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クラウドサインで雇用契約を締結後に、自動的に書類をGoogle Driveに格納できたら便利ですよね。
この自動化を導入すれば、書類をデータ管理できる上に、データの紛失を防げます。
Yoomを利用することで、スムーズにアプリの連携や自動化の実現が可能です。
本記事では「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法」をご紹介します。
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書の自動保存で時間短縮できることやセキュリティを強化できることが挙げられます。
アプリを連携するメリットと自動化例について以下にまとめてみたので、ご覧ください。
クラウドサインとGoogle Driveを連携することによって、契約書の自動保存で時間短縮ができるというメリットがあります。
たとえば、クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納することが可能です。
これにより、毎月の雇用契約の書類を手動で保存する必要がなくなります。
この自動化を導入することで、契約書類の管理にかかる時間を短縮することが可能です。
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書のステータスでファイルの格納を決定できることが挙げられます。
たとえば、クラウドサインの契約ステータスに応じて、ファイルの格納可否を決めることが可能です。
ファイルの管理が楽になるので、データの確認も容易になります。
また、Google Driveにデータが管理されているため、データの検索をする場合にも便利です。
クラウドサインとGoogle Driveを連携することによって、セキュリティが強化できるというメリットが挙げられます。
Google Driveのセキュリティ機能とバックアップ機能で契約書の安全性が高まります。
これにより、契約書を紛失したり、どこに保管したのか分からなくなることもありません。
契約書のセキュリティやバックアップを重要視しているIT部門の方などにオススメです。
クラウドサインとGoogle Driveのメリットと自動化例についてご紹介しましたが、今回はメリット1の「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する」フローをご紹介します。
今回は「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する」といった以下のテンプレートを使用します。
■概要
雇用契約書がクラウドサインで正式に締結された後、契約書の電子コピーをGoogle Driveに自動的に格納するワークフローを設定します。
■設定方法
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」トリガーを設定します。
・書類タイトルが「雇用契約書」というワードを含むか否かで分岐させます。含む場合、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで書類IDを指定します。
・クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
・Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションでフォルダIDとファイル名を指定します。
・Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納先のフォルダIDとファイル名を指定し、ファイルの添付方法を「アウトプットを使用する」を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを更新する」アクションを選択して該当レコードを検索してファイルを更新します。
■注意事項
・クラウドサインとGoogle Driveとの連携設定が必要です。
工程は以下のようになっています。
「メリットと自動化については分かったけど、実際に自動化するにはプログラミング知識が必要なんでしょ？」と思っていませんか？
アプリの連携や自動化にはノーコードツールYoomがオススメです。
専門的な知識が全くなくても、自動化の作成ができちゃいます。
Yoomではテンプレートをご用意しているので、手間はかかりません。
まだYoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしましょう。
Yoomを利用している方は、ログインしてください。
クラウドサインとGoogle DriveをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておけば、以降の自動化が楽にできます。
初めにクラウドサインのマイアプリ登録を行いますが、Yoomのヘルプページに載っているので、そちらを見ながら登録してください。
続いてGoogle Driveのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されたら、Google Driveを探すか、「アプリ名で検索」で検索しましょう。
以下の画面が表示されたら、Google Driveにログインします。
マイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリの欄にクラウドサインとGoogle Driveが表示されます。
自動化の設定を行うので、下記バナーにある「試してみる」をクリックしてください。
■概要
雇用契約書がクラウドサインで正式に締結された後、契約書の電子コピーをGoogle Driveに自動的に格納するワークフローを設定します。
■設定方法
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」トリガーを設定します。
・書類タイトルが「雇用契約書」というワードを含むか否かで分岐させます。含む場合、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで書類IDを指定します。
・クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
・Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションでフォルダIDとファイル名を指定します。
・Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納先のフォルダIDとファイル名を指定し、ファイルの添付方法を「アウトプットを使用する」を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを更新する」アクションを選択して該当レコードを検索してファイルを更新します。
■注意事項
・クラウドサインとGoogle Driveとの連携設定が必要です。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を変更したい場合は以下のページで変更します。
次にクラウドサインの設定を行うので、「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を任意で設定しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
次に書類タイトルに雇用契約書を含む場合と含まない場合に分ける分岐の設定を行うので、「書類タイトルが雇用契約書を含む場合」という欄をクリックします。
下記の設定を確認してください。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「保存する」をクリックしましょう。
次に書類タイトルに雇用契約書を含む場合のクラウドサインの設定を行うので、「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックします。
下記の設定を確認しましょう。
書類に添付されたファイルIDの一覧を取得する設定を行うので、「書類ID」が{{書類ID}}となっているか確認してください。
※このアクションで取得したファイルIDを用いて「書類の添付ファイルを取得」アクションを実行することで、書類に添付されたPDFファイルを取得することが可能です。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。
次にクラウドサインの書類の添付ファイルを取得する設定を行うので、「書類の添付ファイルを取得」をクリックしてください。
下記の設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次にGoogle Driveで特定フォルダ内のファイルやフォルダを検索する設定を行うので、「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」をクリックします。
下記の設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、設定を行いましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にGoogle Driveにファイルをアップロードする設定を行うので、「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
下記の設定を確認します。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次にYoomのデータベースにレコードを更新する設定を行うので、「レコードを更新する」をクリックしましょう。
以下の設定を行います。
Yoomデータベースを使用するので、クラウドサインの書類IDやファイルを更新するデータベースを用意してください。
新しく作成する方は画面左側にある任意のプロジェクトを選択し、「データベース」をクリックしましょう。
データベースにデータを更新する設定を行うので、「+」をクリックし、「タイトル」を任意で設定してください。
「Aテキスト1」をクリックし、以下のように設定してください。
「Aテキスト2」も同様に設定し、「列名」をファイルにし、「データタイプ」はファイルを選択します。
不要な列は削除しておきましょう。
上記の設定が完了したらこのようになります。
先ほど作成していたフローボットの画面に戻って、「データベースの連携」の設定をします。
「プロジェクト」、「データベース」、「テーブル」→任意で設定
以下の画面は例なので、ご自身で設定したデータベースの項目を設定してください。
以下の画面が表示されるので、設定をしていきましょう。
1.更新したいレコードの条件
2.更新後のレコードの値
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしてください。
アプリトリガーを「ON」にすれば、設定は完了です。
■概要
雇用契約書がクラウドサインで正式に締結された後、契約書の電子コピーをGoogle Driveに自動的に格納するワークフローを設定します。
■設定方法
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」トリガーを設定します。
・書類タイトルが「雇用契約書」というワードを含むか否かで分岐させます。含む場合、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで書類IDを指定します。
・クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
・Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションでフォルダIDとファイル名を指定します。
・Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納先のフォルダIDとファイル名を指定し、ファイルの添付方法を「アウトプットを使用する」を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを更新する」アクションを選択して該当レコードを検索してファイルを更新します。
■注意事項
・クラウドサインとGoogle Driveとの連携設定が必要です。
今回は「クラウドサイン雇用契約書の締結後」→「Google Driveにファイルを格納」といったフローの解説を行いました。
YoomではクラウドサインやGoogle Driveを使用したテンプレートがあるので、2つご紹介します。
1つ目は「クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新」という以下のテンプレートです。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
このテンプレートを利用することで、HubSpotの取引ステージを自動的に更新してくれるので、手入力する必要がありません。
2つ目のテンプレートは「メールで受信した帳票類をGoogle Driveに格納しSlackに通知する方法」です。
■概要
帳票類を添付するメールが届いたらGoogleDriveと連携し、ファイルを格納後、Slackで通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.メールよりもチャットの方が確認がしやすい方
・外勤のフィールドセールス担当者
3.GoogleDriveで日常的にデータの管理を行なっている方
・デジタルツールを活用してデータの管理を行なっている事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・条件に合ったメールの受信をトリガーに、ファイルの格納、チャット通知まで自動で行うことができます。
・メール受信後すぐにGoogleDriveにファイルが格納されるため、担当者間での情報共有がスムーズになります。
■注意事項
・GoogleDrive、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
メールを受信すると、自動的にGoogle Driveにファイルを格納するので、情報共有がしやすくなります。
本記事では「クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイルを格納する方法」をご紹介しました。
クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットは、契約書の自動保存で時間短縮できることやセキュリティを強化できることが挙げられます。
Yoomを利用することで、これまでの作業から解放されて快適に他の業務に取り組めます。
今回ご紹介したフローと応用編フローを利用して、効率化してください。
