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本記事では、ClickUpとZendeskを連携させて、タスク完了時のチケットステータスの更新を自動化する方法をご紹介します。
この自動化を導入することで、更新漏れを防ぎつつ、進捗状況を把握することが可能です。
特に、サポートチームは顧客対応が効率化されるため、スムーズに業務を進めることができるでしょう。
今回は、ClickUpとZendeskを連携させるメリットや具体的な連携方法について解説します。
ClickUpでタスクが完了した後にZendeskでチケットステータスの更新が自動化されることで、サポートチームはスピーディーに進捗を把握できます。
これにより、チーム内でチケットステータスの確認ができるため、わざわざ担当者にステータスの確認を行う必要がなくなります。
また、顧客対応の完了有無が可視化されることで、チーム内のサポート体制が整えられるでしょう。
このようなステータスの自動更新により、スムーズに次の業務に移行できるようになります。
チケットステータスの更新を自動化すると、担当者は手動の更新作業から解放され、有効に時間を使うことができます。
たとえば、顧客対応にこのシステムを利用する場合、対応完了後に手動でチケットステータスの更新をしなくて済むので、他の業務に専念できるでしょう。
特に複数の顧客対応を行っている場合は、更新作業も増加するため自動化が有効になるでしょう。
また、更新漏れやミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、混乱も解消できるかもしれません。
[Yoomとは]
今回は「ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
■概要
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットをタスクの進捗状況の管理に使用している担当者
・顧客の情報を一元管理している方
2.ClickUpを活用してタスク管理を行う方
・タスクへの担当者の振り分けに活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客満足度を向上させるために活用できるツールです。
ClickUpで管理をしているタスクと顧客情報を関連づけて管理することで対応速度をあげ、一層顧客対応を充実させることができます。
しかし、ClickUpのタスクが完了したらZendeskに毎回手作業で反映させるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このフローを使用すると、ClickUpのタスク完了を自動でZendeskに反映するため、手作業を省きヒューマンエラーや漏れを防ぐことにつながります。
手作業の時間を短縮しチーム全体がコア業務に集中することで、業務効率の向上が期待できます。
■注意事項
・ Zendesk、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
工程は以下のようになっていて、15~20分で設定できます。
Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
YoomにClickUpとZendeskを接続するマイアプリ登録を行います。
マイアプリ登録をしておくと、自動化設定が簡単です。
最初に、ClickUpのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomの画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」からClickUpを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されるので、赤枠内を入力してClickUpにログインしてください。
以下の画面が表示されたら、「ワークスペースを接続」をクリックします。
次に、Zendeskのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoomのヘルプページに記載されているので、そちらを参照して登録を行ってください。
両方のマイアプリ登録が完了すると、ClickUpとZendeskがマイアプリに表示されます。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットをタスクの進捗状況の管理に使用している担当者
・顧客の情報を一元管理している方
2.ClickUpを活用してタスク管理を行う方
・タスクへの担当者の振り分けに活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客満足度を向上させるために活用できるツールです。
ClickUpで管理をしているタスクと顧客情報を関連づけて管理することで対応速度をあげ、一層顧客対応を充実させることができます。
しかし、ClickUpのタスクが完了したらZendeskに毎回手作業で反映させるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このフローを使用すると、ClickUpのタスク完了を自動でZendeskに反映するため、手作業を省きヒューマンエラーや漏れを防ぐことにつながります。
手作業の時間を短縮しチーム全体がコア業務に集中することで、業務効率の向上が期待できます。
■注意事項
・ Zendesk、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、以下の画面より変更可能です。
最初に、ClickUpの設定から行うため、「タスクが更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されるので、「team_id」を候補から設定しましょう。
以下の赤枠から該当する候補を選択してください。
他にも必要な項目があれば、設定を行いましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
タスクを取得する設定を行うため「タスクを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、アウトプットを利用して「task_id」の設定を行いましょう。
赤枠の矢印をクリックすると、「タスクが更新されたら」のアウトプットが表示されるので、「タスクID」を選択します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステータスが「complete」の場合にチケットステータスを更新するため、分岐する設定を行います。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を行ってください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新する
■概要
ClickUpでタスクが完了したらZendeskのチケットステータスを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを活用して顧客サポートを行う企業
・チケットをタスクの進捗状況の管理に使用している担当者
・顧客の情報を一元管理している方
2.ClickUpを活用してタスク管理を行う方
・タスクへの担当者の振り分けに活用している方
・プロジェクトの計画、実行、完了までのプロセスの可視化に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客満足度を向上させるために活用できるツールです。
ClickUpで管理をしているタスクと顧客情報を関連づけて管理することで対応速度をあげ、一層顧客対応を充実させることができます。
しかし、ClickUpのタスクが完了したらZendeskに毎回手作業で反映させるのは、長期的に見て大きな時間の損失につながります。
このフローを使用すると、ClickUpのタスク完了を自動でZendeskに反映するため、手作業を省きヒューマンエラーや漏れを防ぐことにつながります。
手作業の時間を短縮しチーム全体がコア業務に集中することで、業務効率の向上が期待できます。
■注意事項
・ Zendesk、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
・ Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
1.フォームに回答があったら、ClickUpに連携してタスクを作成し、Gmailを自動送付するフローです。
フォームの回答内容により、タスクを作成するため、業務の優先順位がつけやすくなるでしょう。
また、メールを自動送付することで、タスクを見逃す心配がなくなります。
■概要
フォームに回答があったらClickUpに連携してタスクを作成し、Gmailで詳細メールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1. Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内外のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・全体統括をしているプロジェクトマネージャー
2.タスク管理を簡単にしたいと考える方
・数字の目標達成のためのタスクをグループで行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・フォームの回答のみでタスクを作成し、メールの送信まで完了するため手入力の手間を省くことができます。
・タスク管理のせ精度を上げることができ、業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Gmail、ClickUpのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ClickUpへの日程の登録はUNIXタイムスタンプ形式で入力する必要があるため、データを操作変換するオペレーションを追加しています。
2.Zendeskでチケットが作成されたら、自動的にMicrosoft Excelに追加するフローです。
チケット情報を転記する手間がなくなるため、効率よく業務を進めることができます。
■概要
Zendeskで新しくチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Zendeskを利用するカスタマーサポートチーム
・チケット情報をZendeskとMicrosoft Excel間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新のチケット情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.Zendeskのチケット情報に基づいて業務を行う方
・チケット情報をMicrosoft Excelに取り込み、詳細な分析を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
Zendeskは顧客サポート業務を効率化するツールですが、発生するチケットを手作業でMicrosoft Excelのデータベースに転記する作業は、サポート担当者にとって負担が大きくミスや情報漏洩のリスクも懸念されます。
このフローを導入することで、Zendeskで新しいチケットが作成されたらMicrosoft Excelのデータベースにチケット情報が自動的に追加されます。これにより、サポート担当者は手作業でのデータ入力から解放され、顧客対応など、より重要な業務に集中できます。
■注意事項
・Zendesk、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
3.kintoneのレコードが更新されたら、Zendeskのチケットにコメントを自動追加するフローです。
この自動化により、コメントを入力する手間が省け、効率的に情報を共有できるでしょう。
■概要
kintoneのレコードが更新されたらZendeskのチケットにコメントを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
kintone、Zendeskを業務に活用している方
・プロジェクト全体の計画や進捗を管理しているプロジェクトマネージャー
・ソフトウェア開発のタスク管理をしているエンジニアの開発チーム
・社内プロジェクトや日常の業務タスク管理をしている管理部門
■このテンプレートを使うメリット
・進行中のZendeskのチケット内容に対し、kintoneからリアルタイムでコメントを追加できるため、情報共有が効率的に行えます。
・kintone、Zendeskを異なる部門間で利用している場合でも、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・kintone、ZendeskのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ClickUpとZendeskを連携することで、タスク完了時に自動的にチケットステータスが更新されるため、手動での更新作業が不要になります。
これにより、担当者は完了したタスクを簡単に可視化でき、進捗状況の把握が容易になるでしょう。
また、チケットステータスの自動更新により、更新漏れやミスを防ぎ、スムーズな業務運営が可能になります。
ぜひ、この自動化を活用して、業務の精度を向上させましょう。
実際にYoomを操作したい方は、こちらから無料登録をしてください。
