BoxとGoogle Driveの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-04-21

BoxとGoogle Driveを連携したらファイルのやり取りが自動化した!

a.ohta

日々大量のファイルをBoxとGoogle Driveの両方にアップロードしている方に朗報です。Google Driveにファイルを保存するだけで、Boxにも自動で保存できる方法があります!

片方のストレージにファイルを保存するだけで、もう一方のストレージにも自動で保存されるなら、こんなに楽なことはありませんよね。

チーム間やメンバー間で、ファイルのやりとりや管理が格段に簡単になるのではないでしょうか。

本記事では、Google DriveとBoxをノーコードで連携し、ファイル管理を効率化する方法をご紹介します。

プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね!

こんな方におすすめ

  • Google DriveとBoxでの業務効率化を考えている方。
  • Google DriveとBoxに同じファイルを保存している方。
  • Google DriveとBoxを連携して、ファイルの保存漏れや保存ミスを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

BoxとGoogle Driveの連携フローの作り方

それでは、プログラミングなどの知識がゼロでも業務を自動化できるYoomを利用して、実際にノーコードでフローボットを作成してみましょう!

Yoomの登録が終わったら、Yoomと各アプリを連携させましょう。

これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です!

BoxとGoogle driveのマイアプリ連携

まずは下記テンプレート「Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する」の画面下にある「試してみる」をクリック!

そうすると「マイプロジェクト」というページに移行します。

画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択しましょう。

     ↓

右上の新規接続をクリック!

     ↓

検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てきます。クリックしましょう。

以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。Boxのマイアプリ連携はこれにて終わり。早いですね!!

この勢いのままGoogle Driveのマイアプリ連携もいきましょう!

同じく画面右上の新規接続をクリック!Google Driveと入力してGoogle Driveのアイコンを押します。

上記の画面になったら赤枠を押しましょう。

次に認証画面に移行するので、権限を全て許可にするのを忘れないようにしてください。

認証したらGoogle Driveのマイアプリ連携も終わりです。

こちらも早い!!すぐに連携が終わるのは嬉しい…!

こんな感じで登録されていますね!これで準備完了です。

次からフローボットの作成にはいります。

フローボットの設定方法

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。

そのため、Google Driveにテストするフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを1つ2つアップロードしておきましょう。

【Google Driveのトリガー設定】

マイアプリ登録が完了したら画面左の「マイプロジェクト」をクリック

     ↓

Google Driveアイコンの「【コピー】Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する」という画面に入り、右上の編集するをクリック

     ↓

Google Driveのロゴの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押しましょう。

     ↓

連携するアカウント情報を選択します。

そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう!

今回はタイトルと同じく「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」にしました。

     ↓

‍次へを押して、トリガーの起動間隔とフォルダIDを設定しましょう。

入力し終えたらすぐ下のテストをクリック!

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。

画像のように青くテスト成功と表示されたら保存を押します。

トリガーの設定はこれにて完了です。サクサク行きます!!

【Google Driveの設定】

Google Driveのロゴの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」をクリック!

     ↓

連携するアカウント情報を選択します。

1番下の「アクション」を任意のものに変更しましょう。

ここでは、「ファイルをダウンロードする」のままにしました!

     ↓

‍次へを押すとファイルIDの部分に{{ファイルID}}と入力してあるので、そのままテストを押してみてください。

画像のように青くテスト成功と表示されたら保存を押します。

次が最後の設定です。早い…!早いです!!

【Boxの設定】

最後にBoxの設定をしましょう。

Boxのロゴの「ファイルをアップロード」をクリック

     ↓

連携するアカウント情報を選択します。1番下の「アクション」を「ファイルをアップロード」にしましょう。

     ↓

‍次へを押すとファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法などを入力する画面になりますが、内容を変更するのは格納先フォルダのコンテンツIDのみでも大丈夫です。

Boxにファイルをアップロードするフォルダを作成して、そのフォルダのコンテンツIDをコピー&ペーストします。

すぐ下のテストをクリックして画像のように青くテスト成功と表示されたら保存です!

【Boxに自動でアップロードされています!】

以上でフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした!

Google DriveやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

Google DriveとBoxを連携した自動化例

毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする連携も可能です。
また、Boxに追加されたファイルをGoogle Driveにアップロードしたり、毎週Boxの複数ファイルをGoogle Driveにアップロードしたりすることもできます。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveでファイルやフォルダが作成されたらチャットツールに通知する

Google Driveにファイルやフォルダが作成されたら、SlackやDiscordなどに自動で通知します。

データベースにレコードが追加されたらフォルダを作成する

Google スプレッドシートやNotionなどにレコードが追加されたら、Google Driveにフォルダを自動で作成します。

メールで受信した添付ファイルをGoogle Driveにアップロードする

GmailやOutlookなどで受信した添付ファイルをGoogle Driveに自動でアップロードします。

Boxを活用した自動化例

顧客管理ツールで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

SalesforceやHubSpotなどに取引先が登録されたら、Boxに取引先ごとのフォルダを自動で作成します。

Web会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ保存する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、録画データをダウンロードしてBoxへ自動で保存します。

フォームで送信されたファイルをBoxに保存する

Googleフォームなどで送信されたファイルをBoxに自動で保存します。

BoxとGoogle Driveを連携するとメリットがたくさんある!

1. ファイル保存の手間が減る!

BoxもGoogle Driveもとても便利ですよね。

ただ、2つとも利用していると、片方でファイルを保存し、もう片方にアップロードする…という手間が増えますよね。
ファイルの数が多ければ余計に時間がかかる上、フォルダもどんどん増えていき、管理もしにくくなるのではないでしょうか。

でも、BoxとGoogle Driveを連携すればこうした手間から解放されます!どちらか片方にアップロードしたファイルを自動でもう一方のストレージに保存してくれるなんて夢のようですね…!

2. バックアップがしやすくなる!

もし、1つのストレージのみで管理している重要なファイルが消えてしまったら……。そう考えるだけでも背筋が凍りますよね。しかし2つのストレージで管理をしていれば、1つが消えてしまっても問題ありません。

もちろん各ストレージにファイルをアップロードしていくのは面倒です。

なので、Yoomを使ってファイルを自動転送すれば、幾度にも及ぶダウンロードとアップロード、そしてファイルの消失も回避できるはずです。

3. チームでの仕事がはかどる!

Google Driveの場合、共有するフォルダを作成して権限を選んで招待して…といった段階を踏めばいくらでもファイルのやり取りが可能になりますが、人により権限をどうするかなどの細やかな設定に悩むことがありませんか。共有する人数が多い場合にはこのような悩みは尽きないはず。

しかしBoxとGoogle Driveを連携することによりこうした悩みは瞬時に解決可能です!

BoxとGoogle Driveの両方のツールで同じファイルを確認できるので、権限の付与で悩むことから解放され、メンバーも効率的に作業を進められるのではないでしょうか。

BoxとGoogle Driveを連携してファイル管理を快適に!

画像のダウンロードとアップロードの両方を行うとそれなりにタイムロスをします。しかも消費する時間はデータ量に比例するのではないでしょうか。

ということは、大量の画像ファイルを使用するタスクにおいてファイルのやりとりが自動で完結すれば、かなりの時間短縮になるということです!

その上でファイルのバックアップができたりチーム全体の効率が上がったりするなら、願ってもいない改革が期待できますよね。

BoxとGoogle Driveの連携で、日々の業務プロセスの大幅な改善につながるので、ぜひYoomを使った自動化を試してみてくださいね!

この記事を書いた人
a.ohta
雑貨店の店長を経験後はSEOライターとして在宅勤務を開始。後にマーケティングのスタートアップ企業と5年間ほど業務委託契約。 東大生に囲まれながらパソコンを抱え、様々なビジネス用語やSaaSツールの使い方を勉強する日々でした。 雑貨店の店長をしていた頃は、売上と在庫管理、人材管理、発注などの事務作業に幾度となく時間を奪われ、接客ができず売り時を逃がすこともしばしば。業務委託の際にも入力などの細かい作業が多く、「こんな単調な作業、自動化できないの?」と思っていたので、Yoomのビジョンには大いに共感しています!
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従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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