BoxとMicrosoft Teamsの連携イメージ
BoxでファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法
Yoomを詳しくみる
この記事のテンプレートを試す
BoxとMicrosoft Teamsの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-11-11

BoxでファイルをアップロードしたらMicrosoft Teamsに自動通知する方法

Yuna Matsukawa
Yuna Matsukawa

Boxにアップロードされたファイルを、ついうっかり見落としてしまった経験はありませんか?
BoxとMicrosoft Teamsを連携することで、Boxでファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で通知を届けることが可能になります。
通知作業を自動化することで情報共有の迅速化や、共有漏れを防げる可能性がありますよ。
本記事では、BoxとMicrosoft Teamsを連携するメリットとノーコードで誰でも簡単にアプリ連携をし、業務を自動化できるフローの作成手順を分かりやすく解説します。 ぜひ、最後までご覧ください。


BoxとMicrosoft Teamsを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

目的ごとにさまざまなテンプレートがあるので、気になるものがあれば「試してみる」をクリックしてみてください。

通知を自動化する便利なテンプレート


■概要
「BoxでアップロードされたPDFファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知する」フローは、PDFからテキストを抽出し、チームに即座に共有する業務ワークフローです。
このワークフローを導入することで、煩雑な手作業を減らし、業務効率を向上させることができます。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに多くのPDFファイルを保存し、その内容を迅速に共有したいビジネスユーザーの方
・PDF テキスト 抽出を自動化して、日常業務の効率化を図りたいオフィススタッフの方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内の情報共有を強化したいリーダーやマネージャーの方

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■概要
「BoxにアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに送信する」ワークフローは、ファイル管理とチーム内の情報共有を自動化する業務ワークフローです。
Boxにファイルがアップロードされると、OCR機能でテキストを抽出し、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ送信されます。
これにより、ファイル内容のスピーディーな確認や迅速なチーム内共有が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用しているチーム
・書類のデジタル化と情報共有を効率化したいIT担当者
・OCRを活用して業務プロセスを自動化したいビジネスユーザー
・情報共有の迅速化と手作業の削減を目指している企業

■注意事項
・Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要
「Boxで特定の条件のファイルがアップロードされたら共有リンクを追加し、Microsoft Teamsに通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションをシームレスに連携する業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、自動で共有リンクを生成し、そのリンクをMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、チームメンバーは最新のファイルに素早くアクセスでき、情報共有がスムーズになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイル共有の効率化を図りたい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいビジネスユーザー
・手動でのファイル共有や通知作業に時間を取られている管理者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したいIT担当者
・チームの生産性向上と情報共有の迅速化を目指している経営者

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要
Boxにファイルがアップロードされたら、ファイルバージョンをアップロードしMicrosoft Teamsに通知するフローは、Boxでのファイル管理とMicrosoft Teamsでの情報共有をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
ファイルのバージョン管理を自動化し、チーム全体に最新情報を迅速に伝えることで、作業効率とチームのコミュニケーションを向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して頻繁にファイルを更新・管理しているチーム
・Microsoft Teamsを活用して情報共有を行っている組織
・ファイルのバージョン管理や通知作業を手動で行っており、効率化を図りたい方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したいIT担当者
・チーム内の情報共有とファイル管理の一元化を目指しているプロジェクトリーダー

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsに通知することが可能です。これにより、チームメンバーは円滑に必要な情報にアクセスでき、業務のスピードアップが図れます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に活用しているチームのリーダー
・ファイル共有後の内容確認作業を自動化したいIT担当者
・OCR機能を利用してドキュメント管理を効率化したい企業の管理職
・情報の共有と確認に時間を取られているプロジェクトマネージャー

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

OCRを使った便利な自動化テンプレート


■概要
Boxにアップロードされた請求書などの書類情報を確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で予定を登録する作業に時間を要していませんか。このような手作業は非効率なだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsとboxの連携を自動化でき、BoxへのファイルアップロードをトリガーにOCRが内容を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが自動で作成されるため、これらの課題を解消します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用し、ファイル確認や予定登録を手作業で行っている方
・Microsoft Teamsとboxの連携を通じて、申込書や請求書といった書類処理の自動化を検討している方
・手作業による転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

■概要
Boxにアップロードされた請求書や申込書といった書類の内容を、手作業でカレンダーに登録したり、Microsoft Excelに転記したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRが自動で書類を読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成し、その内容をMicrosoft Excelにも記録する一連の流れを自動化します。
手作業を効率化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに保管した書類の情報を、手作業でMicrosoft TeamsのカレンダーやMicrosoft Excelに転記している方
・書類の処理漏れや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
・Boxでのファイル管理とMicrosoft Teamsへの予定登録を連携させ、定型業務を自動化したい方

■注意事項
・Box、Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

AIと連携した便利な自動化テンプレート


■概要
「BoxにPDFがアップロードされたら重要項目をDeepSeekで抽出し、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、PDF管理と情報共有の効率化を実現する業務ワークフローです。
BoxにPDFファイルをアップロードすると、自動的にDeepSeekが重要な情報を抽出し、その内容をMicrosoft Teamsに即時通知します。
これにより、チーム全体で必要な情報を迅速に共有でき、業務のスピードアップと精度向上に貢献します。
手動での情報整理や共有の手間を省き、よりスマートな業務運営をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを利用して多くのPDFファイルを管理しているが、情報抽出に時間がかかっている方
・DeepSeekを活用して効率的にデータを抽出し、チーム内で共有したいと考えているビジネスユーザー
・Microsoft Teamsを日常的に使用しており、自動通知で業務の連携を強化したい企業の担当者
・手動でのデータ整理や共有作業を減らし、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
・業務の効率化と情報共有の迅速化を図り、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャー

■注意事項
・Box、DeepSeek、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

転記を自動化する便利なテンプレート


■概要
「Microsoft Teamsで送信されたファイルをBoxに自動で格納する」フローは、Teamsで共有されたファイルを自動的にBoxに保存し、ファイル管理を効率化する業務ワークフローです。
これにより、ファイルの一元管理やバックアップがスムーズに行え、チームの生産性向上に寄与します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとBoxを日常的に使用しており、ファイル管理に時間を取られているチームの方
・ファイルの保存作業を自動化して業務効率を向上させたいIT担当者の方
・複数のツール間でのファイル転送に手間を感じているビジネスユーザーの方
・ファイルの一元管理とセキュリティ強化を図りたい経営者の方
・チームメンバー間でのファイル共有をスムーズに行いたいプロジェクトリーダーの方

■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

とにかく早く試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!


BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

BoxとMicrosoft Teamsを連携してできること

BoxとMicrosoft Teams間で発生するファイル共有や通知に関する様々な手作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します!
これにより、情報共有のスピードアップやコミュニケーションの円滑化、さらには手作業によるミス削減も実現できるため、気になる内容があればぜひクリックしてみてください!

BoxのファイルアップロードをMicrosoft Teamsに自動で通知する

Boxに新しいファイルがアップロードされた際に、そのファイル名やリンクといった情報をMicrosoft Teamsの指定したチャンネルやチャットへ自動的にメッセージ投稿したり、Box内で同時にファイルを特定のフォルダへ移動させたりする基本的な連携フローです。
手作業での通知漏れや遅延を防ぐことができ、チーム内での迅速かつ確実な情報共有を実現できます!


BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■概要
「Boxでファイルがアップロードされたら、フォルダを移動してMicrosoft Teamsに通知する」ワークフローは、ファイル管理とチーム内通知を自動化する業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、指定のフォルダへ自動で移動し、同時にMicrosoft Teamsで通知を送信します。
これにより、ファイルの整理や共有がスムーズになり、チームのコミュニケーションが効率的に行えるようになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理に手間を感じているビジネスユーザーの方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内の情報共有を強化したいと考えている管理者の方
・ファイルアップロード時の通知を自動化し、作業効率を向上させたいと考えているIT担当者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを最適化したい企業の方
・日常業務の中でRPAやAIを活用した自動化ソリューションに興味がある方‍

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

特定条件のBoxファイルをMicrosoft Teamsに自動で通知し共有する

Boxにアップロードされたファイルが特定のファイル名や種類といった条件を満たす場合にのみ、Microsoft Teamsへ通知するとともに、そのファイルの共有リンクを自動で生成してメッセージに含めて投稿するフローです。
重要な情報だけを選別して関係者に通知し、安全かつ効率的なファイル共有プロセスを構築するのに役立ちます!


■概要
「Boxで特定の条件のファイルがアップロードされたら共有リンクを追加し、Microsoft Teamsに通知する」フローは、ファイル管理とチームコミュニケーションをシームレスに連携する業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、自動で共有リンクを生成し、そのリンクをMicrosoft Teamsに通知します。
これにより、チームメンバーは最新のファイルに素早くアクセスでき、情報共有がスムーズになります。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に使用しており、ファイル共有の効率化を図りたい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内のコミュニケーションを強化したいビジネスユーザー
・手動でのファイル共有や通知作業に時間を取られている管理者の方
・複数のSaaSアプリを連携させて業務プロセスを自動化したいIT担当者
・チームの生産性向上と情報共有の迅速化を目指している経営者

■注意事項
・Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

BoxとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にBoxとMicrosoft Teamsを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードで連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

※今回連携するアプリの公式サイト:BoxMicrosoft Teams

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する」フローを作成していきます!

作成の流れは大きく分けて以下です。

  • BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
  • テンプレートをコピー
  • Boxのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft Teamsのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、BoxとMicrosoft Teamsの連携動作を確認


BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

ステップ1:BoxとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作を行えるようにしていきます。

【Boxのマイアプリ登録】

以下の手順をご覧ください。

【Microsoft Teamsのマイアプリ登録】

登録方法は以下の手順をご覧ください。

※「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるので注意しましょう。

ステップ2:テンプレートをコピーする

続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。


BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

OKをクリックすると、マイプロジェクトの欄にテンプレートが追加されます。

ステップ3:Boxトリガーの設定

まず、「フォルダにファイルがアップロードされたら」を設定しましょう。

こちらは既に設定されているので、Boxと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」をクリックします。

自動通知に使用したいフォルダの「コンテンツID」は注釈を参考に入力しましょう。
入力後に該当フォルダへファイルをアップロードしましょう。
その後フローに戻って「テスト」をクリックし、成功したら「次へ」に進みます。

先ほど設定したフォルダにサンプルのファイルをアップロードし、テストをクリックします。

【注意事項】
ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、以下もチェックしてみてください。

テストが成功したら、ファイルのアウトプット(取得した値)が下部に取得されるので確認し、問題無ければ設定を保存しましょう。

ステップ4:Microsoft Teamsのチャネルにメッセージを送る

次に、「チャネルにメッセージを送る」を設定していきましょう。

こちらは既に設定されているので、Microsoft Teamsと連携するアカウント情報に誤りが無いか確認できたら「次へ」をクリックします。

画面が切り替わったら、「チームID」「チャネルID」を候補から選択します。
以下のように、通知をしたいチャンネルを設定しましょう!

メッセージ内容は、下記画像のように設定してあります。
こちらは用途に合わせて自由に設定できます。
{{●●●}}の部分は、Boxから取得した情報を自動で引用することができます。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。

ファイル名を引用したい場合→枠内をクリックし「フォルダにファイルがアップロードされたら」の中にある「ファイル名」を選択してください。
このように設定すると、Boxでフォルダにファイルがアップロードされたら、自動で「ファイル名」を引用できます。

その他の項目を任意で設定後に、テストをクリックします。
※テストボタンは画面下部にあります。
Microsoft Teamsにメッセージが通知されるので、先ほど設定したアウトプットが正しく反映されているか確認し、設定を保存しましょう。

ステップ5:トリガーをONにする

すべての設定が完了したら「トリガーをON」にしましょう。

これで、「BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する」フローが完成しました。

BoxやMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもBoxやMicrosoft TeamsのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

Boxを活用した自動化例

画像や音声などのファイルがアップロードされたタイミングで、AIと連携し、読み取りなどが可能です。
また、SlackやGoogle スプレッドシートなど他ツールへの転送も可能で、保存・通知・整理を一元化できます。


■概要
PDFで受け取った書類を編集するために、毎回手作業でWordファイルへ変換していませんか。
こうしたルーティン作業は、手間がかかるだけでなく他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、特定のBoxフォルダにPDFファイルがアップロードされると、RPAが自動でWord形式に変換し、指定のフォルダへ保存します。
PDFからWordへの変換に伴う一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxでPDFファイルを管理しており、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
・日常的に発生するPDFからWordへの変換作業を自動化したいと考えている方
・RPAを活用してファイル形式の変換といった定型業務を効率化したい方

■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

■概要
「Boxでファイルがアップロードされたら、Google スプレッドシートをスムーズに更新する」業務ワークフローは、ファイル管理とデータ集計をスムーズに連携させる業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルが追加されるたびに、自動的にGoogle スプレッドシートが更新されるため、手動でのデータ入力や管理の手間を削減できます。
これにより、チーム全体で最新の情報を共有しやすくなり、業務効率の向上に寄与します。

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとGoogle スプレッドシートを日常的に使用しており、データ連携の自動化を図りたい方
・ファイルアップロード時に手動でスプレッドシートを更新しているため、時間と労力を節約したいビジネスユーザー
・スムーズにデータが反映される環境を整え、チームの情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャー
・業務プロセスの自動化を進め、ミスの防止と作業効率の向上を目指す経営者やIT担当者

■注意事項
・Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

Boxのフォルダに画像ファイルがアップロードされたら、ChatGPTで要約しメールを送付する

■概要
このワークフローでは、Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Discordに通知することが可能です。これにより、手動でのデータ確認や通知作業が不要となり、業務の効率化と円滑な意思決定をサポートします。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル管理を効率化したいビジネスユーザー
・Discordをコミュニケーションツールとして活用しているチームリーダーや管理者
・OCR技術を活用して、紙ベースや画像ファイルからのデータ抽出を自動化したい方
・手動でのファイル確認や通知作業に時間を取られている事務担当者
・リアルタイムでの情報共有を重視し、チームの連携を強化したい企業
・デジタルトランスフォーメーションを推進し、業務プロセスの自動化を目指している経営者

■注意事項
・Box、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要
「Boxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Slackに通知する」フローは、BoxとOCRを活用した業務ワークフローです。
Boxに新しいファイルがアップロードされるたびに、OCR機能で内容を自動的に読み取り、必要な情報をSlackに通知します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Boxを日常的に利用しており、ファイル内容の迅速な共有が必要なチームの方
・手動でファイルの内容確認や情報共有に時間を取られているビジネスパーソン
・Slackを活用してリアルタイムに情報通知を行いたい企業の方
・OCRを用いて紙ベースの情報をデジタル化し、自動で管理したい事務担当者の方

■注意事項
・Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要
「Boxにファイルが追加されたら、Outlookでメールを送付する」ワークフローは、Boxへのファイル追加をトリガーに自動的にOutlookで通知メールを送信します。これにより、ファイル共有の際の手動メール送信を省き、迅速かつ確実な情報共有を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOutlookを日常的に使用しており、ファイル共有時に自動通知を導入したい方
・プロジェクトチーム内でのファイル管理と情報共有を効率化したいリーダー
・手動でのメール送信作業を削減し、業務の自動化を図りたいビジネスパーソン
・情報共有のタイミングを逃さず、チーム全体の連携を強化したい方

■注意事項
・Box、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Google スプレッドシートで行が追加されたら、Boxにフォルダを作成するフローです。

Googleフォームで送信されたファイルをBoxにアップロードするフローです。

HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。

■概要
毎月月初にBoxでフォルダを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。‍‍

■このテンプレートをおすすめする方
1.Boxを業務で使用している方
・ファイルやフォルダの管理をBoxで行っている方
・共同作業でBoxを利用しているチーム
・フォルダの作成を自動化しフォルダ名称を統一して管理したい方
・毎月のフォルダ作成を手動で行っている方

■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。

Microsoft Teamsを活用した自動化例

Microsoft Teamsへの通知を自動化したり、文字起こし結果やAIによる生成結果を自動で通知することが可能です。


概要
GitHubにIssueが作成されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

注意事項
GitHubとMicrosoft TeamsそれぞれとYoomの連携設定が必要です。

BubbleでThingが作成されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Zoho CRMに新規見込み客が登録されたら、Microsoft Teamsに連携して指定のチャンネルにメッセージを通知するフローです。

Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

LOGILESS(ロジレス)で出荷が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

Jootoでタスクが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

Microsoft Teamsで投稿されたメッセージを翻訳して、翻訳版をGoogle Chatに投稿するフローです。

TimeRexで予定が登録されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。

■概要
Zendeskで新しいチケットが作成されるたびに、手作業でチームに共有するのは手間がかかるうえ、通知の遅れや漏れが発生しがちではないでしょうか。
このワークフローは、Zendeskでチケットが作成された際に、その情報をMicrosoft Teamsの指定チャネルへ自動で通知するため、手作業による情報共有の手間や伝達ミスといった課題を解消し、迅速な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Zendeskで顧客対応を行い、チームへの情報共有を効率化したいと考えている方
・Microsoft Teamsを主要な連絡手段とし、Zendeskとの連携を模索している方
・手作業による通知の遅れや漏れを防ぎ、対応速度の向上を目指しているマネージャーの方

■注意事項
・Zendesk、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

スマレジで出庫情報が新たに登録されたら、出庫情報をMicrosoft Teamsに通知します。

まとめ

BoxとMicrosoft Teamsを連携し、BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法はいかがでしたか?
この方法を活用すると、通知の手間を削減し、漏れなく迅速にチームメンバーへ情報共有できます。
Yoomを活用すると、プログラミング知識がなくても簡単にアプリ連携することができます。
ぜひYoomを活用し、アプリ連携による業務の自動化を体験してみてください。

よくあるご質問

Q:複数のフォルダを一度に監視できますか?

A:

一つのテンプレートに対して登録できるフォルダは一つのみです。
同時に複数連携したい場合は、その数だけテンプレートをコピーして運用してください。

Q:ファイルの「更新」や「削除」も通知できますか?

A:

はい、できます。
今回はファイルのアップロードをトリガーとして設定しましたが、ステップ3でBoxのトリガーアクションを設定する際に、以下の通り「変更」をクリックすると他の選択肢が表示されます。
あとは画面の表示に従って設定していくだけなので、目的に応じてご活用ください。

Q:通知メッセージはどこまで細かく設定可能?

A:

下記画像の赤枠の通り、メンションやファイル添付なども可能です。
※アウトプット(取得した値)の引用ではなく直接手入力した項目については、フローボットが起動するたびに同じ内容が通知され続けるのでご注意ください。

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
無料でYoomを試す
この記事を書いた人
Yuna Matsukawa
Yuna Matsukawa
これまでは、人材業界で営業・営業事務を経験してきました。 前職の経験を踏まえ、さまざまな企業が抱えている悩みは「業務の自動化」により軽減できると実感しています。 Yoomを通して、皆様のお悩みを少しでも解決できるよう、日々情報を発信していきます!
タグ
Box
Microsoft Teams
自動化
通知
連携
関連アプリ
アプリ連携
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
詳しくみる