[Yoomとは]

今回ご紹介するテンプレート以外にも、Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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BoxとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

ここからは、BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、「BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する」というフローを作成する手順を解説していきます！
このフローの活用で、上記メリットを実現できます。プログラミング知識不要で設定できますよ。

‍〈フローは、以下作成プロセスで作成します〉

• BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Boxのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、BoxとMicrosoft Teamsの連携動作を確認

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ステップ1:BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.Boxの登録方法

「マイアプリ」をクリックして、「新規接続」からBoxを選択してください。

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メールアドレスとパスワードを入力し、「承認」をクリックします。

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「Grant access to Box」をクリックしたら登録完了です。

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2. Microsoft Teamsの登録方法
次は「新規接続」から、Microsoft Teamsを選択してください。

連携したいアカウント情報を入力して「次へ」をクリックすると登録完了です。
※注意事項）Microsoft TeamsはMicrosoft 365の一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。プランをご確認ください。

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これでMicrosoft Teamsがマイアプリに登録されました。

テンプレートをコピーする

続いて、下記のテンプレートを開いて「試してみる」をクリックしてください。
次のステップからは、さっそくフローを作成していきましょう！

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ステップ2:Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら起動するトリガーの設定

まず、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定しましょう。

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こちらは既に設定されているので、Boxと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」をクリックします。

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自動通知に使用したいフォルダの「コンテンツID」は注釈を参考に入力しましょう。
入力後に「テスト」をクリックし、成功したら「次へ」に進みます。

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先ほど設定したフォルダにサンプルのファイルをアップロードし、テストをクリックします。

※注意事項※
・ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
・その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。
ファイルの容量制限について

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テストが成功したら、ファイルのアウトプットが下部に取得されるので確認し、問題無ければ設定を保存しましょう。

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ステップ3:Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る

次に、「チャネルにメッセージを送る」を設定していきましょう。

こちらは既に設定されているので、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」をクリックします。

画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。

以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう！

メッセージ内容は、上記画像のように設定してあります。
こちらは用途に合わせて自由に設定できます。
{{●●●}}の部分は、Boxから取得した情報を自動で引用することができます。設定方法の例は以下です。
ファイル名を引用したい場合→枠内をクリックし「フォルダにファイルがアップロードされたら」の中にある「ファイル名」を選択してください。
このように設定すると、Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、自動で「ファイル名」を引用できます。

※Microsoft Teamsでのメンション方法はこちらをご確認ください。

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その他の項目を任意で設定後に、テストをクリックします。
※テストボタンは画面下部にあります。
Microsoft Teamsにメッセージが通知されるので、先ほど設定したアウトプットが正しく反映されているか確認し、設定を保存しましょう。

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ステップ4:トリガーをONにする

すべての設定が完了したら「トリガーをON」にしましょう。

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これで、「BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する」フローが完成しました。

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BoxやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Boxを活用した自動化例

画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、AIと連携し、読み取りなどが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。

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Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsへの通知を自動化したり、文字起こし結果やAIによる生成結果を自動で通知することが可能です。

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ご紹介したテンプレート以外にも、Microsoft Teamsがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。

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まとめ

BoxとMicrosoft Teamsを連携し、BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法はいかがでしたか？
この方法を活用すると、通知の手間を削減し、漏れなく迅速にチームメンバーに情報共有できる可能性があります。
Yoomを活用すると、プログラミング知識がなくても簡単にアプリ連携することができます。
ぜひYoomを活用し、アプリ連携による業務の自動化を体験してみてください。