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「boardで管理している案件が増えてきて、失注した古い情報が溜まってきたな…」
「一つずつ手作業で削除するのは手間だし、間違えて重要な案件を消してしまわないか心配…」
このように、クラウド型業務・経営管理システム「board」の案件管理、特に不要になった案件の削除に煩わしさを感じていませんか？
もし、指定した日時に失注案件を自動で一括削除できる仕組みがあれば、こうした日々の面倒な作業から解放されます。
整理された状態で案件管理に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardの案件を自動で削除する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、指定した日時にboardの失注案件を自動で一括削除するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとboardを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
boardのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からboardを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「スケジュールトリガー」をクリックしてください。
「スケジュール設定」の画面が表示されます。
ここでは、フローボットが起動する日時を指定していきましょう。
今回のテストでは【毎月1日】の【9時】に指定するので、下図のように設定しました。
日付指定以外にも、曜日指定やCron設定を使用して自由に設定することができます。
▼曜日指定
▼Cron設定
より詳しい設定方法は「スケジュールトリガーの設定方法」も併せてご確認ください。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう。
「案件リストの取得」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
今回は、以下の案件を削除します。
もし、失注案件が無い場合はテスト用の案件をboardで作成しておきましょう。
作成する内容は、架空の情報（「テスト案件」など）でOKです。
「APIキー」は、https://the-board.jp/api_settingsから取得可能です。
「受注ステータス」は、今回失注案件を取得したので【9: 失注】を入力しました。
「進捗状況」は、注釈を確認し任意で設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、該当の案件一覧が取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得した案件の数だけループで処理を行うように設定していきます。
「同じ処理を繰り返す」を、クリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」のプルダウンから「案件リストの取得」を選択。
「取得した値」には、ループ処理で用いる項目(案件IDの一覧)を設定しましょう。
設定できたら「完了」をクリックしてください。
「案件の削除」をクリックしてください。
再度、boardと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう
「APIキー」は、ステップ４と同様に取得し入力してください。
「案件ID」は、取得した値から【ループ変数】を引用しましょう。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際に案件が削除されるので、boardを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、指定した日時にboardの失注案件を自動で一括削除するフローの連携手順になります！
Googleフォームやkintone、Notionなど外部ツールからの情報をもとに、boardへの案件登録や発注登録を自動で行うことで、手入力や転記作業を削減し、業務のスピードと正確性を向上させます。
boardの案件削除を自動化することで、これまで手作業で行っていた失注案件の整理・削除作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は最新のデータをもとに案件管理ができ、より重要な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：「失注」かつ「作成日から1年以上」のような条件は組めますか？
A：
はい、可能です。
案件リストを取得する際、作成日時も指定できるので「失注」かつ「作成日から1年以上」といった条件も指定できます。
Q：スケジュール実行ではなく、手動で一括削除できますか？
A：
可能です。
今回はスケジュールトリガーでフローボットを進めましたが、業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、「スケジュールトリガー」→「手動起動」に変更することもできます。
詳しい設定方法と手動起動については、以下のページをご確認ください。
Q：エラー発生時の挙動はどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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