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Google利用ユーザーの方は、スケジュール管理や予約管理にGoogleフォームとGoogleカレンダーを利用している方も多いかと思いますが、
Googleフォーム上で収集した情報を都度都度Googleカレンダーに手動で入力しているという方も多いのではないでしょうか？
この記事では、GoogleフォームとGoogleカレンダー、さらにはGoogleスプレッドシートを連携して、予約情報をGoogleカレンダーへ自動追加する方法やGoogleスプレッドシートに予約情報を自動保存する方法を解説していきます！非エンジニアの方でも簡単に設定できる方法をご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
[Yoomとは]
Googleフォームで取得したミーティング予約情報をGoogleカレンダーに同期して、その予約情報をGoogleスプレッドシートにも自動的に追加して保存しておくためのフローで、予定作成の抜けや漏れを防止するために有用そうです。自動化をするための全体の流れは以下のようになっています。
※この記事では<span class="mark-yellow">自動化のためにYoomというツールを使用</span>していきます。
Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録ができます。
すでにYoomを利用済みの方はログインをして、この後の設定を進めていきましょう。
まずはYoomと各アプリの連携をしていきます。
Yoomにログインをして、画面左のメニュー「マイアプリ」＞「新規接続」を選択します。
アプリ一覧が表示されたら、右上の検索窓に連携したいアプリ名を入力すると簡単に該当アプリを探せます。
今回使用するアプリのマイアプリ連携の方法は同じです。
Googleフォームを例に、連携方法の流れを簡単にご紹介します。
まずは「Sign in with Google」を選択してGoogleアカウントにサインインします。
画面が遷移するので、連携したいアカウントを選択しましょう。
アクセス許可の設定に遷移したら、赤枠の「続行」を選択してください。
これでGoogleフォームの連携は完了です。
【ヘルプページ】
次に、今回使用するテンプレートをコピーしていきます。
テンプレートバナーの「試してみる」をクリックするだけなので簡単です！
うまくコピーできた場合は以下のようなポップアップが表示されるので確認してみてください。
【注意事項】
最初はアプリトリガーとなっているGoogleフォームの設定をしていきます。
画面上の「予約フォームの回答が送信されたら」をクリック。
画面が遷移すると、マイアプリ連携済みのアカウント情報が表示されているはずです。
アカウント情報を確認して問題なければ、「次へ」を押して進めていきます。
次のページでは、トリガーの起動間隔と使用するGoogleフォームのフォームIDを設定していきます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できますが、プランによって最短の起動間隔が異なるので留意が必要です。
設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たらOK！
画面下部までスクロールして「保存する」ボタンを押してください。
これでアプリトリガーの設定は完了です。
次にGoogleカレンダーの設定をしていきます。
画面中央にある「予約を作成する」を選択してください。
連携するアカウント情報を確認して、問題がなければ「次へ」を押します。
次のページではGoogleカレンダーのカレンダーIDや予定の開始日、予定の終了時間などを設定していきます。
今回はGoogleフォームで収集した情報をそのままGoogleカレンダーに登録する自動化なので、Googleフォームのアウトプットを使用していきます。
入力欄をクリックすると以下のような画面が表示されます。
先ほど設定した「予約フォームの回答が送信されたら」のアウトプットを各項目に合わせて設定していきましょう。
入力欄下部にある補足事項も確認しながら進めると簡単に設定できます。
必要な項目の設定が完了したら、テスト成功になることを確認して「保存する」をクリックしましょう。
最後にGoogleスプレッドシートの設定を進めていきます。
Googleフォームで収集した情報をデータベースで管理できるようにしていきます。
まずは、「レコードを登録する」を選択してください。
画面が遷移すると、以下のような画面になります。
連携するアカウント情報を確認したら、次はデータベースの連携をしていきます。
ここでは、使用するGoogleスプレッドシートの情報を入力してください。
Googleフォームの情報の中で、データベース管理したい項目をGoogleスプレッドシート上にも作成しておくと、この後の設定が簡単になります。
設定ができたら「次へ」を押してください。
以下のような画面に切り替わったら、各項目にGoogleフォームのアウトプットを設定していきます。
今回は例として「予定」という項目にアウトプットの「名前」を利用して『{{名前}}さんMTG』と自動で記録されるように設定してみました。
自分に合った使い方で設定してみてください！
テストボタンを押してテスト成功が出たら、「保存する」をクリックしましょう。
これですべての設定が完了しました！
以下のポップアップが表示されたら設定完了です。
最後にトリガーをONにすることで、今設定したフローボットが動きます。
フローボットの画面上部が「トリガーON」になっていることが確認できたら、これでGoogleフォームの予約情報が自動でGoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに反映されるようになります。
使用したテンプレートは以下です。
Yoomのテンプレートをコピーしてそのまま使用することもできますが、自分好みにアレンジすることも可能です！
今回紹介したテンプレートのGoogleカレンダーの予約作成を見てみると、アウトプット部分に「Google MeetのURL」を取得できているはずです。
たとえば、SlackなどのコミュニケーションツールにGoogle MeetのURLとミーティングの日時を通知するように設定しておくことで、普段使用しているコミュニケーションツール上でミーティング情報の管理をすることが可能になります。
今回のテンプレートで使用したGoogleスプレッドシートにミーティング日時とミーティングURLを自動追加するようにしておきます。さらに、以下のようなテンプレートを使用することで、指定した日付（当日・明日など）のミーティングの情報をGoogleスプレッドシート上から取得して、Slackに通知することが可能です。
カスタマイズしたテンプレートは以下です。
このようにアクションを追加したり、テンプレートを組み合わたりすることで、簡単に自分好みの自動化ができます。
本日紹介したもの以外にもGoogleフォームやGoogleカレンダーを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
いずれもテンプレートが用意されているので、すぐに活用を始めることが可能です。
Googleフォームに登録された情報をGoogleカレンダーに登録するだけではなく、そのままZoomなどのweb会議ツールでURLを発行したり、別のカレンダーツールにも同期するとするといったことも可能になります。
Googleフォームで送信された情報をもとに書類を発行
Googleフォームに入力された情報をもとにPDF書類を自動で発行します。発行された書類は社内チャットに通知したり、メールで送付したりすることができます。
Googleフォームで送信された画像をOCRで読み取り、データベースにデータを追加
Googleフォームに添付された画像をOCRで読み取り、読み取った情報をkintoneやスプレッドシートなどのデータベースへ自動で格納します。請求書や名刺など、様々ながそうデータの読み取りに対応できます。
データベースに登録された情報をもとに、Googleカレンダーに予定を追加
kintoneやSalesforceなどのデータベースに登録された情報に応じて、Googleカレンダーへ自動的に予定を登録します。各種データベース内の状況に応じて、Googleカレンダーへの予定やタスクの登録が自動化できます。
Googleカレンダーに登録された予定をもとに、データベースを更新
Googleカレンダーへ登録された予定をもとに、kintoneやSalesforceなどのデータベースを自動的に更新します。Googleカレンダー内の情報をもとにSFAやCRMへのタスク登録などが自動化できます。
メリット1: 予約の手動管理を削減し、業務効率を向上
予約情報がGoogleフォームに入力された際、自動でGoogleカレンダーに登録し、さらにGoogleスプレッドシートへ追加することで、手動での管理作業を削減できます。従来、Googleフォームの回答をもとに担当者が手作業でGoogleカレンダーへ入力して、スプレッドシートに記録する手順が発生していました。<span class="mark-yellow">このフローを自動化することで、入力ミスの防止につながり、業務の効率化を図れそうです。<span class="mark-yellow">特にミーティングを行う回数が多い方にとっては手作業の負担がより大きくなるため、自動化による業務効率もより期待できそうです。
メリット2: 予約のダブルブッキングを防止
Googleフォームからの予約情報をGoogleカレンダーに自動反映することで、同じ時間帯の重複予約を防ぐことができます。手動でカレンダーへ入力する場合、誤って同じ枠に複数の予約を入れてしまうリスクがありました。自動化により、<span class="mark-yellow">最新の予約状況を確認できるようになるため、予約受付の際に重複を未然に防ぐことが可能になります。<span class="mark-yellow">特に、会議室予約や個別相談の受付業務では、スムーズな運用につながるでしょう。
メリット3: チーム内での情報共有がスムーズに
GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに予約情報を連携することで、チーム内での情報共有が円滑になるでしょう。たとえば、予約担当者がカレンダーに予定を追加したら、<span class="mark-yellow">自動でGoogleスプレッドシートにも同じ情報が追加されるように設定しておくことで、他のメンバーはGoogleスプレッドシート上の情報を確認するだけで情報共有ができる<span class="mark-yellow">ようになります。これで、手作業で情報を転記したり、コミュニケーションツールで手動で連絡する必要がなくなるので、常に最新の情報をチーム全体で共有するのに役立つでしょう。
今回は、Googleフォームの予約情報をGoogleカレンダーに自動追加し、Googleスプレッドシートに情報を保存する方法をご紹介しました。この自動化により、自動でカレンダーに予定を追加することが可能になり、データベースにも情報を追加することができるので、手動入力の手間を省くことができるでしょう。特に、多くの予約を扱うビジネスシーンやチームでのスケジュール管理が必要な場面で有用になるでしょう。
<span class="mark-yellow">Yoomを使うことでプログラミングの知識がなくても誰でも簡単にシンプルな設定で連携ができる</span>ので、業務に合わせてカスタマイズすることでさまざまな自動化が可能になります。
ぜひこの機会に、予約管理の自動化を試してみてください！
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