Boxとfreee会計を連携して、Boxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する方法

ステップ1：Boxとfreee会計をマイアプリ連携

Boxとfreee会計をYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックしてください。

3.次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。

4.続いてfreee会計をマイアプリ登録します。
Boxの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「freee会計」と入力し、検索結果からfreee会計を選択します。
freee会計にログイン後、「許可する」をクリックしてください。

マイアプリにBoxとfreee会計が表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるBoxのトリガー設定と、その後のfreee会計のオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.「フォルダのコンテンツID」は説明に従って入力し、「次へ」をクリックします。

次の画面で「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.次に、アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.アプリと連携する「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
「事業所ID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。
今回は、「ファイルの添付方法」はアウトプットを使用するを選択し、「ファイル」はダウンロードしたファイルを選択しています。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、Boxとfreee会計の連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のBoxとfreee会計を使った自動化例

その他にもYoomにはBoxとfreee会計を使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Salesforceで取引先が登録されたらBoxに自動で取引先毎のフォルダを作成する
Salesforceで取引先が登録されたら、Boxに自動で取引先ごとのフォルダを作成するフローです。このフローを導入することで、営業担当者は取引先ごとにフォルダを手動で作成する手間を省け、より効率的に業務を行うことが可能になるでしょう。また、取引先情報が一元管理されるため、必要な資料を迅速に確認・共有でき、チーム全体の生産性向上に繋がります。さらに、フォルダ作成に伴うヒューマンエラーがなくなることで、ドキュメント管理の信頼性が向上し、業務の正確性が保証されるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新する
Google スプレッドシートで行が更新されたら、freee会計の取引先情報も更新するフローです。このフローを導入することで、手動でのデータ入力や更新作業を減らし、業務の効率化を図ることができるでしょう。これまで手動でGoogle スプレッドシートからfreee会計へ情報を手動で転記していた方は、この作業が不要になり、作業時間の短縮が期待できます。

3.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された経費を、freee会計に取引登録するフローです。このフローを導入することで、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された情報をもとに、freee会計にも経費申請が自動で作成されるため、作業の手間を削減できるでしょう。これにより、担当者の作業時間が短縮されるため、生産性の向上に繋がります。

まとめ

今回は、Boxとfreee会計を連携させ、Boxでファイルがアップロードされたら、freee会計のファイルボックスに登録する方法をご紹介しました。Boxとfreee会計の連携は、経理業務の効率化だけでなく、データの正確性向上や法令遵守の強化にも繋がります。手動作業の削減により従業員の負担を軽減し、ヒューマンエラーのリスク低減が期待できます。また、自動化されたシステムによりリアルタイムでの情報共有が可能となり、経営判断のスピードアップにも繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考にBoxとfreee会計の連携を試してみてください。
効率的で正確な経理業務は、企業の成長と信頼性向上に不可欠な要素です。今後も積極的にデジタルツールを活用し、さらなる業務効率化を目指していきましょう。