「あれ、このファイルっていつ追加されたんだっけ…？」
日々Boxにアップロードされる大量のファイルを手作業で管理するのは、手間もかかるしミスもつきものですよね。特にファイルが頻繁に追加されるチームやプロジェクトでは、どこまで確認済みか把握するだけでも一苦労です。そんなときに便利なのが、BoxとGoogle スプレッドシートの自動連携です。たとえばBoxに新しいファイルがアップロードされたら、自動でGoogle スプレッドシートに記録することや、Boxフォルダ内の最新ファイル一覧を定期的に同期することが可能になります。これにより、情報の抜け漏れや確認作業の手間をグッと削減できるでしょう。
この記事では、BoxとGoogle スプレッドシートの連携でできることをご紹介します！ 気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
とにかく早く試したい方へ Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとGoogle スプレッドシートの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方 Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
BoxとGoogle スプレッドシートを連携してできること BoxとGoogle スプレッドシートのAPIを連携すれば、BoxのデータをGoogle スプレッドシートに自動的に連携することが可能です！
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する Boxに頻繁にファイルを追加する場合、ファイル管理は手間がかかりますよね？
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方 Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する Boxのファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、手作業で更新する手間を省くことができます。新しいファイルの追加や変更もGoogle スプレッドシートに自動的に反映されるため、業務効率の向上が期待できます。
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
試してみる
■概要
「Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する」ワークフローは、ファイル管理を効率化し、最新の情報を常にスプレッドシートで確認できる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを活用して大量のファイルを管理しており、最新情報をスプレッドシートで一元管理したい方 手動でのファイル一覧更新に時間を取られている業務担当者の方 BoxとGoogle スプレッドシートを連携させて、効率的なデータ管理を目指しているチームリーダーの方 定期的にファイル状況を確認し、チーム内で共有したいと考えている経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期するBoxからスプレッドシートへの同期を自動化することで、手作業の更新作業を削減できます。
BoxとGoogle スプレッドシートの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にBoxとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！こちら の登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録するフローを作成していきます！
BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する
テンプレートをコピーする
アプリトリガーの設定
Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方 Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
ステップ1：BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携する (1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(4)次にGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からGoogle スプレッドシートをクリックします。
(5)アカウントの選択をします。
(6)「次へ」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにBoxとGoogle スプレッドシートが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2：テンプレートをコピーする 先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する
試してみる
■概要
「Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録する」ワークフローは、ファイル管理とデータ整理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザーの方 Google スプレッドシートでのデータ管理を自動化したいチームリーダーの方 手作業でのデータ入力に時間を取られている管理担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
Boxの新規ファイルアップロード時に自動的にGoogle スプレッドシートに登録されるため、手動で転記する手間を省けます。
ステップ3：アプリトリガーの設定 (1)Boxのフォルダにファイルがアップロードされた際の設定をします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から赤枠を確認の上、フォルダのコンテンツIDを入力します。
(4)赤枠を確認の上、対象のフォルダにテスト用のデータをアップロード後に「テスト」をクリックします。
Boxの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
アウトプットについて
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
ステップ4：Google スプレッドシートと連携し、レコードを追加する (1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を候補から選択します。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得した値を使って入力をします。
テストが成功すると、対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されていました！
ステップ5：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
実際にフローボットを起動して、Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録されているかを確認してみてくださいね！
BoxやGoogle スプレッドシートのAPIを使ったその他の自動化例 BoxやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Boxを使った自動化例 DocuSignの証明書をBoxに格納する、Salesforceで新規レコードが登録された際にBoxにフォルダを作成する、といった業務もノーコードで自動化可能です。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
試してみる
■概要
複数のクラウドストレージを利用していると、ファイルの管理が煩雑になりがちではないでしょうか。特に「Box」と「OneDrive」を併用している場合、手作業でファイルを移動させたり、二重でアップロードしたりする手間が発生し、更新漏れなどのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、BoxにファイルがアップロードされるだけでOneDriveへの保存が自動で完了するため、ファイル管理の手間を減らし、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとOneDriveを併用しており、手作業でのファイル転送に手間を感じている方 チーム内でBoxとOneDriveをまたいでファイル共有をしており、同期漏れを防ぎたい方 Boxへのファイルアップロードを起点として、OneDriveでのバックアップを自動化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
BoxにファイルをアップロードするだけでOneDriveにも自動で保存されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を短縮することが可能です。 手作業によるファイルの移動忘れや、アップロードするファイルを間違えるといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
OneDriveの「ファイルをアップロード」オペレーションでは、ファイルの保存先フォルダやファイル名などを任意に設定することが可能です。 保存先のフォルダ名やファイル名には、固定のテキストを入力するだけでなく、Boxのトリガーから取得したファイル名などの情報を変数として設定することもできます。 ■注意事項
Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
DocuSignで締結した契約書の完了証明書を、都度手作業でBoxに格納していませんか？この作業は定期的でありながら、件数が増えると手間がかかり、保存漏れなどのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの署名完了後、自動で証明書をダウンロードしてBoxの指定フォルダに格納できるため、電子契約後の書類管理業務をスムーズに効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
DocuSignで締結した書類の証明書を、手作業でBoxに格納している法務や営業担当者の方 電子契約後の書類管理を自動化し、ヒューマンエラーの発生を防ぎたいと考えている方 DocuSignとBoxを連携させ、契約書管理に関する一連の業務フローを改善したい方 ■このテンプレートを使うメリット
DocuSignでの署名完了をトリガーに、証明書のダウンロードからBoxへの格納までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。 手動での保存作業が不要になるため、保存漏れや格納先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の確実性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DocuSignとboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした証明書を格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
DocuSignのトリガー設定では、対象とするアカウントIDや特定のエンベロープIDを任意で設定できます。 boxへのファイルアップロード設定では、保存する際のファイル名や格納先としたいフォルダを任意のコンテンツIDで指定してください。 ■注意事項
Docusign、boxのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください。
Salesforceに新規レコードが登録されたらBoxにフォルダを作成
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■概要
Salesforceに新しい取引先が登録されるたびに、Boxで関連フォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのレコード登録をトリガーとして、Box上に自動でフォルダを作成し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Salesforceのレコード管理とBoxでのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当者の方 顧客情報と関連ドキュメントの管理を一元化し、業務の効率化を目指すチームリーダーの方 SalesforceとBox間の連携を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceにレコードが追加されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、手作業の時間を削減し、コア業務に集中できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の精度を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとBoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでSalesforceを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、作成したフォルダのURLなどを記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceとの連携設定の際に、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを設定してください。 Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダの作成場所やフォルダ名を任意に設定できます。Salesforceの取引先名などを変数としてフォルダ名に含めることも可能です。 Salesforceへのレコード追加アクションでは、追加対象のオブジェクトや項目を任意に選択し、固定値や前段の処理で取得した情報を変数として設定してください。 ■注意事項
Salesforce、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
毎月月初に発生する定例業務として、Boxで新しいフォルダを手作業で作成している方もいらっしゃるのではないでしょうか。この作業は単純ですが、忘れると後続の業務に影響が出る可能性があり、地味に手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールに合わせてBox内に自動でフォルダが作成されるため、毎月のフォルダ作成業務から解放され、作成忘れの心配もなくなります。
■このテンプレートをおすすめする方
Boxで定期的にフォルダを作成しており、手作業での対応に手間を感じている方 毎月の定型業務を自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名規則の間違いといったミスを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の重要な業務に充てることができます。 手作業によるフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーで「スケジュールトリガー機能」を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで毎月フォルダを作成したい日時を設定します。 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、作成したいフォルダ名や保存先のフォルダを指定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動させたい日時を任意で設定してください。例えば、「毎月1日の午前9時」や「毎週月曜日の午前8時」など、業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Boxでファイルがアップロードされたら、Discordに送信する
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■概要
Boxにファイルをアップロードした後、チームメンバーにDiscordで通知する作業は手間がかかり、共有漏れの原因にもなりがちではないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
BoxとDiscordを活用し、チーム内で頻繁にファイル共有を行っている方 手作業によるファイル共有の通知漏れや遅延をなくしたいと考えている方 DiscordとBoxの連携による情報共有の自動化で、業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
BoxへのファイルアップロードをトリガーにDiscordへ自動でファイルが送信されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省くことができます。 手作業による通知のし忘れや共有ミスを防ぎ、重要なファイルの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
はじめに、BoxとDiscordをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた時にフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で設定してください。 Discordへファイルを送信するアクションを設定する際に、通知を送信したいチャンネルのIDを任意で設定してください。
■注意事項
Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートを使った自動化例 スプレッドシートに行が追加されたらGoogle Driveにフォルダを自動作成したり、Notion DBの情報をスプレッドシートに反映したりできます。顧客情報の更新をきっかけに書類を発行し、Gmailで自動送付することも可能です。
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する
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■概要
Google スプレッドシートで案件や顧客リストを管理する際、新しい情報が追加されるたびにGoogle Driveに手動でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると手間がかかり、フォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、指定したGoogle Drive内にフォルダが自動で作成され、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートでの情報管理と連携して、Google Driveのフォルダ作成を手作業で行っている方 フォルダの作成漏れや命名規則の不統一といった、手作業によるミスをなくしたいと考えている方 定型的なファイル管理業務から解放され、本来のコア業務に集中したいと考えているビジネスパーソン ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートに行が追加されると自動でフォルダが作成されるため、手作業でのフォルダ作成にかかる時間を短縮することができます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防止し、管理体制の標準化に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定します。フォルダ名はトリガーで取得したスプレッドシートの情報を活用できます。 最後に、再度オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定して、作成したフォルダのURLなどを元のシートに書き戻します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogle スプレッドシートのアクションでは、対象のスプレッドシート、シート名、監視するテーブルの範囲を任意で設定してください。 Google スプレッドシートのレコードを更新するアクションでは、どの列を更新するか、また前段で取得したどの情報を割り当てるかなどを自由にカスタマイズできます。 ■注意事項
Google スプレッドシートとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客情報をもとに、手作業で書類を作成してGmailで送付する業務に手間を感じていませんか？この一連の作業は件数が増えるほど時間に追われ、宛先の間違いといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新されるだけで書類の発行からGmailでの送付までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートを基に、手作業で書類作成・送付を行っている営業・事務担当者の方 顧客情報の更新から書類送付までのプロセスで発生する、入力ミスや遅延を防止したい方 Gmailを使った定型的なメール送信を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートの情報更新をトリガーに、書類発行からGmailでの送付までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動での情報転記やメール作成が不要になることで、入力内容や宛先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定して、対象のスプレッドシートとシートを指定します。 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、更新された行の情報を基に書類を作成します。 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した書類を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートで「書類を発行する」アクションを設定する際、事前に作成した雛形を利用することで、請求書や送付状など任意のレイアウトでの書類作成が可能です。 Gmailで「メールを送る」アクションを設定する際、送信先アドレスやメッセージ内容に、Google スプレッドシートから取得した会社名や担当者名などの動的な情報を埋め込めます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Stripeで支払いが行われたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. 決済処理にStripeを利用している企業
・Stripeで支払い完了した決済データを他のアプリでも活用したい方
・手作業でデータを転記する手間を省きたい方
・決済データをGoogle スプレッドシートで管理している方
・決済後の事務処理や決済データを活用した分析業務を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Stripeは多様な決済処理に対応する便利なツールです。しかし、決済データを他のシステムやアプリで活用する場合、支払い完了のたびに手動で転記すると作業効率が低下する可能性があります。
このフローを導入すれば、決済データをGoogle スプレッドシートに自動反映でき、情報共有や後続処理をスムーズに進められます。また、金額や顧客情報などの転記ミスを防ぐこともできます。
■注意事項
・Stripe、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Google スプレッドシートで追加された内容をDeepSeekで要約する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートに議事録やアンケート結果などを集約しているものの、その内容を都度確認し要約する作業に時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、DeepSeekが自動で内容を要約し指定のセルに結果を書き込むため、情報収集と要約作成のプロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで情報収集やタスク管理をしているすべての方 収集したテキスト情報の要約作業に、手間や時間を取られている方 DeepSeekを活用して、定型的な文章作成業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
スプレッドシートへの情報追加をトリガーに自動で要約が実行されるため、これまで手作業で行っていた要約作成の時間を短縮できます。 手作業による内容の読み飛ばしや要約の質のばらつきを防ぎ、常に一定の品質で情報を整理することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとDeepSeekをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」アクションを設定して、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。 その後、オペレーションでDeepSeekを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、トリガーで取得した行の情報を要約するようプロンプトを組みます。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定することで、生成された要約文を元の行の指定したセルに書き込みます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
DeepSeekのテキスト生成アクションでは、使用するモデルIDや、どのような要約内容を生成させたいかに応じてメッセージリスト（プロンプト）を任意で設定してください。 Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションでは、更新対象のスプレッドシートID、シートID、および要約結果を書き込む列の値を任意で設定してください。 ■注意事項
Google スプレッドシート、DeepSeekとYoomを連携させてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
終わりに いかがでしたか？BoxとGoogle スプレッドシートを連携すれば、「ファイルのアップロードを一覧で管理したい」「情報更新のたびに手作業で転記するのが面倒」「最新情報をチームで常に把握しておきたい」 といった日々の業務課題をスムーズに解決できるのではないでしょうか。ファイル情報の自動取得や定期同期によって、情報整理の手間を減らしながら、正確で効率的なデータ管理が可能になります。
ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にBoxとGoogle スプレッドシートの連携を実現できます！ 気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
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面倒なファイル管理を自動化して、もっとシンプルな働き方を実現してみませんか？
