Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
Boxのファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、手作業で更新する手間を省くことができます。新しいファイルの追加や変更もGoogle スプレッドシートに自動的に反映されるため、業務効率の向上が期待できます。
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「あれ、このファイルっていつ追加されたんだっけ…？」
「一覧にまとまってたら、もっとスムーズに確認できるのに…」
日々Boxにアップロードされる大量のファイルを手作業で管理するのは、手間もかかるしミスもつきものですよね。特にファイルが頻繁に追加されるチームやプロジェクトでは、どこまで確認済みか把握するだけでも一苦労です。そんなときに便利なのが、BoxとGoogle スプレッドシートの自動連携です。たとえばBoxに新しいファイルがアップロードされたら、自動でスプレッドシートに記録することや、Boxフォルダ内の最新ファイル一覧を定期的に同期することが可能になります。これにより、情報の抜け漏れや確認作業の手間をグッと削減できるでしょう。
この記事では、BoxとGoogle スプレッドシートの連携でできることをご紹介します！気になる連携フローがあれば、「試してみる」ボタンからすぐに体験可能です。面倒な確認作業を自動化してみませんか？
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとGoogle スプレッドシートの連携が可能です。YoomにはあらかじめBoxとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけですぐ連携が実現できます。
BoxとGoogle スプレッドシートのAPIを連携すれば、BoxのデータをGoogle スプレッドシートに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxに頻繁にファイルを追加する場合、ファイル管理は手間がかかりますよね？
このフローを活用することで、Boxの最新の情報をGoogle スプレッドシートで確認することができます。一覧化することで、欲しい情報をすぐに確認することができるでしょう！
Boxのファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期することで、手作業で更新する手間を省くことができます。新しいファイルの追加や変更もGoogle スプレッドシートに自動的に反映されるため、業務効率の向上が期待できます。
それでは、さっそく実際にBoxとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はBoxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Boxをクリックします。
(2)Boxへのアクセス画面から、メールアドレス、パスワードを入力し、承認をクリックします。
(3)ログインすると下の画像が出てくるので、「Grant access to Box」をクリックします。
(4)次にGoogle スプレッドシートの連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧からGoogle スプレッドシートをクリックします。
Google スプレッドシートのログイン画面から、「Sign in with Google」をクリックします。
(5)アカウントの選択をします。
(6)「次へ」をクリックします。
(7)Yoomがアクセスできる情報をチェックボックスから選択し、「続行」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにBoxとGoogle スプレッドシートが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。
下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
(1)Boxのフォルダにファイルがアップロードされた際の設定をします。
アプリトリガーの「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックします。
(2)Boxの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Boxと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「フォルダにファイルがアップロードされたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から赤枠を確認の上、フォルダのコンテンツIDを入力します。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「次へ」をクリックします。
(4)赤枠を確認の上、対象のフォルダにテスト用のデータをアップロード後に「テスト」をクリックします。
Boxの情報が「取得した値」に反映されればテスト成功です。
「取得した値ってなんだろう？」と思った方は下のサイトをご参照ください！
「保存する」をクリックし、次の工程に進みましょう！
(1)次にGoogle スプレッドシートと連携して、レコードを追加します。
「レコードを追加」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままで「次へ」をクリックします。
下へ進み、スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名を候補から選択します。
テーブル範囲は直接入力します。
入力が完了したら、下部にある「次へ」をクリックしましょう。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得した値を使って入力をします。
取得した値を使うことで、Boxの情報を引用することができますよ！
入力が完了したら「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、対象のGoogle スプレッドシートに情報が追加されていました！
Yoomに戻り、「保存する」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
実際にフローボットを起動して、Boxの新規ファイルアップロード時にGoogle スプレッドシートに登録されているかを確認してみてくださいね！
BoxやGoogle スプレッドシートのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
BoxにファイルがアップロードされたらSlackに通知を送ったり、自動でOneDriveに保存したりできます。また、DocuSignの証明書をBoxに格納する、Salesforceで新規レコードが登録された際にBoxにフォルダを作成する、といった業務もノーコードで自動化可能です。
スプレッドシートに行が追加されたらGoogle Driveにフォルダを自動作成したり、Notion DBの情報をスプレッドシートに反映したりできます。顧客情報の更新をきっかけに書類を発行し、Gmailで自動送付することも可能です。
いかがでしたか？BoxとGoogle スプレッドシートを連携すれば、「ファイルのアップロードを一覧で管理したい」「情報更新のたびに手作業で転記するのが面倒」「最新情報をチームで常に把握しておきたい」といった日々の業務課題をスムーズに解決できるのではないでしょうか。ファイル情報の自動取得や定期同期によって、情報整理の手間を減らしながら、正確で効率的なデータ管理が可能になります。
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