2024/06/26
アプリ同士の連携方法

GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートで予定管理を自動化してみた!

c.yamada

目次

GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに同じ予定をいれる時は2つのアプリを行き来しながら入力する訳ですが、数が多いと大変じゃないですか?
「Googleに予定を入力するという予定を立てないといけないのでは…?」となるくらい二度手間ですよね。

こういった単調な入力業務こそAIの力を借りてどんどん簡略化すべきだ!ということで、GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを連携して予定管理を自動化してみたので、悩める皆さんにシェアします。

このブログをおすすめする方

  • 予約情報を正確に管理したいクリニックやサロンの方
  • 会議スケジュールと詳細管理を一元化したいプロジェクト担当者
  • 予約や変更対応に迅速に対応したい受付担当者
  • 二重入力による管理ミスを防ぎたいスケジュール管理者
  • Google カレンダーとGoogle スプレッドシートの情報を統合したい業務自動化を考える方

GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを連携するメリットと利用シーン

1.ダブルブッキング防止と予約管理の一元化

Googleフォームで予約情報を収集し、Googleカレンダーに自動で反映されるため、予約ミスやダブルブッキングを防ぎます。同時に、Googleスプレッドシートにも同じ情報が追加されることで、Google スプレッドシート上での予約一覧を容易に把握可能です。この仕組みを使えば、特にクリニックや美容サロンなどの複数の予約管理が必要な業種で、時間や労力を削減しながら正確な予約管理を実現が期待できます。

2.ミーティングの詳細情報管理と見通しの向上

ミーティングの希望日時をGoogleフォームで受け付け、Googleカレンダーに予定を作成、さらにGoogleスプレッドシートで詳細な会議内容を管理できます。例えば、プロジェクトミーティングでのアジェンダや議題をGoogle スプレッドシートに記録することで、関係者がGoogle スプレッドシートで会議内容を確認し、カレンダーで全体のスケジュールを見通せます。これにより、チーム内の情報共有がスムーズになり、効率的なスケジュール管理につながります。

3.迅速なフォローアップと予定変更の柔軟な対応

Google フォーム回答がカレンダーとGoogle スプレッドシートに自動反映されるため、予約変更やキャンセルに対しても迅速に対応できます。例えば、クライアントからの急な日程変更があった場合でも、Google スプレッドシートとGoogle カレンダーが最新情報に更新されているため、調整ミスが少なくなるでしょう。特に、複数の担当者が関わるビジネスの場面で、フォローアップが容易になり、柔軟かつ確実な対応が期待できます。

必要な準備

業務自動化ツールを利用する時につまづくのが、GASなどのプログラミング知識ですよね。Yoomはこれらの知識がなくても大丈夫です。自分もこういった知識はゼロですがすぐに連携できました。

事前準備としては4つのみ。

・Googleフォーム

・Googleカレンダー

・Googleスプレッドシート

・Yoom

上記の設定です。回答用のGoogle フォームとGoogle スプレッドシートを用意してYoomと連携させるだけなのですぐに終わります。

[Yoomとは]

Googleフォームの用意

自分が得たい情報の質問欄を用意しました。
Googleカレンダーの仕様上、終了時刻は必ず必要になるので記載してください。

Googleカレンダーの用意

連携するGoogleカレンダーを用意します。用意と言ってもGoogleアカウントを作成すればすぐに使えるものなのでGoogleカレンダーさえ用意できれば完了です。

Googleスプレッドシートの用意

連携するGoogleスプレッドシートを用意します。今回は画像のように作ってみました。
Google スプレッドシートの項目はGoogleフォームで回答してもらう内容などを書くと便利です。(これを後に『アウトプット』というものとして使います)

ここでも必ず、Googleカレンダーに追加する日付と、開始と終了2つの日時のセルは作成します。

Yoomの設定方法

Yoom上での設定はマイアプリ登録のみです。
連携する3つのアプリを登録したら、次は実際にフローボットを作成します。

実際にYoomを使用して予定管理を自動化してみた!

今回は上記のテンプレートを使用しました。Yoomには様々なテンプレートが用意されているので、イチからフローボットを組み立てる必要がありません。
中身を変えるだけなので慣れればすぐに業務を自動化できます。

手順① トリガーの設定

アプリトリガー「予約フォームの回答が送信されたら」をクリック

       ↓

作成したGoogleフォームにテストで回答し送信

       

Googleフォームと連携するアカウント情報をプルダウンから選んで次へ

       ↓

フォームIDにGoogleフォームのIDを入力しテストを押す
(フォームIDは回答するURLから選択するのではなくドライブに保存されている元のフォームのIDです)

       ↓

Google スプレッドシートに追加する内容を「アウトプット」から選択する
「アウトプット=フォームに回答された内容」です。
つまりここのアウトプットで選択したものがGoogle カレンダーやGoogle スプレッドシートに追加される情報となります。

       ↓

Valueと書かれている横の+ボタンをクリックすると、アウトプットに追加されていきます。今回はGoogleフォームで回答された内容を全部選択してみました。

       ↓

下画像のように「!」が出ているもののペンマークをクリックし、項目名を任意の名前(Google スプレッドシートと同じになると楽です)に変えて保存。

手順② Googleカレンダーと連携

Googleカレンダーのアイコンがある「予約を作成する」をクリック

       ↓

Googleカレンダーと連携するアカウント情報をプルダウンから選んで次へ

       ↓

カレンダーIDを登録し予定のタイトルを変更

       ↓

予定の開始日に「予約フォームの回答が送信されたら」から「希望日」を選択
ここでチョイスしたものがGoogle スプレッドシートの該当するセルに入力されるということです。

       ↓

以降の「開始時間」「終了日」「終了時間」にも該当するものを選択

       ↓

テストを押して成功したら保存する

手順③ Google スプレッドシートに追加する

Googleスプレッドシートのアイコンがある「レコードを追加する」をクリック

       ↓

Googleカレンダーと連携するアカウント情報をプルダウンから選ぶ

       ↓

実行アクションは「レコードを追加する」を選ぶ

       ↓

Google スプレッドシートのIDを入力し「スプレッドシートのタブ名」から該当するシートを選択

       ↓

Google スプレッドシートに追加したいテーブル範囲を記入をし、次へ
今回はA~G列まであるので、A1:Gにしました!

       ↓

追加するレコードの値に該当するものを選んでいきます
(追加するレコード=Google スプレッドシートの項目=Googleフォームの回答)

       ↓

テストを押して成功していると、以下のようにGoogle スプレッドシートとGoogle カレンダーに追加されています!

       ↓

保存を押して終了です。お疲れ様でした!

【Google スプレッドシートとGoogle カレンダーどちらにもしっかり予定が入っています!】

その他のGoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例

他にもGoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.予約フォームからGoogleカレンダーに追加された予定をスピーディーに把握したい場合にはコミュニケーションツールと連携することも可能です。

2.トリガーをメールとした場合にもGoogleカレンダーに予定を追加することができます。

3.毎日決まったスケジュールにGoogleカレンダーの予定をGoogleスプレッドシートに転記することで、チームメンバーと予定の共有をすることもできます。

まとめ

今回のフローボット作成のポイントはGoogleフォームの回答内容=アウトプットという部分でした。

「そもそもアウトプットってなんだ?言葉からして難しい…」となりがちですが、Googleフォームの質問内容とスプレッドシートの項目を揃えるとすぐに理解できるので、項目名をそろえるのがおすすめです。

プログラミングの概念を知らなくても連携できるので、どんな方でも自分の力だけで短時間で使用いただけます。
スケジュールは自動でサクッと管理して、ノンコア業務はどんどん簡略化しましょう!

この記事を書いた人
c.yamada
Yoomでマーケティングを担当しています。 自身の業務をYoomで自動化しつつ、世にYoomの便利さを広めるためにお役立ちブログを発信しています。 プログラミングの知識はゼロですが、毎日1時間ほどかかっていたレポート作成をYoomで自動化することで所要時間ゼロにすることに成功しました。
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