BoxとGoogle Driveを連携したらファイルのやり取りが自動化した！

日々大量のファイルをBoxとGoogle Driveの両方にアップロードしている方に朗報です。Google Driveにファイルを保存するだけで、Boxにも自動で保存できる方法があります。片方のストレージにファイルを保存するだけで、もう一方のストレージにも自動で保存されるなら、こんなに楽なことはありませんよね。チーム間やメンバー間で、ファイルのやりとりや管理が格段に簡単になるのではないでしょうか。
本記事では、Google DriveとBoxをノーコードで連携し、ファイル管理を効率化する方法をご紹介します。プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！

BoxとGoogle Driveを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

データの同期を自動化する便利な自動化テンプレート

BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する

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■概要
「BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する」ワークフローは、Boxに格納されたファイルを自動的にGoogle Driveに転送するプロセスです。
ファイルがBoxにアップロードされると、指定されたGoogle Driveのフォルダに自動的に転送され、手動での転送作業を削減します。
これにより、ファイルの整理や管理を効率的に行うことができます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxをファイル管理ツールとして使用しており、Google Driveにもバックアップを取っている方
・BoxからGoogle Driveにファイルを定期的に転送したい業務担当者
・クラウドストレージ間でのファイル管理を自動化し、手動作業を削減したい方
・複数のプラットフォームを使用してファイルを整理したい方

■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Boxにファイルがアップロードされたら、Google Driveでフォルダを作成し転送する

試してみる

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■概要
「Boxにファイルがアップロードされたら、Google Driveでフォルダを作成し転送する」ワークフローは、Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、指定されたGoogle Driveに新しいフォルダを自動で作成し、ファイルを転送するプロセスです。
これにより、ファイルの整理が効率的に行われ、各プラットフォームでの管理が統一されます。フォルダ作成とファイル転送が自動化されることで、手動での作業を削減し、時間を節約できます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルをGoogle Driveでも管理したい方
・BoxとGoogle Drive間でファイルを整理・管理する必要がある業務担当者
・複数のクラウドストレージ間でデータを整理したい方
・定期的にBoxからGoogle Driveへのファイル転送を自動化したい方

■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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更新を自動化する便利なテンプレート

毎週Boxの複数ファイルをGoogle Drive™にアップロードする

試してみる

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■概要
「毎週Boxの複数ファイルをGoogle Drive™にアップロードする」ワークフローは、定期的なファイル転送を自動化し手間を省く業務ワークフローです。
Boxに保存された重要なファイルを毎週自動的にGoogle Drive™へアップロードすることで、データのバックアップや共有がスムーズに行えます。
手動での移動作業やミスを防ぎながらクラウド間のデータ管理が可能になります。このワークフローを活用して、効率的なファイル管理を実現しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle Drive™を日常的に利用しており、ファイルの移動に時間がかかっている方
・データのバックアップを定期的に行いたいと考えている企業やチーム
・手動でのファイル転送作業を自動化し、業務効率を向上させたいIT担当者
・クラウド間のデータ管理に煩雑さを感じているビジネスユーザー
・作業のミスを減らし、信頼性の高いファイル管理を目指している経営者

■注意事項
・Box、Google Drive™のそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする

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■概要
「毎週Google Driveの複数ファイルをBoxにアップロードする」ワークフローは、定期的なファイル転送作業を自動化し、手間やミスを減らす業務ワークフローです。
毎週決まった時間にGoogle Drive内の複数のファイルをBoxに自動でアップロードすることで、手動でのファイル移動を省略できます。
これにより、ファイル管理の効率が向上し、チーム全体の生産性向上が期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveからBoxへの定期的なファイル転送が必要なビジネスユーザーの方
・手動でのファイルアップロードに時間を取られているチームリーダーの方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務を自動化したいと考えているIT担当者の方
・ファイル管理の効率化を図りたい中小企業の経営者の方

■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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ファイル形式の変換を自動化する便利なテンプレート

BoxにCSVファイルがアップロードされたら、Google Driveを使用してGoogle スプレッドシートに変換する

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■概要
「BoxにCSVファイルがアップロードされたら、Google Driveを使用してGoogle スプレッドシートに変換する」ワークフローは、Boxに新しいCSVファイルがアップロードされると、自動的にそのCSVファイルをGoogle Driveにアップロードし、Google スプレッドシート形式に変換する仕組みです。
これにより、手動でのCSVファイルの変換作業を省き、Google スプレッドシートでのデータ管理が効率化されます。アップロードされたCSVファイルが自動的にスプレッドシートに変換されるため、作業時間を短縮し、エラーの発生を防げます。
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■このテンプレートをおすすめする方
・BoxにCSVファイルを定期的にアップロードしているが、Google スプレッドシートでのデータ管理が必要な方
・手動でCSVからGoogle スプレッドシートへの変換作業を削減したい業務担当者
・Google スプレッドシートにデータを整理・管理しているチームの方
・CSV形式で提供されたデータをGoogle スプレッドシートにすばやく変換したい方

■注意事項
・Box、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、RPAでWordドキュメントに変換しBoxに格納する

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■概要
PDFで受け取った書類の内容をドキュメントファイルに転記する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていませんか。
このような定型的な `pdf to document` の変換作業は、件数が増えるほど担当者の負担となります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルをアップロードするだけで、RPAがファイル変換からBoxへの格納までを自動で完結させるため、ファイル変換に関わる一連の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・PDFからWordなどへのファイル変換と、その後の格納作業を自動化したいと考えている方
・手作業による `pdf to document` の変換で、コピーミスや保存忘れなどの課題を抱えている方
・Google DriveとBoxを連携させ、より効率的なファイル管理体制を構築したい方

■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Google DriveにアップロードされたJPGをPDFに変換して、Boxに格納する

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■概要
請求書や報告書など、JPG形式の画像ファイルを業務で受け取る機会は多いものの、提出や保管のために都度PDFへ変換する作業に手間を感じていませんか。手作業によるJPGからPDFへの変換は、ファイル数が増えるほど時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Google DriveにJPGファイルをアップロードするだけで、PDFへの変換からBoxへの格納までを自動で完結させ、ファイル変換に関わる業務を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・日常的に発生するJPGからPDFへの変換作業を自動化し、業務を効率化したい方
・Google DriveとBoxを利用しており、ファイル形式の変換や移動を手作業で行っている方
・手作業によるファイル変換での保存先の間違いや、変換漏れなどのミスをなくしたい方

■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google DriveにアップロードされたPDFをPNGに変換して、Boxに格納する

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■概要
Google DriveにアップロードしたPDFファイルを手作業でPNGに変換し、さらにBoxへ格納する作業は手間がかかる上に、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google DriveへのPDFアップロードをトリガーに、自動でpdf to pngのファイル変換を行い、Boxの指定フォルダへ格納できます。ファイル変換やアップロードの手間を省き、定型業務の効率化を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとBoxを利用し、PDFをPNGに変換する作業を手動で行っている方
・資料管理などでファイル形式の変換とクラウドストレージへの格納を効率化したい方
・定型的なファイル操作を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Google Drive、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する」フローを作成していきます！

作成の流れは大きく分けて以下です。

• BoxとGoogle Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定およびGoogle Driveのアクション設定
• トリガーをONにしてフローが正しく動くかを確認

Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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BoxとGoogle Driveの連携フローの作り方

それでは、プログラミングなどの知識がゼロでも業務を自動化できるYoomを利用して、実際にノーコードでフローボットを作成してみましょう！

Yoomの登録が終わったら、Yoomと各アプリを連携させましょう。

これを「マイアプリ連携」と言います。マイアプリ連携はとても簡単です！

BoxとGoogle Driveのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

検索窓に「Box」と入力するとBoxのアイコンが出てきます。クリックしましょう。
以下のような画面が表示されるのでBoxへのアクセスを許可を押してください。

そうするとYoomのマイアプリ画面に戻ります。Boxのマイアプリ連携はこれにて終わり。早いですね！！

この勢いのままGoogle Driveのマイアプリ連携もいきましょう！

同じく画面右上の新規接続をクリック！Google Driveと入力してGoogle Driveのアイコンを押します。

上記の画面になったら赤枠を押しましょう。

次に認証画面に移行するので、権限を全て許可にするのを忘れないようにしてください。
認証したらGoogle Driveのマイアプリ連携も終わりです。こちらも早い！！すぐに連携が終わるのは嬉しい…！

こんな感じで登録されていますね！これで準備完了です。

次からフローボットの作成に入ります。

テンプレートをコピーする

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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2.以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

フローボットの設定方法

まず、フローボットを作成している段階でテスト送信が必要になります。
そのため、Google Driveにテストするフォルダと、その中にPDFや画像ファイルを1つ2つアップロードしておきましょう。

※注意事項※
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

【Google Driveのトリガー設定】

続いて、以下の「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を押しましょう。

　　　　　↓

連携するアカウント情報を選択します。

そのまま1番下の「トリガーアクション」を任意のものに変更しましょう！
今回はタイトルと同じく「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」にしました。

　　　　　↓

次へを押して、トリガーの起動間隔とフォルダIDを設定しましょう。
入力し終えたらすぐ下のテストをクリック！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。

設定後、「テスト」をクリックしてください。

テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらの値は次の設定に活用するので、取得された内容を確認して保存しましょう。

【Google Driveの設定】

Google Driveのロゴの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」をクリック！

連携するアカウント情報を選択します。
1番下の「アクション」を任意のものに変更しましょう。ここでは、「ファイルをダウンロードする」のままにしました！

「ファイルID」は、先ほど取得したアウトプットから選択します。（入力バーをクリックすると、以下のように情報が展開されます。）

入力後にテストが成功し、先ほどと同様にアウトプットが取得できたら「保存」をクリックします！

【Boxの設定】

最後にBoxの設定をしましょう。

Boxのロゴの「ファイルをアップロード」をクリック

連携するアカウント情報を選択します。1番下の「アクション」を「ファイルをアップロード」にしましょう。

次へを押すとファイル名、格納先フォルダのコンテンツID、ファイルの添付方法などを入力する画面になりますが、内容を変更するのは格納先フォルダのコンテンツIDのみでも大丈夫です。

Boxにファイルをアップロードするフォルダを作成して、そのフォルダのコンテンツIDをコピー＆ペーストします。

すぐ下のテストをクリックして画像のように青くテスト成功と表示されたら保存です！

【Boxに自動でアップロードされています！】

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

以上でフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

Google DriveにPDFファイルが投稿されたらBoxにもファイルを連携する

試してみる

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■概要
・Google DriveにPDFファイルがアップロードされたら、boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローです。

■注意事項
・各アプリとYoomとの連携が必要です。

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Google DriveやBoxを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもGoogle DriveやBoxのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Google Driveを活用した自動化例

Googleフォームの送信やSalesforceの登録など、日々の業務をきっかけにGoogle Driveを自動整理することができます。ファイルの保存やアクセス権の設定、契約書の格納まで一連の流れをノーコードで効率化！

Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに追加し、Slackにその旨を通知する

試してみる

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Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、Googleスプレッドシートのデータベースへ追加およびSlackに通知するフローです。

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Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへその旨を通知する

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■概要
・Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■事前準備
・Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc

■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取りYoomDBへ格納する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Yoomのデータベースへ格納するフローです。

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Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、内容確認およびGoogle スプレッドシートDBに格納しGoogle Chatに通知する

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Google Driveに格納されたファイルをAI-OCRで読み取り、Googleスプレッドシートのデータベースに格納してGoogle Chatに通知するフローです。

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Google DriveにPDFを格納後、OCRで読み取りGoogle スプレッドシートに追加する

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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による転記は入力ミスや漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルが格納されるだけで、OCRが内容を自動で読み取りGoogle スプレッドシートに追記するため、こうした課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに格納したPDFの内容を手作業で転記している経理や営業事務の方
・OCRを活用して、紙媒体のデータ化や反復的な入力業務の効率化を目指している方
・Google DriveとGoogle スプレッドシートを連携させ、データ管理を自動化したい方

■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxを活用した自動化例

Boxは、画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、ChatGPTやPerplexityと連携し、要約や文字起こしが可能です。また、Google スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。

Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する

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■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Notionに自動追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
Boxに新しくアップロードされたドキュメントを自動でOCR処理し、内容をNotionに転記することで、手作業の入力を減らし、情報の一元管理を実現します。
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■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に時間を取られている方
・Notionを活用して情報を整理・共有しているチームや個人
・OCRを活用して紙ベースの資料をデジタルデータ化したいと考えている方
・業務の自動化を進め、生産性向上を目指しているビジネスパーソン
・手動でのデータ入力に伴うミスを減らし、正確な情報管理を望む方

■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する

試してみる

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■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する

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Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。

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Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに自動追加する

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■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書などのファイル内容を、目視で確認し転記する作業は手間がかかる上に、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用することで、Boxにファイルが追加されると自動でOCRが文字情報を読み取り、指定のGoogle スプレッドシートにデータを追加できます。手作業による転記作業をなくし、業務の正確性と効率性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保存したファイルの内容をGoogle スプレッドシートへ手入力している方
・請求書などの帳票処理における、目視での確認や転記作業を効率化したい方
・OCRを活用したデータ入力の自動化によって、DX推進を検討している方

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知する

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■概要
「指定日時にBoxのファイル情報を取得してSlackに通知する」ワークフローは、BoxとSlackの連携を活用して、特定フォルダ内のファイル情報を自動的にチームに共有する業務ワークフローです。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したい方
・Slackでのチームコミュニケーションを活発に行っている方
・定期的なファイル情報の共有を自動化したいプロジェクトマネージャー
・業務の透明性を高め、情報共有の手間を減らしたい経営者

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。

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BoxとGoogle Driveを連携してファイル管理を快適に！

画像のダウンロードとアップロードの両方を行うとそれなりにタイムロスをします。しかも消費する時間はデータ量に比例するのではないでしょうか。ということは、大量の画像ファイルを使用するタスクにおいてファイルのやりとりが自動で完結すれば、かなりの時間短縮になるということです！
その上でファイルのバックアップができたりチーム全体の効率が上がったりするなら、願ってもいない改革が期待できますよね。
BoxとGoogle Driveの連携で、日々の業務プロセスの大幅な改善につながるので、ぜひYoomを使った自動化を試してみてくださいね！