Boxの画像をAI OCRを使ってGoogleスプレッドシートに自動連携！手作業入力から解放される方法

ステップ1：BoxとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

BoxとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ！

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしてください。

次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。

Google スプレッドシート連携前に、情報を追加するためのシートを作成しておきましょう！
今回は、以下画像のシートを作成しました。ステップ3以降の設定では、こちらのシートを使用していきます。
設定後、各項目に値が入ります。

3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
Boxの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。

次の画面で、アカウントを選択し「続行」をクリックしてください。

マイアプリにBoxとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここからは、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Boxのトリガー設定

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックします。

3.「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

ステップ4：Boxの接続設定

1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：AI OCRの詳細設定

1.画像・PDFから文字を読み取る「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
表示された画面で、「次へ」をクリックしてください。
※AI OCRについては、こちらの注意事項を参照してください。

2.詳細を設定します。
「ファイルの添付方法」では、読み取りたい画像を設定します。入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
デフォルトで取得できるものと追加で情報が欲しい場合は、「抽出したい項目」に入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ6：Google スプレッドシートの詳細設定

1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。実行アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。

2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ7：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

上記の設定がすべて成功すると、以下画像のように各項目に値が挿入されます。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

Boxを起点にして、その他のアプリとも同じように連携することができるんです！
これらの例を紹介するので、Google スプレッドシート以外のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！

Boxの画像をOCRしてkintoneに追加する方法

まずはデータベースの連携をkintoneに変更したときの設定です。
今回のBoxとGoogle スプレッドシートの連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録と先ほどご紹介したBoxの画像をOCRしてkintoneに追加する方法の「データベースを操作する」までの設定は同じなので、そのあとの「アプリと連携する」の設定を説明していきます。

1.以下の赤枠をクリックします。

2.表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
3.「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

4.「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

上記の設定が成功すると、以下画像のように、kintoneにレコードが追加されます。

その他のBoxを使った自動化例

その他にもYoomにはBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知する
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能になるでしょう。

コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録と先ほどご紹介したBoxの画像をOCRしてkintoneに追加する方法の「データベースを操作する」までの設定は同じなので、そのあとの「アプリと連携する」の設定を説明していきます。

1.以下の赤枠をクリックします。

2.表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
3.「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

4.「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

上記の設定が成功すると、以下画像のように、kintoneにレコードが追加されます。

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その他のBoxを使った自動化例

その他にもYoomにはBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。

1.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知する
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能になるでしょう。

2.Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。このフローを導入することで、業務の効率化が期待できます。例えば、手作業でのファイル転送が不要となり、時間を節約できるでしょう。また、自動的にアップロードされるため、転送ミスや忘れがなくなり安心です。さらに、ファイル管理の手間減少に繋がります。

3.Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。このフローを導入することで、Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。また、LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。さらに、任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラー防止が期待できます。

まとめ

今回は、Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する方法をご紹介しました。

BoxとGoogleスプレッドシートを連携し、ご紹介したテンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。
画像データの入力作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、BoxとGoogleスプレッドシートの連携を試してみてくださいね！