Googleカレンダーとスプレッドシートで予定管理を自動化してみた！

GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに同じ予定をいれる時は2つのアプリを行き来しながら入力する訳ですが、数が多いと大変じゃないですか？

「Googleに予定を入力するという予定を立てないといけないのでは…？」となるくらい二度手間ですよね。

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こういった単調な入力業務こそAIの力を借りてどんどん簡略化すべきだ！ということで、GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートを連携して予定管理を自動化してみたので、悩める皆さんにシェアします。

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連携するメリット

GoogleカレンダーとGoogleスプレッドシートに手動で同じ予定を追加していくのは、本当に時間がもったいないです。しかも日時に更新があったりするととりあえず片方だけ書き換えて、後々「カレンダーとスプレッドシートどっちの情報が最新なんだ！？」となりませんか？

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この2つのアプリを連携して自動化すると、二度手間がなくなる上に、入力中に途切れた集中力が誘発するミスもゼロにすることができます。

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どんなシーンで役に立つ？

例えばGoogleフォームでミーティングの希望日を聞いて、Googleカレンダーでミーティングの予定の追加をして、Googleスプレッドシートでミーティングの詳細を管理する場合などで役に立ちます。

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何月何日にどういったミーティングを予定しているのかスプレッドシートで管理ができる上、カレンダーで他のスケジュールとのバランス確認も一目瞭然です。

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ミーティングの希望日を回答フォームで送信してもらう

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Googleカレンダーに予定を自動追加

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Googleスプレッドシートにも同じ日時で追加

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この流れが全て自動でできてしまいます！

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これを応用すると、レストランや診療所などの予約管理なども簡単に自動化できます。

しかも回答フォームで事前に欲しい情報をもらいつつ、リアルタイムで確認ができ、ダブルブッキングも防げるのです。

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必要な準備

業務自動化ツールを利用する時につまづくのが、GASなどのプログラミング知識ですよね。Yoomはこれらの知識がなくても大丈夫です。自分もこういった知識はゼロですがすぐに連携できました。

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事前準備としては4つのみ。

・Googleフォーム

・Googleカレンダー

・Googleスプレッドシート

・Yoom

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上記の設定です。回答フォームとスプレッドシートを用意してYoomとGoogleの各ツールを連携させるだけなのですぐに終わります。

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Googleフォームの用意

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自分が得たい情報の質問欄を用意しました。

Googleカレンダーの仕様上、終了時刻は必ず必要になるので記載してください。

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Googleカレンダーの用意

連携するGoogleカレンダーを用意します。用意と言ってもGoogleアカウントを作成すればすぐに使えるものなのでGoogleカレンダーさえ用意できれば完了です。

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Googleスプレッドシートの用意

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連携するGoogleスプレッドシートを用意します。今回は画像のように作ってみました。

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スプレッドシートの項目はGoogleフォームで回答してもらう内容などを書くと便利です。（これを後に『アウトプット』というものとして使います）

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ここでも必ず、Googleカレンダーに追加する日付と、開始と終了2つの日時のセルは作成します。

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Yoomの設定方法

Yoom上での設定はマイアプリ登録のみです。

連携する3つのアプリを登録したら、次は実際にフローボットを作成します。

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実際にYoomを使用して予定管理を自動化してみた！

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今回は上記のテンプレートを使用しました。Yoomには様々なテンプレートが用意されているので、イチからフローボットを組み立てる必要がありません。

中身を変えるだけなので慣れればすぐに業務を自動化できます。

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手順①　トリガーの設定

アプリトリガー「予約フォームの回答が送信されたら」をクリック

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作成したGoogleフォームにテストで回答し送信

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Googleフォームと連携するアカウント情報をプルダウンから選んで次へ

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フォームIDにGoogleフォームのIDを入力しテストを押す

（フォームIDは回答するURLから選択するのではなくドライブに保存されている元のフォームのIDです）

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スプレッドシートに追加する内容を「アウトプット」から選択する

「アウトプット＝フォームに回答された内容」です。

つまりここのアウトプットで選択したものがカレンダーやスプレッドシートに追加される情報となります。

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Valueと書かれている横の+ボタンをクリックすると、アウトプットに追加されていきます。今回はGoogleフォームで回答された内容を全部選択してみました。

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下画像のように「！」が出ているもののペンマークをクリックし、項目名を任意の名前（スプレッドシートと同じになると楽です）に変えて保存。

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手順②　Googleカレンダーと連携

Googleカレンダーのアイコンがある「予約を作成する」をクリック

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Googleカレンダーと連携するアカウント情報をプルダウンから選んで次へ

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カレンダーIDを登録し予定のタイトルを変更

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予定の開始日に「予約フォームの回答が送信されたら」から「希望日」を選択

ここでチョイスしたものがスプレッドシートの該当するセルに入力されるということです。

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以降の「開始時間」「終了日」「終了時間」にも該当するものを選択

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テストを押して成功したら保存する

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手順③　スプレッドシートに追加する

Googleスプレッドシートのアイコンがある「レコードを追加する」をクリック

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Googleカレンダーと連携するアカウント情報をプルダウンから選ぶ

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実行アクションは「レコードを追加する」を選ぶ

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スプレッドシートのIDを入力し「スプレッドシートのタブ名」から該当するシートを選択

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スプレッドシートに追加したいテーブル範囲を記入をし、次へ

今回はA～G列まであるので、A1:Gにしました！

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追加するレコードの値に該当するものを選んでいきます

（追加するレコード＝スプレッドシートの項目＝Googleフォームの回答）

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テストを押して成功していると、以下のようにスプレッドシートとカレンダーに追加されています！

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保存を押して終了です。お疲れ様でした！

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【スプレッドシートとカレンダーどちらにもしっかり予定が入っています！】

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まとめ

今回のフローボット作成のポイントはGoogleフォームの回答内容＝アウトプットという部分でした。

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「そもそもアウトプットってなんだ？言葉からして難しい…」となりがちですが、Googleフォームの質問内容とスプレッドシートの項目を揃えるとすぐに理解できるので、項目名をそろえるのがおすすめです。

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プログラミングの概念を知らなくても連携できるので、どんな方でも自分の力だけで短時間で使用いただけます。

スケジュールは自動でサクッと管理して、ノンコア業務はどんどん簡略化しましょう！