クラウドサインとGoogle Driveを連携して雇用契約書の自動格納！

工程は以下のようになっています。

「メリットと自動化については分かったけど、実際に自動化するにはプログラミング知識が必要なんでしょ？」と思っていませんか？
アプリの連携や自動化にはノーコードツールYoomがオススメです。
専門的な知識が全くなくても、自動化の作成ができちゃいます。
Yoomではテンプレートをご用意しているので、手間はかかりません。

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Yoomを利用している方は、ログインしてください。

クラウドサインとGoogle DriveをYoomと接続する方法

クラウドサインとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておけば、以降の自動化が楽にできます。

初めにクラウドサインのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに載っているので、そちらを見ながら登録してください。

続いてGoogle Driveのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されたら、Google Driveを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。

以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインします。

マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリの欄にクラウドサインとGoogle Driveが表示されます。

クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法

自動化の設定を行うので、下記バナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下のページで変更します。
次にクラウドサインの設定を行うので、「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「アプリトリガーのタイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「トリガーアクション」→書類の締結が完了したら
  

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

次に書類タイトルに雇用契約書を含む場合と含まない場合に分ける分岐の設定を行うので、「書類タイトルが雇用契約書を含む場合」という欄をクリックします。
下記の設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定

分岐対象のアウトプット

• 「オペレーション」→書類の締結が完了したら
• 「アウトプット」→書類タイトル

分岐条件

• 書類タイトル、値を含む、雇用契約書

「保存する」をクリックしましょう。

次に書類タイトルに雇用契約書を含む場合のクラウドサインの設定を行うので、「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックします。
下記の設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→書類に添付されたファイルのリストを取得
  

書類に添付されたファイルIDの一覧を取得する設定を行うので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認してください。
※このアクションで取得したファイルIDを用いて「書類の添付ファイルを取得」アクションを実行することで、書類に添付されたPDFファイルを取得することが可能です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。

次にクラウドサインの書類の添付ファイルを取得する設定を行うので、「書類の添付ファイルを取得」をクリックしてください。
下記の設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→書類の添付ファイルを取得
  

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「書類ID」→{{書類ID}}
• 「ファイルID」→{{ファイルIDの一覧}}
  ※「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで取得したファイルIDを指定してください。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次にGoogle Driveで特定フォルダ内のファイルやフォルダを検索する設定を行うので、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。
下記の設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Google Driveと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索
  

以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。

• 「フォルダID」→GoogleDriveのURL内に記載されている「/folders/●●●●」の部分
• 「ファイル名」→{{書類ID}}
  赤枠をクリックすると、クラウドサインのアウトプットを利用できます。
  {{書類ID}}←こちらがアウトプットです。

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

次にGoogle Driveにファイルをアップロードする設定を行うので、「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
下記の設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Google Driveと連携するアカウント情報」→合っているか確認
• 「アクション」→ファイルをアップロードする
  

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「格納先のフォルダID」→{{ファイルID}}
• 「ファイル名」→押印済み_{{書類タイトル}}
• 「ファイルの添付方法」→アウトプットを取得する、取得ファイル

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にYoomのデータベースにレコードを更新する設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の設定を行います。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「実行アクション」→レコードを更新する

Yoomデータベースを使用するので、クラウドサインの書類IDやファイルを更新するデータベースを用意してください。
新しく作成する方は画面左側にある任意のプロジェクトを選択し、「データベース」をクリックしましょう。
データベースにデータを更新する設定を行うので、「+」をクリックし、「タイトル」を任意で設定してください。
「Aテキスト1」をクリックし、以下のように設定してください。

• 「列を編集」
• 「列名」→書類ID
• 「データタイプ」→テキスト

「Aテキスト2」も同様に設定し、「列名」をファイルにし、「データタイプ」はファイルを選択します。
不要な列は削除しておきましょう。

上記の設定が完了したらこのようになります。

先ほど作成していたフローボットの画面に戻って、「データベースの連携」の設定をします。
「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」→任意で設定
以下の画面は例なので、ご自身で設定したデータベースの項目を設定してください。

以下の画面が表示されるので、設定をしていきましょう。

1.更新したいレコードの条件

• 「書類ID」、「等しい」、「{{書類ID}}」
  以下の画像のようにクラウドサインのアウトプットから「書類ID」を選択します。

2.更新後のレコードの値

• 「書類ID」→{{書類ID}}
• 「既存ファイルの更新方法」→任意で設定
• 「ファイルのアウトプット名」→取得ファイル

「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。

アプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。

クラウドサインとGoogle Driveの連携フロー応用編

今回は「クラウドサイン雇用契約書の締結後」→「Google Driveにファイルを格納」といったフローの解説を行いました。
YoomではクラウドサインやGoogle Driveを使用したテンプレートがあるので、2つご紹介します。

1つ目は「クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新」という以下のテンプレートです。

このテンプレートを利用することで、HubSpotの取引ステージを自動的に更新してくれるので、手入力する必要がありません。

2つ目のテンプレートは「メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する方法」です。

メールを受信すると、自動的にGoogle Driveにファイルを格納するので、情報共有がしやすくなります。

まとめ

本記事では「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法」をご紹介しました。
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書の自動保存で時間短縮できることやセキュリティを強化できることが挙げられます。
Yoomを利用することで、これまでの作業から解放されて快適に他の業務に取り組めます。
今回ご紹介したフローと応用編フローを利用して、効率化してください。