BoxとMicrosoft Teamsの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025/02/28

【ノーコードで実現】BoxのデータをMicrosoft Teamsに自動的に連携する方法

k.hieda

<span class="mark-yellow">「このファイル、どこに保存したんだっけ?」と、探し回ること、意外と多くありませんか?</span>

ちょっとした確認のつもりが、気づけば思った以上に時間を取られていることもありますよね。ファイルの更新をチェックしてチームに知らせる作業も、たくさん続くと負担になります。

そんな手間を減らし仕事をスムーズに進めたいなら、YoomでBoxとMicrosoft Teamsの連携を試してみるのも一つの方法です!
たとえば、Boxの最新ファイル情報を指定した時間にMicrosoft Teamsに自動投稿すれば、チーム全員が最新のデータを把握できるので、「共有するのを忘れていた」「知らなかった」といったトラブルが防止できるかもしれません。

この記事ではYoomを活用したBoxとMicrosoft Teamsの連携方法を画像付きで詳しく解説しています。データ連携による業務の自動化が簡単に導入できるため、ぜひお試しください!

とにかく早く試したい方へ

Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとMicrosoft Teamsの連携が可能です。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう!

BoxとMicrosoft Teamsを連携してできること

<span class="mark-yellow">ファイル管理や情報共有がもっとスムーズになれば、日々の仕事もぐっとやりやすくなります。</span>BoxとMicrosoft Teamsを連携させることで、手間のかかる作業を自動化し、業務の効率を高めることができます。日々の業務を少しでも快適にするために、BoxとMicrosoft Teamsの連携を取り入れてみるのはいかがでしょうか。
たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。

指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する方法

Boxに保存されたファイル情報を、指定した時間に自動でMicrosoft Teamsへ投稿するワークフロー。定期的な情報共有を自動化することで、確認作業の負担が減り、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。Boxで多くのファイルを管理しているものの、情報共有にかける時間を短縮したいと考えている方におすすめ。また、Microsoft Teamsを活用しているものの、ファイル共有が少し手間に感じている方にも役立つ仕組みです。

BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法

Boxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で通知を送るワークフローです。
ファイル共有を効率化し、チーム全体でスムーズに情報を把握できるようになります。

BoxとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそくBoxとMicrosoft Teamsのフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMicrosoft Teamsを連携するので、プログラミング知識不要で設定可能です。

Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をしましょう。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう!

[Yoomとは]

本記事では、「指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する」フローボットの設定を解説します。

ステップ1:マイアプリ連携の設定

ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で+新規接続をクリックします。

Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。

Box

検索結果からアプリ名(Box)をクリックすると、boxの連携確認画面に切り替わります。

Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。

Microsoft Teams

検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。

こちらの画面に遷移後、Microsoft 365のログイン情報を入力します。

以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ連携は完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。

下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。

コピーしたテンプレートはマイプロジェクトの一覧に表示されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。

ステップ3:スケジュールトリガー「指定したスケジュールになったら」

テンプレートの1つ目の工程をクリックします。毎週月曜日の朝9時になったらフローボットが起動する設定を行います。水色アイコン(設定済みの証)が点灯していますが、中身をご紹介します。

(1/1)実行時間の指定

以下の項目は事前設定済みです。この内容で毎週月曜日朝9時にフローが起動するようになります。

  • タイトル
  • スケジュール設定
    • 曜日:月曜日
    • 時刻:9
他のスケジュールに設定し直す場合

設定のすぐ下にあるタブ(日付指定・曜日指定・Cron設定)の切り替えと、各設定でフローのタイミングと頻度をカスタマイズできます。

保存するをクリックして次に進みましょう。

ステップ4:アプリと連携する

テンプレートの2つ目の工程をクリックします。Boxのフォルダ指定とテストファイルのアップロードを行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

この画面では、以下の項目が設定済みです。

  • タイトル
  • アプリ
  • Boxと連携するアカウント情報
  • アクション

次へをクリックして進みましょう。

(2/2)API接続設定

  • フォルダのコンテンツID
    • 指定のフォルダのIDを入力します。

テストボタンをクリックします。

→成功!

アウトプット(取得できる項目と値)では、指定したフォルダから最新のデータを取得しました。

※テストでエラーになる場合

フォルダの中にすでにファイルが入っているとエラーになりますので、空のフォルダを指定してください。

テストが成功したら、画面一番下の保存するをクリックして次のステップに進みましょう。

ステップ5:テキストからデータを抽出する

3つ目の工程をクリックします。テンプレートを活用しているため設定済みの項目ですが、中身をご紹介します。

(1/1)アクションを選択

以下の項目は事前設定済みです。

  • タイトル
  • アクション
    • アクションはテキストのボリュームを選択できます。

テキストボリュームごとに消費タスクが異なります。今回は設定済みのため変更なしのまま進めます。

次へをクリック!

(2/2)詳細を設定

  • プロンプト
    • YoomのAI機能を使って、テキストを生成するための指示を作成します。事前設定の文章をベースに、編集を行ってください。
    • 事前設定の文章の「任意で設定してください〜」を削除した場合でテストに進みます。
    • アウトプットよりコンテンツIDなどを挿入可能です。

テストをクリックしましょう。アウトプットでは、生成されたテキスト(コンテンツID コンテンツ名)が表示されます。

保存するをクリックして次に進みます。

ステップ6:アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」

4つ目の工程をクリックします。Microsoft Teamsへの通知内容を設定します。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

以下は事前設定済みの項目です。

  • タイトル
  • アプリ
  • Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
  • アクション

次へをクリックして進みましょう。

(2/2)API接続設定

  • チームID
    • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択するとIDが取得されます。
  • チャンネルID
    • 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。
  • メッセージ
    • 送信メッセージの定型文を作成します。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。
  • Microsoft Teamsでは通知メッセージをリッチで構造化された形に表示できるよう、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行はタグ<br/>を挿入する必要があります。
  • メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。

テストをクリックします。

→成功!指定したチャンネルに投稿されていました。

※Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

保存するをクリック。

ステップ7(最終):アプリトリガーをONにする

全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。

トリガーをONにして、フローボットを起動します。

トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。

<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>次のパートでは、Microsoft Teamsの投稿からBoxのフォルダ作成バージョンをご紹介します。

Microsoft TeamsのデータをBoxに連携したい場合

今回はBoxのデータをMicrosoft Teamsに連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する方法

Microsoft Teamsで新しいチャネルを作成すると、Boxに対応するフォルダが自動で作成されるワークフローです。ファイル管理と情報共有をスムーズにし、作業の負担を減らします。
Microsoft TeamsとBoxを日常的に使っている方や、プロジェクトごとにファイルを整理したいと考えている方におすすめです。また、チームの情報共有をもっとスムーズにしたい方や、フォルダ管理を手間なく行いたい方にも役立ちます。

新しいチャネルを作成すると、自動でBoxにもフォルダが作成されるので、手作業の負担がなくなります。TeamsとBoxを連携することで、必要なファイルにスムーズにアクセスできる環境になるでしょう。

BoxやMicrosoft TeamsのAPIを使ったその他の自動化例

BoxやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です!
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。

Boxを使った自動化例

定期的なフォルダの自動作成、他クラウドストレージとの同期も行えます!

Microsoft Teamsを使った自動化例

Microsoft Teamsへの通知はもちろん、フォルダの自動作成や、コミュニケーションツール同士の連携も可能です!

終わりに

BoxとMicrosoft Teamsのデータを自動連携する方法を紹介しました!

BoxとMicrosoft Teamsを活用した自動化を導入することで、「アップロードに気づかなかった」といった事態になりにくくなる可能性があります。加えて、Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームにぴったりの仕組みなため、これまで以上にデータ共有がスムーズになるかもしれません。

また、<span class="mark-yellow">今回のアプリ連携はプログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます!</span>
エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、アプリ連携初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。

BoxとMicrosoft Teamsの自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう!
無料アカウントを発行できるため、すぐに実際の操作性を確かめることが可能です。ぜひお試しください!

この記事を書いた人
k.hieda
Webプランナー・ディレクター歴10年目。Web制作会社勤務時代は、クライアントへ改修と運用プランの提案と制作進行がメインでした。現在はパラレルワーカーです。Yoomのコンテンツ事業部でブログの制作、個人事業では企業の外部広報案件を受けています。民泊を始めるのでルーチンワーク効率化の徹底を目指しています!
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