BoxでファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

[Yoomとは]

BoxとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ここからは、BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、「BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する」というフローを作成する手順を解説していきます！
このフローの活用で、上記メリットを実現できます。プログラミング知識不要で設定できますよ。

‍〈フローは、以下作成プロセスで作成します〉

• BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、BoxとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

※登録済みの方は、ログインしましょう。

ステップ1:BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

1.Boxの登録方法

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「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からBoxを選択してください。

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メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。

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「Grant access to Box」をクリックしたら登録完了です。

2. Microsoft Teamsの登録方法
次は「新規接続」から、Microsoft Teamsを選択してください。

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連携したいアカウント情報を入力して「次へ」をクリックすると登録完了です。
※注意事項）Microsoft TeamsはMicrosoft 365の一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。プランをご確認ください。

これでMicrosoft Teamsがマイアプリに登録されました。

続いて、下記のテンプレートを開いて「試してみる」をクリックしてください。
次のステップからは、さっそくフローを作成していきましょう！

ステップ2:Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定

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まず、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定しましょう。

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こちらは既に設定されているので、Boxと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」をクリックします。

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自動通知に使用したいフォルダのコンテンツIDを設定し、次のページに進みます。

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先ほど設定したフォルダにサンプルのファイルをアップロードし、テストをクリックします。
テストが成功したら、ファイルのアウトプットが上記画面の下部に取得されるので確認し、問題無ければ設定を保存しましょう。

ステップ3:Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る

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次に、「チャネルにメッセージを送る」を設定していきましょう。

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こちらは既に設定されているので、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」をクリックします。

設定が完了したら、次に進みましょう。

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自動通知に使用したいチームIDとチャネルIDを、候補から選択しましょう。

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メッセージ内容は、上記画像のように設定してあります。
こちらは用途に合わせて自由に設定できます。
{{●●●}}の部分は、Boxから取得した情報を自動で引用することができます。設定方法の例は以下です。
ファイル名を引用したい場合→枠内をクリックし「フォルダにファイルがアップロードされたら」の中にある「ファイル名」を選択してください。
このように設定すると、Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、自動で「ファイル名」を引用できます。

※他にも設定が必要な項目があれば、設定してください。

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設定ができたら、テストをクリックします。
※テストボタンは画面下部にあります。
Microsoft Teamsにメッセージが通知されるので、先ほど設定したアウトプットが正しく反映されているか確認し、設定を保存しましょう。

ステップ4:トリガーをONにする

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すべての設定が完了したら「トリガーをON」にしましょう。
これで、「BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する」フローが完成しました。

BoxやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

BoxとMicrosoft Teamsのその他の自動化例

Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成したり、指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿することができます。

Boxを活用した自動化例

取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

登録された情報をもとにBoxのフォルダが自動的に作成されるので、手動でのフォルダ作成をなくせるかもしれません。

Boxのフォルダにファイルがアップロードされたらメールを送付する

Boxのフォルダにファイルがアップロードされたらメールを送付するので、ファイル連携の迅速化が期待できます。
さらに、ミーティング終了後レコーディング情報を取得し、boxでフォルダを作成・アップロードしてメールを送付することも可能です。

ファイルがアップロード・追加されたらBoxにもファイルを連携する

ファイルがアップロード・追加されたら、Boxの指定フォルダにそのファイルを連携するフローボットです。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら追加する

手動での転記作業が不要になることで、時間の節約とヒューマンエラーの防止につながります。

申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

連絡作業の負担なく、承認後すぐにMicrosoft Teamsでスムーズに情報を共有できます。

BoxとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

メリット1. ドキュメント共有の手間削減と迅速化

Boxでファイルがアップロードされた際に通知を自動化することで、プロジェクト管理の効率化を目指せる可能性があります。
例えば、企画書などの資料をBoxで共有しているチームでは、ファイルのアップロードを手動で確認する必要があり、手間がかかります。
そこで、BoxとMicrosoft Teamsを連携し、チームメンバーはBoxに登録された新しいファイルをMicrosoft Teamsへ自動通知することにより、迅速に把握できるようになるため、素早く内容を確認しスムーズに次の作業に取り組める可能性があります。

メリット2. その場にいないメンバーにも漏れなく情報共有できる

リモートワークや、離れた場所で働くチームメンバーとの業務の場合、情報共有を効率的に行うことは重要です。
特に、会議の重要な資料や共同作業用のファイルをBoxにアップロードした時に、全員が迅速に気づけないと、作業の進行が遅れる可能性があります。
BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、Boxにファイルがアップロードされたら自動でMicrosoft Teamsに通知できるため、同じ職場にいないメンバーにも漏れなく情報共有できる可能性があります。これにより、円滑な作業進行が期待できます。

メリット3. 自動通知によるカスタマーサポートの強化

カスタマーサポート部門で、顧客からの問い合わせやクレームに関する資料をBoxで管理している場合、新しい資料がアップロードされたか定期的に確認する必要があるため、ファイルの確認が遅くなり、業務に支障が出る可能性があります。
BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、通知作業を自動化できるため、担当者はBoxにアップロードされた新しい資料を迅速に確認できるようになり、対応スピードの向上が期待できます。

まとめ

BoxとMicrosoft Teamsを連携し、BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法はいかがでしたか？
この方法を活用すると、通知の手間を削減し、漏れなく迅速にチームメンバーに情報共有できる可能性があります。
Yoomを活用すると、プログラミング知識がなくても簡単にアプリ連携することができます。
ぜひYoomを活用し、アプリ連携による業務の自動化を体験してみてください。