Googleフォームの予約情報をGoogleカレンダーに自動追加して、Googleスプレッドシートに情報を保存する方法

日々の業務でスケジュール管理を行う際、Googleフォームを利用して予約情報を収集し、その情報をGoogleカレンダーに手動で入力しているという方は多いのではないでしょうか？

この記事では、GoogleフォームとGoogleカレンダー、さらにはGoogleスプレッドシートを連携して、予約情報をGoogleカレンダーへ自動追加する方法やGoogleスプレッドシートに予約情報を自動保存する方法を解説していきます！

自動化を簡単にするために、複数のアプリをノーコードで連携できるYoomというツールを使用していきます。Yoomについてやその他の自動化例についてもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

Googleフォームで収集した予約管理情報を、Googleカレンダーに手動登録している方
会議スケジュールと詳細管理を一元化したいプロジェクト担当者
二重入力による管理ミスを防ぎたいスケジュール管理者
Googleスプレッドシートに予約情報を自動で保存したい方

それでは早速、Yoomを使用した自動化について説明していきたいと思います。

[Yoomとは]

‍Googleフォームの予約情報をGoogleカレンダーに自動追加し、Googleスプレッドシートに情報を保存する方法‍

Googleフォームで取得したミーティング予約情報をGoogleカレンダーに同期して、その予約情報をGoogleスプレッドシートにも自動的に追加して保存しておくためのフローで、予定作成の抜けや漏れを防止するために有用そうです。自動化をするための全体の流れは以下のようになっています。

Yoomに各アプリを連携（マイアプリ連携）
テンプレートをコピー
テンプレート上のアプリ設定
アプリトリガーの有効化

※この記事では自動化のためにYoomというツールを使用していきます。
Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録ができます。
すでにYoomを利用済みの方はログインをして、この後の設定を進めていきましょう。

ステップ1：Yoomに各アプリを連携（マイアプリ連携）

まずはYoomと各アプリの連携をしていきます。

Yoomにログインをして、画面左のメニュー「マイアプリ」＞「新規接続」を選択します。

アプリ一覧が表示されたら、右上の検索窓に連携したいアプリ名を入力すると簡単に該当アプリを探せます。

Googleフォーム・Googleカレンダー・Googleスプレッドシートのマイアプリ連携

今回使用するアプリのマイアプリ連携の方法は同じです。
Googleフォームを例に、連携方法の流れを簡単にご紹介します。

まずは「Sign in with Google」を選択してGoogleアカウントにサインインします。

画面が遷移するので、連携したいアカウントを選択しましょう。

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アクセス許可の設定に遷移したら、赤枠の「続行」を選択してください。
これでGoogleフォームの連携は完了です。

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【ヘルプページ】

‍ステップ2：テンプレートをコピー

‍次に、今回使用するテンプレートをコピーしていきます。

テンプレートバナーの「試してみる」をクリックするだけなので簡単です！
うまくコピーできた場合は以下のようなポップアップが表示されるので確認してみてください。

ステップ3：テンプレート上のアプリ設定

【注意事項】

Googleフォーム、Googleカレンダー、GoogleスプレッドシートとYoomの連携が必要です。
連携するGoogleカレンダーやGoogleスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。

Googleフォームの設定

最初はアプリトリガーとなっているGoogleフォームの設定をしていきます。
画面上の「予約フォームの回答が送信されたら」をクリック。

画面が遷移すると、マイアプリ連携済みのアカウント情報が表示されているはずです。

アカウント情報を確認して問題なければ、「次へ」を押して進めていきます。

次のページでは、トリガーの起動間隔と使用するGoogleフォームのフォームIDを設定していきます。

トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できますが、プランによって最短の起動間隔が異なるので留意が必要です。

設定が完了したらテストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たらOK！
画面下部までスクロールして「保存する」ボタンを押してください。
これでアプリトリガーの設定は完了です。

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Googleカレンダーの設定

次にGoogleカレンダーの設定をしていきます。
画面中央にある「予約を作成する」を選択してください。

連携するアカウント情報を確認して、問題がなければ「次へ」を押します。

次のページではGoogleカレンダーのカレンダーIDや予定の開始日、予定の終了時間などを設定していきます。

今回はGoogleフォームで収集した情報をそのままGoogleカレンダーに登録する自動化なので、Googleフォームのアウトプットを使用していきます。

入力欄をクリックすると以下のような画面が表示されます。
先ほど設定した「予約フォームの回答が送信されたら」のアウトプットを各項目に合わせて設定していきましょう。

入力欄下部にある補足事項も確認しながら進めると簡単に設定できます。
必要な項目の設定が完了したら、テスト成功になることを確認して「保存する」をクリックしましょう。

Googleスプレッドシートの設定

最後にGoogleスプレッドシートの設定を進めていきます。
Googleフォームで収集した情報をデータベースで管理できるようにしていきます。
まずは、「レコードを登録する」を選択してください。

画面が遷移すると、以下のような画面になります。
連携するアカウント情報を確認したら、次はデータベースの連携をしていきます。

ここでは、使用するGoogleスプレッドシートの情報を入力してください。
Googleフォームの情報の中で、データベース管理したい項目をGoogleスプレッドシート上にも作成しておくと、この後の設定が簡単になります。
設定ができたら「次へ」を押してください。

以下のような画面に切り替わったら、各項目にGoogleフォームのアウトプットを設定していきます。
今回は例として「予定」という項目にアウトプットの「名前」を利用して『{{名前}}さんMTG』と自動で記録されるように設定してみました。
自分に合った使い方で設定してみてください！

テストボタンを押してテスト成功が出たら、「保存する」をクリックしましょう。
これですべての設定が完了しました！

ステップ4：アプリトリガーの有効化

以下のポップアップが表示されたら設定完了です。
最後にトリガーをONにすることで、今設定したフローボットが動きます。

フローボットの画面上部が「トリガーON」になっていることが確認できたら、これでGoogleフォームの予約情報が自動でGoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに反映されるようになります。

使用したテンプレートは以下です。

さらに自動化するには

Yoomのテンプレートをコピーしてそのまま使用することもできますが、自分好みにアレンジすることも可能です！

Google MeetのURLをコミュニケーションツールに通知

今回紹介したテンプレートのGoogleカレンダーの予約作成を見てみると、アウトプット部分に「Google MeetのURL」を取得できているはずです。

たとえば、SlackなどのコミュニケーションツールにGoogle MeetのURLとミーティングの日時を通知するように設定しておくことで、普段使用しているコミュニケーションツール上でミーティング情報の管理をすることが可能になります。

指定した日付のミーティング情報を毎日一括でSlackに通知する

今回のテンプレートで使用したGoogleスプレッドシートにミーティング日時とミーティングURLを自動追加するようにしておきます。さらに、以下のようなテンプレートを使用することで、指定した日付（当日・明日など）のミーティングの情報をGoogleスプレッドシート上から取得して、Slackに通知することが可能です。

カスタマイズしたテンプレートは以下です。

このようにアクションを追加したり、テンプレートを組み合わたりすることで、簡単に自分好みの自動化ができます。

Googleフォーム・Googleカレンダー・Googleスプレッドシートを使ったその他の自動化例

Googleフォームの情報をGoogleカレンダーに追加してZoomのミーティングを作成する

Googleカレンダーへ手動で予定を登録する場合、日程調整や連絡漏れなどの発生リスクが生じます。このテンプレートを使用することで、Googleフォームの回答内容をもとにGoogleカレンダーへの予定追加からZoomのミーティング作成までを自動化できます。

Googleフォームが送信されたら回答者に自動でGmailを返信する

Googleフォームでお問い合わせ対応を行っている場合、メールで一時返信を行うという方も多いのではないでしょうか。このテンプレートを使用することで、定型メールの自動返信をすることが可能になります。

フォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Googleスプレッドシートにデータを追加しOutlookでお礼メールを送信する

名刺データ管理の効率化を図りたい方におすすめのフローです。画像を撮影またはスキャンしてフォーム送信するだけで名刺情報のデジタル化からお礼メールの自動返信までできるので便利です。

GoogleフォームとGoogleカレンダーを連携するメリットと具体例

メリット1: 予約の手動管理を削減し、業務効率を向上

予約情報がGoogleフォームに入力された際、自動でGoogleカレンダーに登録し、さらにGoogleスプレッドシートへ追加することで、手動での管理作業を削減できます。従来、Googleフォームの回答をもとに担当者が手作業でGoogleカレンダーへ入力して、スプレッドシートに記録する手順が発生していました。このフローを自動化することで、入力ミスの防止につながり、業務の効率化を図れそうです。特にミーティングを行う回数が多い方にとっては手作業の負担がより大きくなるため、自動化による業務効率もより期待できそうです。

メリット2: 予約のダブルブッキングを防止

Googleフォームからの予約情報をGoogleカレンダーに自動反映することで、同じ時間帯の重複予約を防ぐことができます。手動でカレンダーへ入力する場合、誤って同じ枠に複数の予約を入れてしまうリスクがありました。自動化により、最新の予約状況を確認できるようになるため、予約受付の際に重複を未然に防ぐことが可能になります。特に、会議室予約や個別相談の受付業務では、スムーズな運用につながるでしょう。

メリット3: チーム内での情報共有がスムーズに

GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに予約情報を連携することで、チーム内での情報共有が円滑になるでしょう。たとえば、予約担当者がカレンダーに予定を追加したら、自動でGoogleスプレッドシートにも同じ情報が追加されるように設定しておくことで、他のメンバーはGoogleスプレッドシート上の情報を確認するだけで情報共有ができるようになります。これで、手作業で情報を転記したり、コミュニケーションツールで手動で連絡する必要がなくなるので、常に最新の情報をチーム全体で共有するのに役立つでしょう。

まとめ

今回は、Googleフォームの予約情報をGoogleカレンダーに自動追加し、Googleスプレッドシートに情報を保存する方法をご紹介しました。この自動化により、自動でカレンダーに予定を追加することが可能になり、データベースにも情報を追加することができるので、手動入力の手間を省くことができるでしょう。特に、多くの予約を扱うビジネスシーンやチームでのスケジュール管理が必要な場面で有用になるでしょう。

Yoomを使うことでプログラミングの知識がなくても誰でも簡単にシンプルな設定で連携ができるので、業務に合わせてカスタマイズすることでさまざまな自動化が可能になります。

ぜひこの機会に、予約管理の自動化を試してみてください！