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【ノーコードで実現】BoxのデータをGoogle Driveに自動的に連携する方法
複数のクラウドサービスを使い分ける日々、BoxとGoogle Driveに分散したファイルを手動で移動したり整理したりするのは時間がかかりますよね。
そんな面倒な作業を自動化する方法があるんです！
BoxとGoogle Driveを連携することで、ファイルの転送や整理が自動でできるようになります。
例えば、Boxにアップロードされたファイルを自動的にGoogle Driveに転送したり、新しいフォルダを作ってそこにファイルを格納したり、さらにはCSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換することまで。
これで、煩わしい手作業から解放され、業務効率も大幅にアップします。
さあ、これからその実現方法を見ていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとGoogle Driveの連携が可能です。
YoomにはあらかじめBoxとGoogle Driveを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとGoogle Driveを連携してできること
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにBoxとGoogle Driveの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
Boxにアップロードされたファイルを自動でGoogle Driveに転送し、クラウド間でのファイル管理を効率化するフローです。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Boxにファイルがアップロードされたら、Google Driveでフォルダを作成し転送する
Boxにファイルがアップロードされた際に、自動でGoogle Driveに新しいフォルダを作成し、その中にファイルを転送するフローで、クラウド間での整理と管理をスムーズに行います。
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でGoogle Driveにフォルダを作成し、ファイルを転送する作業は手間がかかる上に、時にはミスも発生しやすいのではないでしょうか。
特に複数のストレージサービスを併用している場合、ファイル管理の煩雑さは業務効率の低下に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、Google Driveでのフォルダ作成とファイル転送が自動で行われるため、作業の時間短縮や担当スタッフの負担削減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Drive間で日常的にファイルを手動で移動させており、手間を感じている方
- ファイル管理の効率化を目指し、手作業によるコピーミスや保存漏れを防止したい方
- 複数のクラウドストレージを活用しており、それらの連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、Google Driveでのフォルダ作成とファイル転送が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動やフォルダ作成時に起こり得る、保存場所の間違いやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxおよびGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、ファイルを格納するための新しいフォルダを作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォルダを作成するアクションやファイルをアップロードするアクションでは、Boxのトリガーや先行するオペレーションで取得したファイル名やフォルダ名といった情報を変数として活用し、動的にフォルダ名を設定することが可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、手作業でGoogle Driveにフォルダを作成し、ファイルを転送する作業は手間がかかる上に、時にはミスも発生しやすいのではないでしょうか。
特に複数のストレージサービスを併用している場合、ファイル管理の煩雑さは業務効率の低下に繋がることもあります。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーとして、Google Driveでのフォルダ作成とファイル転送が自動で行われるため、作業の時間短縮や担当スタッフの負担削減が見込めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Drive間で日常的にファイルを手動で移動させており、手間を感じている方
- ファイル管理の効率化を目指し、手作業によるコピーミスや保存漏れを防止したい方
- 複数のクラウドストレージを活用しており、それらの連携を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると、Google Driveでのフォルダ作成とファイル転送が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるファイルの移動やフォルダ作成時に起こり得る、保存場所の間違いやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxおよびGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、Boxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します。
- 次に、Google Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、ファイルを格納するための新しいフォルダを作成します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを先ほど作成したフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォルダを作成するアクションやファイルをアップロードするアクションでは、Boxのトリガーや先行するオペレーションで取得したファイル名やフォルダ名といった情報を変数として活用し、動的にフォルダ名を設定することが可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxにCSVファイルがアップロードされたら、Google Driveを使用してGoogle スプレッドシートに変換する
BoxにCSVファイルがアップロードされると、Google Driveを使って自動的にGoogle スプレッドシートに変換するフローで、データの整理と活用を簡単に行えます。
■概要
BoxにアップロードされたCSVファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに変換する作業は手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにCSVファイルがアップロードされるだけで、Google DriveでのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの変換までを完全に自動化し、こうした定型業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用し、CSVファイルの変換作業を手作業で行っている方
- 定期的に発生するデータ処理業務の時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
- ファイル変換時の操作ミスやデータ形式の不統一を防ぎたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのCSVファイルアップロードをトリガーにGoogle Driveでのスプレッドシート変換までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ処理の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定し、アップロードしたCSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、CSVファイルを格納したいフォルダを任意で選択してください。
- 変換後のGoogle スプレッドシートのファイル名は、固定値のほか、元のファイル名など動的な値を設定でき、格納先のフォルダも任意で選択可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
BoxにアップロードされたCSVファイルを、都度手作業でGoogle スプレッドシートに変換する作業は手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにCSVファイルがアップロードされるだけで、Google DriveでのファイルアップロードからGoogle スプレッドシートへの変換までを完全に自動化し、こうした定型業務の負担を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用し、CSVファイルの変換作業を手作業で行っている方
- 定期的に発生するデータ処理業務の時間を短縮し、コア業務に集中したいと考えている方
- ファイル変換時の操作ミスやデータ形式の不統一を防ぎたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxへのCSVファイルアップロードをトリガーにGoogle Driveでのスプレッドシート変換までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮します。
- 手作業によるファイルのダウンロード忘れや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ処理の正確性を向上させることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「CSVファイルをスプレッドシートに変換する」アクションを設定し、アップロードしたCSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、CSVファイルを格納したいフォルダを任意で選択してください。
- 変換後のGoogle スプレッドシートのファイル名は、固定値のほか、元のファイル名など動的な値を設定でき、格納先のフォルダも任意で選択可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとGoogle Driveの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとGoogle Driveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとGoogle Driveの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxにファイルがアップロードされたら、Google Driveにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとGoogle Driveをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Boxのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Boxの連携
1.検索する
検索ボックスにBoxと入力し、Boxのアイコンをクリックします。
2.アクセスを許可する
マイアプリへ連携するためYoomに権限を付与する必要があります。
「Boxへのアクセスを許可」を選択してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートコピー
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるBoxのフォルダを設定します。
今回は、下記の赤枠のようなフォルダを作成しました。
まだ、フォルダの準備をしていない場合はこのタイミングで作成してください。
この後のテスト操作でファイルがアップロードされている必要があるため、テストファイルをアップロードしてください。
Boxの準備が整ったら、Yoom画面に戻って「フォルダのコンテンツID」を入力しましょう。
入力欄下の注釈を参考に、作成したBoxのコンテンツIDを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功するし、下記のような画面になればOKです!
「次へ」を押して進みましょう。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
すでにトリガーとなるファイルがアップロードされているので、もう一度「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、下記のような画面が表示されます。
アップロードしたファイル名が反映していればOKです。
「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：Boxのファイルをダウンロードする設定
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
先ほどBoxにアップロードしたファイルをダウンロードする設定をします。
コンテンツIDの入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されます。
BoxのコンテンツIDを選択してください。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行します。
テストが成功すると、ダウンロードボタンが表示されますのでBoxにアップロードした資料かどうか確認してみましょう。
ファイルが正しければ、「保存する」を押して次へ進みます。
ステップ5：Google Driveにファイルをアップロードする設定
1.アクションの選択
以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3.API接続設定
ここでは、アップロード先であるGoogle Driveフォルダを設定します。
まだ、Google Driveフォルダを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記赤枠のようなフォルダを作成しました。
Google Driveの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
- 格納先のフォルダID：入力欄をクリックすると、下記のような候補が表示されますので、先ほど作成したフォルダを選択してください。
- ファイル名：入力欄をクリックするとアウトプットが表示されます。お好きなファイル名をアウトプットを活用して入力してください。
- ファイル：デフォルトで先ほどBoxからダウンロードしたファイルが設定されています。
変更不要なので、そのままで大丈夫です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google Driveにファイルがアップロードされているはずなので確認してみましょう。
下記のように指定したファイル名で保存されていればOKです!
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
Google DriveのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する
Google DriveにPDFファイルがアップロードされると、自動的にBoxにもファイルが連携されるフローで、異なるクラウド間でのファイル共有がスムーズに行えます。
■概要Google DriveとBoxを併用する中で、同じファイルを両方のストレージに手作業でアップロードする手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、更新漏れや二重管理といった課題にも繋がります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにもファイルが連携されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする
毎週Google Driveにアップロードされた複数のファイルを自動でBoxに転送するフローで、クラウド間でのファイル管理を効率的に行い、手作業を減らして作業の生産性を向上させます。
■概要
毎週、Google Driveに保存されている特定のファイルをBoxへ手作業でアップロードしていませんか？この定期的な作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive内の複数ファイルを自動でBoxへアップロードできるため、手作業によるファイル管理の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBox間で定期的にファイル移動やバックアップを行っている方
- 手作業によるファイルアップロードの時間的ロスや、それに伴うミスをなくしたい方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間にファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、ファイルのアップロード漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように曜日や時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、取得したファイルそれぞれに対して、Google Driveからファイルをダウンロードするアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルの一覧を取得するアクションで、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、ファイルを格納したいフォルダのパスを任意で設定してください。
■概要
毎週、Google Driveに保存されている特定のファイルをBoxへ手作業でアップロードしていませんか？この定期的な作業は時間がかかるだけでなく、ファイルの選択ミスやアップロード漏れといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle Drive内の複数ファイルを自動でBoxへアップロードできるため、手作業によるファイル管理の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBox間で定期的にファイル移動やバックアップを行っている方
- 手作業によるファイルアップロードの時間的ロスや、それに伴うミスをなくしたい方
- 複数のクラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎週決まった時間にファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手を介さずに処理が実行されるため、ファイルのアップロード漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」フローが起動するように曜日や時間を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得する」アクションを設定します。
- 続いて、取得したファイルそれぞれに対して、Google Driveからファイルをダウンロードするアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでファイルの一覧を取得するアクションで、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。
- Boxにファイルをアップロードするアクションで、ファイルを格納したいフォルダのパスを任意で設定してください。
BoxやGoogle DriveのAPIを使ったその他の自動化例
Google Driveとの連携以外でも、BoxのAPIを使用してさまざまな業務を自動化することが可能です。もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Boxを使った便利な自動化例
ファイルがアップロードされたら他ツールに通知したり、他ツールで作成したファイルをBoxに格納したりできます。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
■概要DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
■注意事項- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
Boxを利用していると、フォルダ内のファイル管理や更新情報の追跡が煩雑になることがあります。
特に、多数のファイルが頻繁に追加・更新される環境では、手動で情報を整理するのは大変です。
このワークフローを活用すれば、BoxとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、常に最新のファイル一覧を手軽に確認できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方
- 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方
- BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方
- 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
また、ファイルの追加や変更がGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の状態を把握できます。
自動化によって、複数のファイル情報を一つのスプレッドシートで管理でき、情報共有がスムーズになります。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方
- 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとYoomを連携してください。
- DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方
- 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方
- DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方
- DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。
- はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。
- boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。
- Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでファイル付きの回答を定期的に受け付けている業務担当者の方
- 収集したファイルをBoxで管理しており、手作業でのアップロードを自動化したい方
- ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや格納ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれるファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、前のステップで取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、対象としたいフォームIDや、フローが起動する実行間隔を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードするオペレーションでは、トリガーで取得した情報（アウトプット）からファイルIDを動的に指定します。
- Boxにファイルをアップロードするオペレーションでは、保存するファイル名や格納先のフォルダIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
■概要
Boxで管理しているファイルについて、関係者への共有はどのように行っていますか？手動での通知は手間がかかる上に、連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルがアップロードされると、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルに通知を送信できます。これにより、重要な情報の共有を迅速かつ確実に行い、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有の効率化を図りたいと考えている方
- Boxへのファイルアップロードを手動で通知しており、手間や連絡漏れに課題を感じている方
- チーム内での迅速かつ確実な情報伝達体制を構築し、業務の円滑化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxにファイルがアップロードされると自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 通知作業が自動化されることで、連絡漏れや共有先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知内容を定義します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのトリガー設定では、どのフォルダへのアップロードを監視するか、対象のフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsのオペレーション設定では、通知を送りたいチームIDとチャネルIDを任意で指定し、送信するメッセージ内容も自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- BoxとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveを使った便利な自動化例
こちらもファイルがアップロードされたら通知したり、Google スプレッドシートに従業員情報が追加されたらファイルの権限を変更したりできます。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionでファイル管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
- SaaS間の連携によって業務を効率化する、具体的な方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でNotionへレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、ファイル名やURLの入力間違いや、レコードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルの追加を監視したい特定のフォルダを任意で設定してください。
- Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
- Notionデータベースの各プロパティ（項目）に、トリガーとなったGoogle Driveから取得したどの情報（ファイル名やURLなど）を反映させるか任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに新しいファイルが追加された際、チームへの共有や通知が遅れてしまうことはありませんか。手動での通知は手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたタイミングをトリガーに、指定したGoogle Chatのスペースへ自動で通知することが可能になり、情報共有の迅速化と効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとGoogle Chatを連携させ、情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 手作業による通知の手間や、共有漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- チーム内でのファイル共有プロセスを標準化し、業務効率を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイル作成時に自動で通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 通知プロセスが自動化されることで、連絡の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象としたいフォルダを指定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、通知したい内容を記述します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送付したいスペースやダイレクトメッセージを任意で指定することが可能です
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定できるだけでなく、トリガーで取得したファイル名やURLといった情報を変数として埋め込み、動的な内容にすることもできます
■注意事項
- Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
- https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、その情報を手動でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は定型的でありながら、情報の入力漏れやミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でNotionにレコードが作成されるため、こうしたファイル管理の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとNotionでファイル管理を行い、手作業での情報転記に手間を感じている方
- チーム内のファイル共有プロセスを自動化し、情報共有の漏れをなくしたいと考えている方
- SaaS間の連携によって業務を効率化する、具体的な方法を探しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveにファイルが追加されると自動でNotionへレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、ファイル名やURLの入力間違いや、レコードの作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したファイル情報をデータベースに反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、ファイルの追加を監視したい特定のフォルダを任意で設定してください。
- Notionのオペレーション設定では、レコードを追加したいデータベースを任意で指定してください。
- Notionデータベースの各プロパティ（項目）に、トリガーとなったGoogle Driveから取得したどの情報（ファイル名やURLなど）を反映させるか任意で設定してください。
■注意事項
- Google DriveとNotionをYoomに連携させる必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
■概要
Salesforceで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Salesforceを顧客情報の一元管理場所として使用している企業
・取引先ごと情報管理を行う業務担当
・リード管理を行い、関連情報を蓄積する業務の方
・案件ごとに状況を登録してチームで共有している方
2.Google Driveを活用してファイル管理をしている方
・担当企業ごとのフォルダを作成している方
・管理するデータをわかりやすく共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveはファイルの一元管理に適したツールです。
併せてSalesforceを活用して顧客情報を管理しGoogle Driveで管理するファイルと関連付けることで、必要な情報へのアクセスをスムーズにします。
しかし、Salesforceへ取引先の登録のたびに、毎回Google Driveに手作業でフォルダを作成するのは、チーム全体の生産性にも悪影響を及ぼす可能性があります。
チーム全体の業務進行をよりスムーズにしたいと考える方にこのフローは適しています。
このテンプレートを使用するとSalesforce上で取引先が追加されると自動でGoogle Driveに取引先のフォルダを作成し、手作業を省きます。
フォルダ作成を自動化し手作業でかかっていた時間を他の業務に充てることで、チーム全体の生産性の向上につながります。
■注意事項
・Salesforce、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Gmailで受信した請求書や重要書類の添付ファイルを、手動でGoogle Driveに保存する作業に手間を感じていませんか？
一つ一つ対応していると時間がかかり、保存忘れなどのミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードすることが可能になり、ファイル管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルのダウンロードや整理に時間を要している方
- 取引先からの請求書などをGoogle Driveで一元的に管理したい経理担当者の方
- 手作業によるファイルの保存漏れや、格納場所の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで添付ファイルが自動保存されるため、手作業でのファイル管理にかかる時間を削減できます。
- 手動でのアップロード作業がなくなることで、ファイルの保存漏れや格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定で、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定してください。
- 添付ファイルの有無で処理を分ける分岐の条件は、必要に応じて任意の内容に設定することが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDやファイル名を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- メールの自動振り分け設定で指定ラベルの添付ファイルの有無を判別している場合、分岐設定は不要です。
- 分岐機能（オペレーション）はミニプラン以上、Shopifyとの連携はチームプラン以上でご利用いただけます。対象外のプランの場合は設定しているオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用できます。
■概要
従業員の入社や異動に伴うGoogle Driveのファイル権限設定は、手作業で行うと時間がかかり、設定ミスも起こりがちではないでしょうか。特に、部署ごとにアクセスできるフォルダが異なると、管理はさらに複雑になります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに従業員情報を追加するだけで、所属部署に応じた適切なファイル権限を自動で付与できるため、こうした管理業務を効率化し、セキュリティを保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・総務担当者の方
- 部署異動や入社の度にGoogle Driveの権限を手動で設定している情報システム担当者の方
- 従業員のアクセス権限管理を自動化し、セキュリティを強化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スプレッドシートへの追加を起点に権限付与が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動での権限設定による付与ミスや漏れを防ぎ、意図しない情報漏洩のリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、従業員情報が追加されたことを検知します。
- 次に、オペレーションで「進行先切り替え機能」を設定し、スプレッドシートから取得した部署情報をもとに、後続の処理を分岐させます。
- 最後に、分岐した各進行先でGoogle Driveの「指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与する」アクションを設定し、部署に応じた権限を付与します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシートIDやシートID、監視したいテーブルの範囲などを任意で指定してください。
- 進行先切り替え機能では、スプレッドシートから取得した部署名などの情報をもとに、条件を設定して後続の処理を分岐させることができます。
- Google Driveのアクションでは、付与する権限の種類（閲覧者、編集者など）や対象のファイル・フォルダID、権限を付与するユーザーのメールアドレスを指定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
終わりに
BoxとGoogle Driveの連携を活用すれば、ファイルの管理が一気に効率化されます。
例えば、Boxにファイルをアップロードするだけで、Google Driveに自動で転送される仕組みが整い、ファイルの整理や転送の手間を完全に省けます。
さらに、CSVファイルをGoogle スプレッドシートに変換するなど、データ活用の幅も広がり、時間を大幅に節約できるでしょう。
忙しいビジネスパーソンにとって、クラウド間でのファイル管理を自動化することで、手間のかかる作業から解放され、もっと大切な仕事に集中できるようになります。
今すぐこの連携フローを試して、業務を一歩先へ進めてみましょう！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
