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BoxとGoogle Driveを連携してファイルを自動同期する方法
日々大量のファイルをBoxとGoogle Driveの両方へアップロードしていると、手動での転送作業に大きな手間を感じるのではないでしょうか。
連携設定についても「専門知識が必要で難しそう」という不安を抱きがちです。
しかし、Google Driveに保存するだけでBoxへも自動保存される仕組みがあれば、ファイルの管理や共有は格段に楽になります。
本記事では、ノーコードツールを用いてプログラミングなしで簡単にファイル管理を効率化する方法をご紹介します。
誰でも手軽に自動同期や移行を実現できるので、ぜひ設定を試してみてください。
BoxとGoogle Driveを活用したおすすめ自動化テンプレート
ノーコードツールであるYoomを活用すれば、BoxとGoogle Drive間のファイル同期や移行をプログラミングなしで実現できます。
手軽に自動化を試してみたい方向けに、特によく使われている連携テンプレートを2つ厳選しました。
アカウントを連携するだけで、これまでの手作業を自動化する仕組みが整います。
まずは無料で使えるYoomの登録フォームからアカウントを作成し、便利な連携機能を体感してください。
▼具体的な活用方法や事例が気になる方へ！お気軽に資料請求
Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを自動連携・同期
Google Drive内にPDFファイルがアップロードされたことを検知し、指定したBoxのフォルダへ自動的にファイルを保存するテンプレートです。「テンプレート名にPDFとあるからPDFしか使えないのでは？」と思われるかもしれませんが、本テンプレートはPDFだけでなく、Excel・Word・画像など各種ファイル形式に対応しています。
この連携を活用することで、二つのストレージ間で行き来する手間を省き、情報の管理漏れを防ぐことができます。
■概要Google DriveとBoxを併用する中で、同じファイルを両方のストレージに手作業でアップロードする手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、更新漏れや二重管理といった課題にも繋がります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにもファイルが連携されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
Boxに新しいファイルが保存された際、そのファイルをGoogle Driveの指定フォルダへ自動で転送するテンプレートです。
Boxをメインストレージとして使いつつ、他のチームが参照するGoogle Driveにも自動でファイルを配置したいシーンで役立ちます。
この連携を活用することで、異なるクラウドストレージ間のデータ移行や二重管理の手間を削減し、誰でも簡単に最新データを共有できる環境が整います。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイル管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に、Boxに保存したファイルをGoogle Driveに手作業で転送するのは手間がかかり、共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをトリガーに指定したGoogle Driveのフォルダへ自動でファイルを転送できるため、手作業によるファイル管理の課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGoogle Driveを併用しており、ファイル転送に手間を感じている方
- チームや部署間で異なるストレージを利用し、手動でのファイル共有に時間を要している方
- ファイルのバックアップや二重管理を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- BoxにファイルをアップロードするだけでGoogle Driveへ自動で転送されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動が不要になることで、転送忘れやファイルバージョンの間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルをアップロードするアクションで、格納先としたいフォルダIDを任意で設定してください。
- アップロードする際のファイル名は、固定のテキストを入力したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
BoxとGoogle Driveの自動同期を実際に試してみた！
それでは、プログラミングなどの知識がゼロでも業務を自動化できるYoomを利用して、実際にノーコードでフローボットを作成してみましょう！
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- BoxとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Boxのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
- トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認
■概要Google DriveとBoxを併用する中で、同じファイルを両方のストレージに手作業でアップロードする手間を感じていませんか。手作業でのファイル管理は、更新漏れや二重管理といった課題にも繋がります。このワークフローを活用することで、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、自動でBoxにもファイルが連携されるため、こうしたファイル管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとBoxを併用し、手作業でのファイル連携に手間を感じている方
- Google Driveにアップロードした重要なファイルを、Boxへ自動でバックアップしたい方
- ストレージ間のファイル管理を自動化し、更新漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveにファイルをアップロードするだけでBoxにも自動連携されるため、手作業でファイルを二重に管理する時間を削減できます。
- 手作業によるアップロード漏れや更新忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、連携の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
- Google Driveでファイルをダウンロードする際は、トリガーで取得したファイルのIDを変数として設定します。
- Boxへのアップロード設定では、アップロード先のフォルダを任意で指定したり、ファイル名を固定の値やGoogle Driveから取得した情報をもとに設定したりすることが可能です。
■注意事項
- Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：BoxとGoogle Driveのマイアプリ連携
※Boxは、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているBoxも問題なくお試しいただけます。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
【Boxのマイアプリ連携方法】
続いて、Google Driveのマイアプリ連携を行っていきます。
画面左のマイアプリをクリックし、画面右上の新規接続をクリック！
Google Driveと入力してGoogle Driveのアイコンを押します。
次の画面で使用したいアカウントを選択しました！
表示内容を確認し次へをクリック。
再度表示内容を確認して続行をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ連携も終わりです。すぐに連携が終わるのは嬉しいですね！
こんな感じで登録されていました！これで準備完了です。
次からフローボットの作成に入ります。
ステップ2：テンプレートをコピーする
テンプレートは、以下のバナーにある「試してみる」をクリックすると簡単にコピーできます！
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.以下の画面表示に移り変わりました。「OK」をクリックし設定を始めていきます。
事前準備
まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
今回は、Google Driveにテストするフォルダと、その中に画像ファイルをアップロードしておきました！
※このテンプレートは、PDFだけでなくExcel、Word、画像（JPEG/PNG）、ZIPなど、あらゆるファイル形式に対応しています。そのため、日常業務で扱う多様なドキュメントを、形式を問わず丸ごと自動で転送・バックアップでき、ストレージ間の情報集約がより確実になります
・ダウンロード可能なファイル容量は、オペレーションやアプリの仕様によって異なります。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
ステップ3：【Google Driveのトリガー設定】
続いて、以下の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
連携するアカウント情報を選択します。
「トリガーアクション」を任意のものに変更できますが、今回はタイトルと同じく「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」にしました。
次へを押して、トリガーの起動間隔とフォルダIDを設定します。
入力し終えたら、テスト用フォルダにファイルをアップロードしてテストをクリック！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
テストが成功し取得した値が表示されました！実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して完了をクリック！
ステップ4：【Google Driveの設定】
Google Driveのロゴの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」をクリック！
連携するアカウント情報を選択します。
「アクション」は任意のものに変更できますが、今回は「ファイルをダウンロードする」のままにしました！
「ファイルID」は、先ほど取得した値から選択します。（入力バーをクリックすると、以下のように情報が展開されます。）
テストを実行し先ほどと同様に取得した値が確認できたので「完了」をクリックします！
ステップ5：【Boxの設定】
最後にBoxの設定をしていきます。
Boxのロゴの「ファイルをアップロード」をクリック。
連携するアカウント情報を選択し、「アクション」を「ファイルをアップロード」に設定して「次へ」をクリックします。
次へを押すとファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法などを入力する画面になりました。
こちらの設定では、特に取得した値を活用する場面が多かったです。最終的に、以下の内容で設定しました。
ファイル名：入力バーをクリックし表示された候補からファイル名を選択
格納先フォルダのコンテンツID：注釈を参照しIDを入力
ファイルの添付方法：取得した値を使用
ファイル：GoogleDriveからの取得ファイル
それではテストを実行してみます！
テストに成功しました！Boxのアプリ画面も確認し、問題なかったので完了をクリックします。
【Boxに自動でアップロードされています！】
最後に「トリガーをON」をクリックし、フローボットが正しく起動することを確認して自動化の設定完了です！
フロー構築の紹介は以上となります。皆さんの業務が少しでも軽くなるヒントになれば嬉しいです！
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Google DriveやBoxを使ったその他の自動化例
本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Google Driveを活用した自動化例
Googleフォームの送信やSalesforceの登録など、日々の業務をきっかけにGoogle Driveを自動整理することができます。ファイルの保存やアクセス権の設定、契約書の格納まで一連の流れをノーコードで効率化！
■概要 Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Google スプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。 ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。 途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。 ■注意事項 ・Google Drive、Google スプレッドシート、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。 ■概要 Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。 ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。 また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。 ※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。 ■注意事項 ・Google DriveとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 ■概要 Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納するフローです。 ファイルの内容を手作業で入力せずに、迅速かつ正確にデータベースに追加することができます。 また、途中に担当者依頼を加えることにより確実なデータ追加を可能にすることもできます。 ※途中に担当者依頼を加えたフローボットテンプレートはこちらを参照してください。 ■注意事項 ・Google Drive、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。 ・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxを活用した自動化例
Boxは、画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、ChatGPTやPerplexityと連携し、要約や文字起こしが可能です。また、Google スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。
■概要 Boxに重要なファイルを追加した際、関係者への共有連絡を手作業のメールで行っていませんか。こうした手作業は手間がかかるだけでなく、通知の遅延や連絡漏れといったミスに繋がる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Boxの特定フォルダにファイルが追加されたことをきっかけにOutlookからメールを自動で送信できます。これにより、迅速かつ正確な情報共有が実現し、業務の停滞を防げます。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項 ■概要 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。 ■このテンプレートをおすすめする方 1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方 ・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者 ・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者 ・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方 2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方 ・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方 ・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント 3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方 ・業務自動化を目指している中小企業の経営者 ・データの正確性を高めたい事務職員 ■このテンプレートを使うメリット ・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。 ・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。 ■注意事項 ・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 ■概要 ■このテンプレートを使うメリット ■概要 Boxに保存されたファイルの状況確認や定期的な報告を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかるだけでなく、確認漏れや報告忘れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にBox内のファイル情報を自動で取得し、内容を要約した上でSlackへ通知できます。面倒な定期報告業務から解放され、業務の効率化を実現します。 ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■このワークフローのカスタムポイント ■注意事項
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する」ワークフローは、Boxに保存されたファイルを自動的にOCR処理し、そのデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
ファイルがBoxに追加されるたびに自動でOCR処理が行われ、必要な情報がGoogle スプレッドシートに整理されるため、効率的なデータ管理が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
ファイル追加から情報転記までのプロセスを自動化し、手動作業による手間を削減することができます。
OCR機能により、画像やPDFからテキストデータを正確に抽出し、Notionに追加することで情報が一元管理され検索や共有が容易になります。
また、データ入力のミスを防止できるため、正確な情報管理を実現できます。
まとめ
ファイルのダウンロードとアップロードを繰り返す作業は、想像以上に時間を奪うものです。特に扱うデータ量が増えるほど、そのタイムロスは無視できない課題となります。
もし大量のファイルを扱うタスクにおいて、ストレージ間のやり取りが自動で完結すれば、業務時間が短縮されます。その上で、正確なバックアップ体制が整い、チーム全体の生産性が向上するなら、これ以上の改善はありません。
BoxとGoogle Driveを連携させることで、日々の業務プロセスはもっとスムーズに変わります。プログラミングの知識がなくても、Yoomを使えば誰でも手軽に自動化をスタートできるので、ぜひこの機会に試してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
