クラウドサインで雇用契約を締結後に、自動的に書類をGoogle Driveに格納できたら便利ですよね。
この自動化を導入すれば、書類をデータ管理できる上に、データの紛失を防げます。
Yoomを利用することで、スムーズにアプリの連携や自動化の実現が可能です。
本記事では「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法」をご紹介します。
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットと自動化例
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書の自動保存で時間短縮できることやセキュリティを強化できることが挙げられます。
アプリを連携するメリットと自動化例について以下にまとめてみたので、ご覧ください。
メリット1: 契約書の自動保存で時間短縮できる
クラウドサインとGoogle Driveを連携することによって、契約書の自動保存で時間短縮ができるというメリットがあります。
たとえば、クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納することが可能です。
これにより、毎月の雇用契約の書類を手動で保存する必要がなくなります。
この自動化を導入することで、契約書類の管理にかかる時間を短縮することが可能です。
メリット2: 契約書のステータスでファイルの格納を決定できる
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書のステータスでファイルの格納を決定できることが挙げられます。
たとえば、クラウドサインの契約ステータスに応じて、ファイルの格納可否を決めることが可能です。
ファイルの管理が楽になるので、データの確認も容易になります。
また、Google Driveにデータが管理されているため、データの検索をする場合にも便利です。
メリット3: セキュリティが強化できる
クラウドサインとGoogle Driveを連携することによって、セキュリティが強化できるというメリットが挙げられます。
Google Driveのセキュリティ機能とバックアップ機能で契約書の安全性が高まります。
これにより、契約書を紛失したり、どこに保管したのか分からなくなることもありません。
契約書のセキュリティやバックアップを重要視しているIT部門の方などにオススメです。
クラウドサインとGoogle Driveのメリットと自動化例についてご紹介しましたが、今回はメリット1の「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する」フローをご紹介します。
クラウドサインとGoogle Driveの連携フローの作り方
今回は「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する」といった以下のテンプレートを使用します。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した雇用契約書、手動でGoogle Driveに格納していませんか？締結済みの書類が増えるにつれて、ダウンロードやフォルダへの格納作業が手間になったり、格納漏れが発生したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用することで、クラウドサインで雇用契約書の締結が完了した際に、自動でGoogle Driveの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした管理業務を効率化し、ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約書を手作業でGoogle Driveに格納している人事・労務担当の方
- 重要な契約書の格納漏れや管理ミスを防ぎ、コンプライアンスを強化したいと考えている方
- 電子契約後のファイル管理プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかる時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理をスムーズにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、書類タイトルに「雇用契約書」が含まれる場合のみ処理を実行するようにします。
- クラウドサインのオペレーションで、締結完了した書類に添付されているファイルを取得します。
- Google Driveのオペレーションで、取得したファイルを任意のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Yoomデータベースのレコードを更新し、処理が完了したことを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の前に、お使いのクラウドサイン、Google DriveのアカウントとYoomをそれぞれ連携してください。
- このワークフローで使用している分岐機能は、ミニプラン以上のプランで利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなりますのでご注意ください。
- 有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は分岐機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- Yoomでダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては上限が300MB未満になる場合がありますのでご留意ください。
- ファイル容量の制限に関する詳細は、ヘルプページをご確認ください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
工程は以下のようになっています。
「メリットと自動化については分かったけど、実際に自動化するにはプログラミング知識が必要なんでしょ？」と思っていませんか？
アプリの連携や自動化にはノーコードツールYoomがオススメです。
専門的な知識が全くなくても、自動化の作成ができちゃいます。
Yoomではテンプレートをご用意しているので、手間はかかりません。
まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしましょう。
Yoomを利用している方は、ログインしてください。
クラウドサインとGoogle DriveをYoomと接続する方法
クラウドサインとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておけば、以降の自動化が楽にできます。
初めにクラウドサインのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに載っているので、そちらを見ながら登録してください。
続いてGoogle Driveのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されたら、Google Driveを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインします。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリの欄にクラウドサインとGoogle Driveが表示されます。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法
自動化の設定を行うので、下記バナーにある「試してみる」をクリックしてください。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した雇用契約書、手動でGoogle Driveに格納していませんか？締結済みの書類が増えるにつれて、ダウンロードやフォルダへの格納作業が手間になったり、格納漏れが発生したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用することで、クラウドサインで雇用契約書の締結が完了した際に、自動でGoogle Driveの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした管理業務を効率化し、ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約書を手作業でGoogle Driveに格納している人事・労務担当の方
- 重要な契約書の格納漏れや管理ミスを防ぎ、コンプライアンスを強化したいと考えている方
- 電子契約後のファイル管理プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかる時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理をスムーズにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、書類タイトルに「雇用契約書」が含まれる場合のみ処理を実行するようにします。
- クラウドサインのオペレーションで、締結完了した書類に添付されているファイルを取得します。
- Google Driveのオペレーションで、取得したファイルを任意のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Yoomデータベースのレコードを更新し、処理が完了したことを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の前に、お使いのクラウドサイン、Google DriveのアカウントとYoomをそれぞれ連携してください。
- このワークフローで使用している分岐機能は、ミニプラン以上のプランで利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなりますのでご注意ください。
- 有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は分岐機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- Yoomでダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては上限が300MB未満になる場合がありますのでご留意ください。
- ファイル容量の制限に関する詳細は、ヘルプページをご確認ください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下のページで変更します。
次にクラウドサインの設定を行うので、「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「トリガーアクション」→書類の締結が完了したら
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
次に書類タイトルに雇用契約書を含む場合と含まない場合に分ける分岐の設定を行うので、「書類タイトルが雇用契約書を含む場合」という欄をクリックします。
下記の設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
- 「オペレーション」→書類の締結が完了したら
- 「アウトプット」→書類タイトル
分岐条件
「保存する」をクリックしましょう。
次に書類タイトルに雇用契約書を含む場合のクラウドサインの設定を行うので、「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックします。
下記の設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「アクション」→書類に添付されたファイルのリストを取得
書類に添付されたファイルIDの一覧を取得する設定を行うので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認してください。
※このアクションで取得したファイルIDを用いて「書類の添付ファイルを取得」アクションを実行することで、書類に添付されたPDFファイルを取得することが可能です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。
次にクラウドサインの書類の添付ファイルを取得する設定を行うので、「書類の添付ファイルを取得」をクリックしてください。
下記の設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「アクション」→書類の添付ファイルを取得
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「書類ID」→{{書類ID}}
- 「ファイルID」→{{ファイルIDの一覧}}
※「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで取得したファイルIDを指定してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次にGoogle Driveで特定フォルダ内のファイルやフォルダを検索する設定を行うので、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。
下記の設定を確認してください。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Google Driveと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「アクション」→特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
- 「フォルダID」→GoogleDriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分
- 「ファイル名」→{{書類ID}}
赤枠をクリックすると、クラウドサインのアウトプットを利用できます。
{{書類ID}}←こちらがアウトプットです。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にGoogle Driveにファイルをアップロードする設定を行うので、「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
下記の設定を確認します。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Google Driveと連携するアカウント情報」→合っているか確認
- 「アクション」→ファイルをアップロードする
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「格納先のフォルダID」→{{ファイルID}}
- 「ファイル名」→押印済み_{{書類タイトル}}
- 「ファイルの添付方法」→アウトプットを取得する、取得ファイル
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にYoomのデータベースにレコードを更新する設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の設定を行います。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「実行アクション」→レコードを更新する
Yoomデータベースを使用するので、クラウドサインの書類IDやファイルを更新するデータベースを用意してください。
新しく作成する方は画面左側にある任意のプロジェクトを選択し、「データベース」をクリックしましょう。
データベースにデータを更新する設定を行うので、「+」をクリックし、「タイトル」を任意で設定してください。
「Aテキスト1」をクリックし、以下のように設定してください。
- 「列を編集」
- 「列名」→書類ID
- 「データタイプ」→テキスト
「Aテキスト2」も同様に設定し、「列名」をファイルにし、「データタイプ」はファイルを選択します。
不要な列は削除しておきましょう。
上記の設定が完了したらこのようになります。
先ほど作成していたフローボットの画面に戻って、「データベースの連携」の設定をします。
「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」→任意で設定
以下の画面は例なので、ご自身で設定したデータベースの項目を設定してください。
以下の画面が表示されるので、設定をしていきましょう。
1.更新したいレコードの条件
- 「書類ID」、「等しい」、「{{書類ID}}」
以下の画像のようにクラウドサインのアウトプットから「書類ID」を選択します。
2.更新後のレコードの値
- 「書類ID」→{{書類ID}}
- 「既存ファイルの更新方法」→任意で設定
- 「ファイルのアウトプット名」→取得ファイル
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。
アプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。
クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
試してみる
■概要
クラウドサインで締結した雇用契約書、手動でGoogle Driveに格納していませんか？締結済みの書類が増えるにつれて、ダウンロードやフォルダへの格納作業が手間になったり、格納漏れが発生したりするケースも少なくありません。このワークフローを活用することで、クラウドサインで雇用契約書の締結が完了した際に、自動でGoogle Driveの指定フォルダへファイルが格納されるため、こうした管理業務を効率化し、ミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約書を手作業でGoogle Driveに格納している人事・労務担当の方
- 重要な契約書の格納漏れや管理ミスを防ぎ、コンプライアンスを強化したいと考えている方
- 電子契約後のファイル管理プロセスを自動化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle Driveにファイルが格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかる時間を削減できます。
- 手動での作業で起こりがちなファイルの格納漏れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理をスムーズにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、書類タイトルに「雇用契約書」が含まれる場合のみ処理を実行するようにします。
- クラウドサインのオペレーションで、締結完了した書類に添付されているファイルを取得します。
- Google Driveのオペレーションで、取得したファイルを任意のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Yoomデータベースのレコードを更新し、処理が完了したことを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- ご利用の前に、お使いのクラウドサイン、Google DriveのアカウントとYoomをそれぞれ連携してください。
- このワークフローで使用している分岐機能は、ミニプラン以上のプランで利用可能なオペレーションです。フリープランではエラーとなりますのでご注意ください。
- 有料プランには2週間の無料トライアルがあり、期間中は分岐機能を含む全ての機能をお試しいただけます。
- Yoomでダウンロード可能なファイル容量は最大300MBです。アプリの仕様によっては上限が300MB未満になる場合がありますのでご留意ください。
- ファイル容量の制限に関する詳細は、ヘルプページをご確認ください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
クラウドサインとGoogle Driveの連携フロー応用編
今回は「クラウドサイン雇用契約書の締結後」→「Google Driveにファイルを格納」といったフローの解説を行いました。
YoomではクラウドサインやGoogle Driveを使用したテンプレートがあるので、2つご紹介します。
1つ目は「クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新」という以下のテンプレートです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、HubSpotの取引ステージを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、更新漏れや対応の遅れに繋がりやすく、営業活動の正確な進捗管理を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、HubSpotの取引ステージを自動で更新できるため、手作業による手間やミスを減らし、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
■注意事項
- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
このテンプレートを利用することで、HubSpotの取引ステージを自動的に更新してくれるので、手入力する必要がありません。
2つ目のテンプレートは「メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する方法」です。
メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する
試してみる
■概要
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.メールよりもチャットの方が確認がしやすい方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.GoogleDriveで日常的にデータの管理を行なっている方
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・条件に合ったメールの受信をトリガーに、ファイルの格納、チャット通知まで自動で行うことができます。
・メール受信後すぐにGoogleDriveにファイルが格納されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・GoogleDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
メールを受信すると、自動的にGoogle Driveにファイルを格納するので、情報共有がしやすくなります。
まとめ
本記事では「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法」をご紹介しました。
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書の自動保存で時間短縮できることやセキュリティを強化できることが挙げられます。
Yoomを利用することで、これまでの作業から解放されて快適に他の業務に取り組めます。
今回ご紹介したフローと応用編フローを利用して、効率化してください。
