ClickUpのタスク完了時、Zendeskのチケットステータスを自動更新！

本記事では、ClickUpとZendeskを連携させて、タスク完了時のチケットステータスの更新を自動化する方法をご紹介します。
この自動化を導入することで、更新漏れを防ぎつつ、進捗状況を把握することが可能です。
特に、サポートチームは顧客対応が効率化されるため、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
今回は、ClickUpとZendeskを連携させるメリットや具体的な連携方法について解説します。

ClickUpとZendeskを連携するメリット

メリット1:スピーディーに対応を行える

ClickUpでタスクが完了した後にZendeskでチケットステータスの更新が自動化されることで、サポートチームはスピーディーに進捗を把握できます。
これにより、チーム内でチケットステータスの確認ができるため、わざわざ担当者にステータスの確認を行う必要がなくなります。
また、<span class="mark-yellow">顧客対応の完了有無が可視化されることで、チーム内のサポート体制が整えられるでしょう。</span>
このようなステータスの自動更新により、スムーズに次の業務に移行できるようになります。

メリット2:ステータス更新の手間が省ける

チケットステータスの更新を自動化すると、担当者は手動の更新作業から解放され、有効に時間を使うことができます。
たとえば、<span class="mark-yellow">顧客対応にこのシステムを利用する場合、対応完了後に手動でチケットステータスの更新をしなくて済むので、他の業務に専念できるでしょう。</span>
特に複数の顧客対応を行っている場合は、更新作業も増加するため自動化が有効になるでしょう。
また、更新漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、混乱も解消できるかもしれません。

[Yoomとは]

ClickUpとZendeskの連携フローの作り方

今回は「ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は以下のようになっていて、15~20分で設定できます。

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すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。

ステップ1:ClickUpとZendeskをマイアプリ登録

YoomにClickUpとZendeskを接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単です。

最初に、ClickUpのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からClickUpを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。

以下の画面が表示されるので、赤枠内を入力してClickUpにログインしてください。

以下の画面が表示されたら、「ワークスペースを接続」をクリックします。

次に、Zendeskのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録を行ってください。

両方のマイアプリ登録が完了すると、ClickUpとZendeskがマイアプリに表示されます。

ステップ2:ClickUpでタスクが完了したら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更可能です。
最初に、ClickUpの設定から行うため、「タスクが更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「ClickUpと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「トリガーアクション」→タスクが更新されたら

以下の画面が表示されるので、「team_id」を候補から設定しましょう。
以下の赤枠から該当する候補を選択してください。
他にも必要な項目があれば、設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:ClickUpでタスクを取得するアクションを設定

タスクを取得する設定を行うため「タスクを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自由に変更可能
「ClickUpと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「アクション」→タスクを取得

以下の画面が表示されるので、アウトプットを利用して「task_id」の設定を行いましょう。
赤枠の矢印をクリックすると、「タスクが更新されたら」のアウトプットが表示されるので、「タスクID」を選択します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:分岐するオペレーションを設定‍

ステータスが「complete」の場合にチケットステータスを更新するため、分岐する設定を行います。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能

分岐対象のアウトプット

「オペレーション」→タスクを取得
「アウトプット」→ステータス

分岐条件

「ステータス」、「値と等しい」、「complete」

ステップ5:Zendeskでチケットのステータスを更新するアクションを設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Zendeskと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「アクション」→チケットのステータスを更新

以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。

「サブドメイン」、「チケットID」→説明を確認して設定
「ステータス」→解決済み

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のClickUpとZendeskを使った自動化の例

1.フォームに回答があったら、ClickUpに連携してタスクを作成し、Gmailを自動送付するフローです。
フォームの回答内容により、タスクを作成するため、業務の優先順位がつけやすくなるでしょう。
また、メールを自動送付することで、タスクを見逃す心配がなくなります。

2.Zendeskでチケットが作成されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
チケット情報を転記する手間がなくなるため、効率よく業務を進めることができます。

3.kintoneのレコードが更新されたら、Zendeskのチケットにコメントを自動追加するフローです。
この自動化により、コメントを入力する手間が省け、効率的に情報を共有できるでしょう。

まとめ

ClickUpとZendeskを連携することで、タスク完了時に自動的にチケットステータスが更新されるため、手動での更新作業が不要になります。
これにより、担当者は完了したタスクを簡単に可視化でき、進捗状況の把握が容易になるでしょう。
また、チケットステータスの自動更新により、更新漏れやミスを防ぎ、スムーズな業務運営が可能になります。
ぜひ、この自動化を活用して、業務の精度を向上させましょう。

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