GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに同じ予定をいれる時は2つのアプリを行き来しながら入力する訳ですが、数が多いと大変じゃないですか？
こういった単調な入力業務こそAIの力を借りてどんどん簡略化すべきだ！ということで、GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを連携して予定管理を自動化してみたので、悩める皆さんにシェアします。
このブログをおすすめする方 予約情報を正確に管理したいクリニックやサロンの方 会議スケジュールと詳細管理を一元化したいプロジェクト担当者 予約や変更対応に迅速に対応したい受付担当者 二重入力による管理ミスを防ぎたいスケジュール管理者 Google カレンダーとGoogle スプレッドシートの情報を統合したい業務自動化を考える方 GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを連携するメリットと利用シーン 1.ダブルブッキング防止と予約管理の一元化 Googleフォームで予約情報を収集し、Googleカレンダーに自動で反映されるため、予約ミスやダブルブッキングを防ぎます。同時に、Googleスプレッドシートにも同じ情報が追加されることで、Google スプレッドシート上での予約一覧を容易に把握可能です。この仕組みを使えば、特にクリニックや美容サロンなどの複数の予約管理が必要な業種で、時間や労力を削減しながら正確な予約管理を実現が期待できます。
2.ミーティングの詳細情報管理と見通しの向上 ミーティングの希望日時をGoogleフォームで受け付け、Googleカレンダーに予定を作成、さらにGoogleスプレッドシートで詳細な会議内容を管理できます。例えば、プロジェクトミーティングでのアジェンダや議題をGoogle スプレッドシートに記録することで、関係者がGoogle スプレッドシートで会議内容を確認し、カレンダーで全体のスケジュールを見通せます。これにより、チーム内の情報共有がスムーズになり、効率的なスケジュール管理につながります。
3.迅速なフォローアップと予定変更の柔軟な対応 Google フォーム回答がカレンダーとGoogle スプレッドシートに自動反映されるため、予約変更やキャンセルに対しても迅速に対応できます。例えば、クライアントからの急な日程変更があった場合でも、Google スプレッドシートとGoogle カレンダーが最新情報に更新されているため、調整ミスが少なくなるでしょう。特に、複数の担当者が関わるビジネスの場面で、フォローアップが容易になり、柔軟かつ確実な対応が期待できます。
必要な準備 業務自動化ツールを利用する時につまづくのが、GASなどのプログラミング知識ですよね。Yoomはこれらの知識がなくても大丈夫です。自分もこういった知識はゼロですがすぐに連携できました。
事前準備としては4つのみ。
・Googleフォーム
・Googleカレンダー
・Googleスプレッドシート
・Yoom
上記の設定です。回答用のGoogle フォームとGoogle スプレッドシートを用意してYoomと連携させるだけなのですぐに終わります。
[Yoomとは]
Googleフォームの用意
自分が得たい情報の質問欄を用意しました。
Googleカレンダーの用意 連携するGoogleカレンダーを用意します。用意と言ってもGoogleアカウントを作成すればすぐに使えるものなのでGoogleカレンダーさえ用意できれば完了です。
Googleスプレッドシートの用意
連携するGoogleスプレッドシートを用意します。今回は画像のように作ってみました。
ここでも必ず、Googleカレンダーに追加する日付と、開始と終了2つの日時のセルは作成します。
Yoomの設定方法 Yoom上での設定はマイアプリ登録のみです。
実際にYoomを使用して予定管理を自動化してみた！ 
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