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■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「Boxに保存された画像データを、手作業でGoogleスプレッドシートに入力する作業にうんざり…」
「AI OCRソフトを使っても、フォーマットがバラバラで結局手作業での修正が必要…」
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンの方、必見です！
Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する方法をご紹介します。
通常、この様な連携にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールを使えば誰でも簡単に実現できます。
この記事では、BoxとGoogleスプレッドシートの連携方法から、実際の画像読み取り、スプレッドシートへのデータ追加まで、具体的な手順をわかりやすく解説します。
この方法を使えば、画像データの入力作業から解放され、よりクリエイティブな業務に集中できるでしょう。
ぜひ、こちらの記事を読んでみてください！
ここからは、ノーコードツールYoomを使ってBoxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Boxの画像をAI OCRを利用して読み取り、分岐など必要な処理を行ったうえでGoogle スプレッドシートのAPIを用いて、Google スプレッドシートに追加することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます！
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BoxとGoogle スプレッドシートをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Box」と入力し、検索結果からBoxを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスとパスワードを入力し「承認」をクリックしてください。
次の画面で、「Boxへのアクセスを許可」をクリックしてください。
Google スプレッドシート連携前に、情報を追加するためのシートを作成しておきましょう！
今回は、以下画像のシートを作成しました。ステップ3以降の設定では、こちらのシートを使用していきます。
設定後、各項目に値が入ります。
3.続いてGoogle スプレッドシートをマイアプリ登録します。
Boxの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果からGoogle スプレッドシートを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
次の画面で、アカウントを選択し「続行」をクリックしてください。
マイアプリにBoxとGoogle スプレッドシートが表示されていれば、登録完了です。
ここからは、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
「フォルダのコンテンツID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「次へ」をクリックします。
3.「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
2.API接続設定を行います。
「コンテンツID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.画像・PDFから文字を読み取る「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
表示された画面で、「次へ」をクリックしてください。
※AI OCRについては、こちらの注意事項を参照してください。
2.詳細を設定します。
「ファイルの添付方法」では、読み取りたい画像を設定します。入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。
デフォルトで取得できるものと追加で情報が欲しい場合は、「抽出したい項目」に入力してください。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.データベースを操作する「レコードを追加する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。実行アクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。
「スプレッドシートID」「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択できます。
2.詳細設定を行います。
「追加するレコードの値」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
上記の設定がすべて成功すると、以下画像のように各項目に値が挿入されます。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
■概要
Boxにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルから、目視で内容を確認し、手作業でデータを転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、Boxに特定の画像ファイルがアップロードされると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Google スプレッドシートに内容を追加します。これにより、定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の正確性と生産性の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Boxを起点にして、その他のアプリとも同じように連携することができるんです！
これらの例を紹介するので、Google スプレッドシート以外のアプリを使っている方はこちらも是非参考にしてみてください！
まずはデータベースの連携をkintoneに変更したときの設定です。
今回のBoxとGoogle スプレッドシートの連携と同様に、まずは以下のテンプレートをコピーしましょう。
■概要
Boxに保存した請求書や名刺などの画像データを、一件ずつ確認しながらkintoneへ手入力する作業に時間を要していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Boxの指定フォルダに画像ファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキスト情報を読み取りkintoneへデータを登録するため、こうした定型業務を自動化し、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録と先ほどご紹介したBoxの画像をOCRしてkintoneに追加する方法の「データベースを操作する」までの設定は同じなので、そのあとの「アプリと連携する」の設定を説明していきます。
1.以下の赤枠をクリックします。
2.表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
3.「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
4.「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
上記の設定が成功すると、以下画像のように、kintoneにレコードが追加されます。
その他にもYoomにはBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知する
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能になるでしょう。
■概要
Boxにアップロードした請求書や名刺などの画像情報を、手作業でkintoneに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Boxに画像ファイルが追加されると、OCR機能が自動で文字を読み取りkintoneにレコードとして追加し、さらにSlackへ完了通知を送信するため、一連の業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
コピーが完了したら、ステップ1のマイアプリ登録と先ほどご紹介したBoxの画像をOCRしてkintoneに追加する方法の「データベースを操作する」までの設定は同じなので、そのあとの「アプリと連携する」の設定を説明していきます。
1.以下の赤枠をクリックします。
2.表示された画面で必須項目を入力し、アクションはそのままで、「次へ」をクリックしてください。
3.「投稿先のチャンネルID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
4.「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
上記の設定が成功すると、以下画像のように、kintoneにレコードが追加されます。
その他にもYoomにはBoxを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1.Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知する
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能になるでしょう。
■概要
Boxの特定フォルダを毎月アーカイブに移動しGmailに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Boxで複数プロジェクトのファイル管理を行っている場合、作業が完了したプロジェクトのファイルがあると、ファイル検索をした際に作業の混乱が発生する恐れがあります。
また、フォルダの件数が多いと、探したいファイルを見つけるのに時間がかかり、作業効率が低下が低下します。
このフローでは、Boxの特定のフォルダを毎月アーカイブ用のフォルダに移動し、移動したフォルダ情報をGmailで通知することができます。
Boxで指定するフォルダやアーカイブ先のフォルダはGoogle スプレッドシートにまとめることができるため、定型作業の正確性を向上させることが可能です。
フォルダのアーカイブ後はGmailに通知されるため、チームメンバーとの共有もシームレスに行えます。
2.Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードする
Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。このフローを導入することで、業務の効率化が期待できます。例えば、手作業でのファイル転送が不要となり、時間を節約できるでしょう。また、自動的にアップロードされるため、転送ミスや忘れがなくなり安心です。さらに、ファイル管理の手間減少に繋がります。
■概要
Googleフォームで受け付けた申込書やレポートなどのファイルを、都度手作業でBoxにアップロードしていませんか。この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、添付されたファイルが自動でBoxの指定フォルダにアップロードされるため、ファイル管理業務の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。このフローを導入することで、Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。また、LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。さらに、任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラー防止が期待できます。
■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BoxとLINE WORKSのアプリを連携して効率化したい方
・Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSで通知したい方
・Boxを起点とした社内通知をすることが多い、ファイル管理者
2.社内通知を自動化したいと考えている方
・LINE WORKSでメッセージのやり取りをすることが多い方
・定型メッセージを効率的に送りたいファイル管理者
■このテンプレートを使うメリット
・Boxにファイルがアップロードされたら、自動でLINE WORKSのトークルームにメッセージを送信できるため、手作業による作業を省くことができます。
・LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、特定の部署・メンバーを設定することも可能です。
・任意のトークルームを設定できるため、宛先誤りによるヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Box、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携させてください。
今回は、Boxの画像をOCRしてGoogle スプレッドシートに追加する方法をご紹介しました。
BoxとGoogleスプレッドシートを連携し、ご紹介したテンプレートを利用することで、プログラミングの知識がなくても簡単に自動化を実現できることがお分かりいただけたかと思います。
画像データの入力作業に費やしていた時間を大幅に削減し、より効率的に業務を進めることができるようになるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、この記事を参考に、BoxとGoogleスプレッドシートの連携を試してみてくださいね！
