非効率を感じている担当者の方
- 検収書関連の業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に検収書の更新が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや、関連部署への連絡忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGmailをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでboardの「発注の一覧を取得」アクションを設定し、抽出したテキストから特定の発注を取得します
- 次に、オペレーションでboardの「検収書を更新」アクションを設定し、取得した情報を基に更新します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ更新完了の旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでのテキスト抽出オペレーションでは、発注情報を特定する番号などのほか、検収書の更新や通知メールに利用したい任意の値を抽出できます。
■注意事項
- Gmail、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
指定日時にboardで請求リストを取得し、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
boardを活用した販売管理業務において、定期的なデータ集計やレポート作成のために、手作業で情報を転記していることはないでしょうか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く原因にもなりかねません。このワークフローは、指定した日時にboardから請求リストを自動で取得し、Google スプレッドシートにデータを追加します。APIを利用したデータ連携で、手作業による販売管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで販売管理を行っており、定期的なデータ集計作業を自動化したい方
- APIの知識はないが、boardとGoogle スプレッドシートを連携させて業務を効率化したい方
- 手作業によるデータ転記の手間やミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業での集計にかけていた時間を短縮し、コア業務へ集中できます。
- APIを介してシステム間で直接データを連携させるため、手作業による転記ミスや計上漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでboardの「請求リストの取得」アクションを設定し、受注ステータスなどを指定します
- 次に、取得した請求リストのデータ件数分、処理を繰り返すよう設定します
- 繰り返し処理の中で、boardの「案件詳細を取得」「請求書の取得」アクションを設定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「行を追加」アクションで、取得した情報を指定のシートに追加するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい日時（毎月1日、毎週月曜日など）を任意で設定可能です。
- boardの請求リスト取得アクションでは、請求日や受注ステータスなどの取得条件を任意で設定できます。
- Google スプレッドシートへの登録内容は、連携先のシートや列を任意で指定したり、boardから取得した情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。
■注意事項
- board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで特定の新しい顧客が作成されたら、XeroでContactsを作成する
試してみる
■概要
boardで新しい顧客が作成された際、会計ソフトのXeroへ手作業で情報を入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、boardとXeroの両方を利用している場合、二重入力はヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、boardでの顧客作成をトリガーに、XeroのContactsへ情報を自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとXeroを利用しており、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
- boardでの顧客作成からXeroへの登録までを自動化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業によるデータ転記ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで顧客が作成されると自動でXeroにContactsが作成され、手作業でのデータ登録に費やしていた時間を短縮できます。
- boardとXero間の手作業による転記がなくなるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとXeroをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい顧客が作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでXeroを選択し、「Create or Update Contacts」アクションを設定し、boardから取得した顧客情報を連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、任意のAPIキーを設定していただく必要があります。
- 分岐機能では、顧客が「作成」された場合のみ処理を実行するよう設定したり、boardから取得した情報をもとにさらに細かな条件を追加したりすることが可能です。
- XeroのContactsを作成する際、boardから取得した顧客名や住所などの情報を、Xeroのどのフィールドにマッピングするかを自由に設定できます。
■注意事項
- board、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
- boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
■概要
boardで案件が受注確定するたびに、手動で納品書を確認し、関係者へ通知する作業に手間を感じていませんか？こうした手作業は、確認漏れや共有遅延の原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boardで案件が特定ステータスに更新されると、関連する納品書の情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知できます。boardの納品書共有を自動化し、業務の迅速性と正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardの案件の納品書管理を担当している営業事務や経理担当の方
- boardで作成した納品書の情報共有を自動化し、チームの連携を円滑にしたい方
- 受注後の請求関連業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardで案件が受注確定すると納品書の情報が自動で取得・通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や共有の時間を短縮することができます。
- 手作業による納品書情報の取得漏れや、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録または更新されたら」を設定し、案件のステータス変更を検知します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、案件のステータスが「受注」になった場合のみ、後続の処理が実行されるように条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでboardの「案件詳細を取得」アクションを設定し、トリガーで検知した案件の詳細情報を取得します。
- 次に、boardの「納品書の取得」アクションを設定し、対象案件の納品書情報を取得します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した納品書と案件の情報を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用のアカウントに応じたAPIキーを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- board、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する
試してみる
■概要
発注業務において、Googleフォームで受け付けた依頼を基にboardで発注書を作成する際、手作業で発注先情報を探し、書類を作成・送付するプロセスは手間がかかるのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、boardから発注先を自動で取得し、発注書の作成からメール送信までを一貫して自動化できます。これにより、手作業による手間やミスを削減し、よりスムーズな発注業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardを利用した発注業務で、発注先の取得や書類作成に手間を感じている方
- Googleフォームで受け付けた依頼内容を元に、boardでの発注処理を自動化したい方
- 手作業による発注書の作成やメール送信での入力ミスを減らし、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答後、boardの発注先取得からメール送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業での情報検索や転記が減るため、発注先の選択ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google フォーム、board、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle フォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでboardの「発注先の取得」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに発注先情報を取得します。
- 次に、「書類を発行する」オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、取得した情報をもとに発注書を作成します。
- 最後に、「メールを送る」アクションで、作成した発注書を添付して指定の宛先にメールを送信するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google フォームのトリガー設定では、発注に必要な情報を取得できるよう、質問項目を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するオペレーションでは、使用する発注書の雛形を任意のものに設定できます。
- 「メールを送る」オペレーションでは、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、フォームの回答内容を差し込むことも可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、board、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
まとめ
boardの案件削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた失注案件の整理・削除作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は最新のデータをもとに案件管理ができ、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：「失注」かつ「作成日から1年以上」のような条件は組めますか？
A：
はい、可能です。
案件リストを取得する際、作成日時も指定できるので「失注」かつ「作成日から1年以上」といった条件も指定できます。
Q：スケジュール実行ではなく、手動で一括削除できますか？
A：
可能です。
今回はスケジュールトリガーでフローボットを進めましたが、業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、「スケジュールトリガー」→「手動起動」に変更することもできます。
詳しい設定方法と手動起動については、以下のページをご確認ください。
Q：エラー発生時の挙動はどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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