BacklogとZendeskを連携して、Backlogの課題追加時にZendeskのチケットを自動で作成する方法

プロジェクト管理やタスク管理に役立つツールとして、Backlogは多くの企業で利用されています。この記事では、BacklogとZendeskを連携するメリットをご紹介しつつ、顧客対応とタスク管理を効率化する方法について画像付きで詳しく解説していきます。ノーコードツールYoomを活用することで、直感的な操作でアプリを連携できるのでプログラミングの知識がない方でも簡単にできます！

ぜひ最後までご覧ください。

BacklogとZendeskを連携するメリット

メリット1: 手動入力の削減とヒューマンエラーの防止

BacklogとZendeskの連携により、課題がBacklogに登録された際に自動的にZendeskにも反映されるため、手動でのデータ入力が不要になります。データ入力に時間を割く必要がなくなり、他の重要な業務に集中することができるので、リソース的な余裕が生まれる点も嬉しいポイントです。手動入力の削減は、作業負担の軽減だけでなく、誤字脱字や重複データの入力といったヒューマンエラーのリスクも防ぎます。正確なデータ管理を行うことで、プロジェクトの進捗状況やサポートの対応状況をスムーズに把握でき、迅速な意思決定が可能となります。

メリット2: スムーズな情報共有

BacklogとZendeskの連携によって、異なるツール間での情報共有が格段にスムーズになります。Backlogに課題が登録された際、それが自動的にZendeskにも反映されるため、チーム間での情報伝達がシームレスに行えます。これにより、プロジェクト管理チームとサポートチームが常に最新の課題状況を把握し、迅速な対応が可能になります。

また、Zendeskを使用するサポートチームは、Backlogで発生した課題を手動で再登録する必要がなく、タイムラグなしで課題に取り組むことができます。この自動連携により、組織全体で一貫した対応が可能となり、プロジェクトの進捗管理や顧客サポートがより効率的かつ効果的に行えるようになりそうです。

[Yoomとは]

BacklogとZendeskの連携フローの作り方

今回は「Backlogで課題が登録されたらZendeskにも追加する」という自動化をご紹介します。

Backlogで新しい課題が追加されたら（アプリトリガー）
Zendeskのチケットを作成（アプリと連携する）

アプリ連携の構造は上記のような形になっています。
意外とシンプルな作りなので、簡単に設定ができるはずです！

ここからは実際にYoomの画面を見せながら、どのような流れで連携が進んでいくのか画像付きで解説していきます。

STEP1:既存のテンプレートをコピーする

上記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
※Yoomのアカウントが必要です。>>登録はこちら
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！

以下のようなポップアップが表示されたらテンプレートのコピーに成功しています。
それでは、実際に設定を進めていきましょう！

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まずは事前準備としてYoomとアプリの連携をしておきます。

STEP2:マイアプリ連携

Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。

画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリ名を検索窓に入力してください。画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。

今回は「Backlog」「Zendesk」を登録していきます。登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

Zendeskのマイアプリ登録方法の詳細はこちら

【補足】

Backlogのアプリ連携時に、「認証に失敗しました。再度お試しください」と表示されるケースがあるようです。Backlog側でIP制限を行っている場合、IPの登録で解消する可能性があります。

IP制限があるアプリにYoomのIPアドレスを許可する方法はこちら
Zendeskはチームプランやサクセスプランのみで利用できるアプリです。フリープランやミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーになるのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

STEP3:トリガーの設定

まずはアプリトリガーになっている「新しい課題が追加されたら」の設定をしていきます。

連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。

「次へ」を押すと以下のような画面に遷移します。
入力欄下部の補足を確認しながら入力を進めていきましょう。

【トリガーの起動間隔について】

※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。詳細はこちらのページをご覧ください。

テストボタンで動作確認が可能です。

テストに成功すると以下の表示が出るので、設定が正しくできたか確認できます。

下にスクロールしていくとアウトプットが表示されているはずです。
連携アプリ側の設定で使用可能ですが、ここで設定することはないのでスルーしてOKです。
「保存する」を押したら、アプリトリガーの設定は完了です。

STEP4:連携アプリの設定

次に「チケットを作成」の設定をしていきます。
ここではBacklogの情報を基にZendeskのチケットが作成されるように設定する必要があります。
連携するアカウント情報を入力して、「次へ」を押してください。

画面が遷移したら、入力欄下部の補足内容を確認してください。
入力欄をクリックするとアウトプットを使用することができます。
「新しい課題が追加されたら」のアウトプットから該当の項目を選択すると簡単に設定できます。
※自動反映する形にする場合はアウトプットを使用する必要があります。

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必須項目の入力のみで動作はしますが、状況に応じて「担当のエージェントID」「優先度」などを設定してカスタマイズすることも可能です。

任意で詳細設定の設定をしてください。
※ここではエラーやインターバルの設定が可能です。

「保存する」を押すと以下のポップアップが出てきます。
青い「トリガーをON」のボタンを押すとフローボットが起動します。
最初の画面に戻るので、画面上部のトリガーが画像のようになっていたら完成です！

これで「Backlogで課題が登録されたらZendeskにも追加する」の自動化設定はすべて完了になります。

おつかれさまでした！

その他のBacklogとZendeskを使った自動化の例

他にもBacklogとZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

①Zendeskにチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。今回ご紹介した自動化の逆パターンになります。

②Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知するフローです。自動通知することで迅速な対応ができそうです。

まとめ

この記事では、BacklogとZendeskを連携することでプロジェクト管理と顧客対応を効率化する方法についてご紹介しました。Backlogに登録された課題が自動的にZendeskに反映されることで、手動入力が不要になり、作業負担の軽減やヒューマンエラーの防止が期待できます。情報共有もスムーズになるので、プロジェクトチームとサポートチームが最新の課題状況を迅速に把握できる点もメリットの1つです。

ノーコードツールYoomを使用すれば専門的な知識不要で、簡単にアプリ連携ができるので、ぜひこの機会にBacklogとZendeskの連携を試してみてはいかがでしょうか。