BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法
Boxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で通知を送るワークフローです。
ファイル共有を効率化し、チーム全体でスムーズに情報を把握できるようになります。
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ちょっとした確認のつもりが、気づけば思った以上に時間を取られていることもありますよね。ファイルの更新をチェックしてチームに知らせる作業も、たくさん続くと負担になります。
そんな手間を減らし仕事をスムーズに進めたいなら、YoomでBoxとMicrosoft Teamsの連携を試してみるのも一つの方法です！
たとえば、Boxの最新ファイル情報を指定した時間にMicrosoft Teamsに自動投稿すれば、チーム全員が最新のデータを把握できるので、「共有するのを忘れていた」「知らなかった」といったトラブルが防止できるかもしれません。
この記事ではYoomを活用したBoxとMicrosoft Teamsの連携方法を画像付きで詳しく解説しています。データ連携による業務の自動化が簡単に導入できるため、ぜひお試しください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとMicrosoft Teamsの連携が可能です。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ファイル管理や情報共有がもっとスムーズになれば、日々の仕事もぐっとやりやすくなります。BoxとMicrosoft Teamsを連携させることで、手間のかかる作業を自動化し、業務の効率を高めることができます。日々の業務を少しでも快適にするために、BoxとMicrosoft Teamsの連携を取り入れてみるのはいかがでしょうか。 たとえば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
Boxに保存されたファイル情報を、指定した時間に自動でMicrosoft Teamsへ投稿するワークフロー。定期的な情報共有を自動化することで、確認作業の負担が減り、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。Boxで多くのファイルを管理しているものの、情報共有にかける時間を短縮したいと考えている方におすすめ。また、Microsoft Teamsを活用しているものの、ファイル共有が少し手間に感じている方にも役立つ仕組みです。
Boxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で通知を送るワークフローです。
ファイル共有を効率化し、チーム全体でスムーズに情報を把握できるようになります。
それでは、さっそくBoxとMicrosoft Teamsのフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとMicrosoft Teamsを連携するので、プログラミング知識不要で設定可能です。
Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をしましょう。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！
Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです！API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、 Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直感的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。
本記事では、「指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する」フローボットの設定を解説します。
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で＋新規接続をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名（Box）をクリックすると、boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移後、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ連携は完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトの一覧に表示されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。毎週月曜日の朝9時になったらフローボットが起動する設定を行います。水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、中身をご紹介します。
以下の項目は事前設定済みです。この内容で毎週月曜日朝9時にフローが起動するようになります。
設定のすぐ下にあるタブ（日付指定・曜日指定・Cron設定）の切り替えと、各設定でフローのタイミングと頻度をカスタマイズできます。
保存するをクリックして次に進みましょう。
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。Boxのフォルダ指定とテストファイルのアップロードを行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
テストボタンをクリックします。
→成功！
アウトプット（取得できる項目と値）では、指定したフォルダから最新のデータを取得しました。
フォルダの中にすでにファイルが入っているとエラーになりますので、空のフォルダを指定してください。
テストが成功したら、画面一番下の保存するをクリックして次のステップに進みましょう。
3つ目の工程をクリックします。テンプレートを活用しているため設定済みの項目ですが、中身をご紹介します。
以下の項目は事前設定済みです。
テキストボリュームごとに消費タスクが異なります。今回は設定済みのため変更なしのまま進めます。
次へをクリック！
テストをクリックしましょう。アウトプットでは、生成されたテキスト（コンテンツID コンテンツ名）が表示されます。
保存するをクリックして次に進みます。
4つ目の工程をクリックします。Microsoft Teamsへの通知内容を設定します。
以下は事前設定済みの項目です。
次へをクリックして進みましょう。
テストをクリックします。
→成功！指定したチャンネルに投稿されていました。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
保存するをクリック。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。
プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。次のパートでは、Microsoft Teamsの投稿からBoxのフォルダ作成バージョンをご紹介します。
今回はBoxのデータをMicrosoft Teamsに連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsで新しいチャネルを作成すると、Boxに対応するフォルダが自動で作成されるワークフローです。ファイル管理と情報共有をスムーズにし、作業の負担を減らします。
Microsoft TeamsとBoxを日常的に使っている方や、プロジェクトごとにファイルを整理したいと考えている方におすすめです。また、チームの情報共有をもっとスムーズにしたい方や、フォルダ管理を手間なく行いたい方にも役立ちます。
新しいチャネルを作成すると、自動でBoxにもフォルダが作成されるので、手作業の負担がなくなります。TeamsとBoxを連携することで、必要なファイルにスムーズにアクセスできる環境になるでしょう。
BoxやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
例えば以下のような自動化はいかがでしょうか。
定期的なフォルダの自動作成、他クラウドストレージとの同期も行えます！
Microsoft Teamsへの通知はもちろん、フォルダの自動作成や、コミュニケーションツール同士の連携も可能です！
BoxとMicrosoft Teamsのデータを自動連携する方法を紹介しました！
BoxとMicrosoft Teamsを活用した自動化を導入することで、「アップロードに気づかなかった」といった事態になりにくくなる可能性があります。加えて、Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームにぴったりの仕組みなため、これまで以上にデータ共有がスムーズになるかもしれません。
また、今回のアプリ連携はプログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！ エンジニアのような専門的な知識がなくてもスムーズに自動化の導入が可能なため、アプリ連携初心者の方にとってはメリットと感じられるのではないでしょうか。
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