「このファイル、どこに保存したんだっけ？」と、探し回ること、意外と多くありませんか？
ちょっとした確認のつもりが、気づけば思った以上に時間を取られていることもありますよね。ファイルの更新をチェックしてチームに知らせる作業も、たくさん続くと負担になります。
そんな手間を減らし仕事をスムーズに進めたいなら、YoomでBoxとMicrosoft Teamsの連携を試してみるのも一つの方法です！
この記事ではYoomを活用したBoxとMicrosoft Teamsの連携方法を画像付きで詳しく解説しています。データ連携による業務の自動化が簡単に導入できるため、ぜひお試しください！
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にBoxとMicrosoft Teamsの連携が可能です。
指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する
試してみる
BoxとMicrosoft Teamsを連携してできること
ファイル管理や情報共有がもっとスムーズになれば、日々の仕事もぐっとやりやすくなります。 BoxとMicrosoft Teamsを連携させることで、手間のかかる作業を自動化し、業務の効率を高めることができます。日々の業務を少しでも快適にするために、BoxとMicrosoft Teamsの連携を取り入れてみるのはいかがでしょうか。
指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する方法
Boxに保存されたファイル情報を、指定した時間に自動でMicrosoft Teamsへ投稿するワークフロー。定期的な情報共有を自動化することで、確認作業の負担が減り、チーム全体のコミュニケーションがスムーズになります。Boxで多くのファイルを管理しているものの、情報共有にかける時間を短縮したいと考えている方におすすめ。また、Microsoft Teamsを活用しているものの、ファイル共有が少し手間に感じている方にも役立つ仕組みです。
指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する
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BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する方法
Boxにファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに自動で通知を送るワークフローです。
BoxでファイルがアップロードされたらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
BoxとMicrosoft Teamsの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくBoxとMicrosoft Teamsのフローを作成してみましょう！Yoom を使用して、ノーコード でBoxとMicrosoft Teamsを連携するので、プログラミング知識不要で設定可能です。
Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちら から無料登録をしましょう。すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！
[Yoomとは]
本記事では、「指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する」 フローボットの設定を解説します。
指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する
試してみる
ステップ1:マイアプリ連携の設定
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で＋新規接続 をクリックします。
Yoomで接続可能なアプリの一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
Box
検索結果からアプリ名（Box）をクリックすると、boxの連携確認画面に切り替わります。
Boxへのアクセスを許可するをクリック すると、マイアプリ連携が完了します。
Microsoft Teams
検索結果からMicrosoft Teamsを選択します。
こちらの画面に遷移後、Microsoft 365のログイン情報を入力します。
以上でMicrosoft Teamsのマイアプリ連携 は完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
指定日時にBoxのファイル情報を取得してMicrosoft Teamsに投稿する
試してみる
下のポップアップが表示されたらOKをクリックして設定をスタート。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトの一覧に表示されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：スケジュールトリガー「指定したスケジュールになったら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。毎週月曜日の朝9時になったらフローボットが起動する設定を行います。水色アイコン（設定済みの証）が点灯していますが、中身をご紹介します。
（1/1）実行時間の指定
以下の項目は事前設定済みです。この内容で毎週月曜日朝9時にフローが起動するようになります。
他のスケジュールに設定し直す場合
設定のすぐ下にあるタブ（日付指定・曜日指定・Cron設定）の切り替えと、各設定でフローのタイミングと頻度をカスタマイズできます。
保存するをクリック して次に進みましょう。
ステップ4:アプリと連携する
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。Boxのフォルダ指定とテストファイルのアップロードを行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Boxと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
テストボタンをクリック します。
→成功！
アウトプット （取得できる項目と値）では、指定したフォルダから最新のデータを取得しました。
※テストでエラーになる場合
フォルダの中にすでにファイルが入っているとエラーになりますので、空のフォルダを指定してください。
テストが成功したら、画面一番下の保存するをクリック して次のステップに進みましょう。
ステップ5:テキストからデータを抽出する
3つ目の工程をクリックします。テンプレートを活用しているため設定済みの項目ですが、中身をご紹介します。
（1/1）アクションを選択
以下の項目は事前設定済みです。
テキストボリュームごとに消費タスクが異なります。今回は設定済みのため変更なしのまま進めます。
次へをクリック！
（2/2）詳細を設定
プロンプト
YoomのAI機能を使って、テキストを生成するための指示を作成します。事前設定の文章をベースに、編集を行ってください。
事前設定の文章の「任意で設定してください〜」を削除した場合でテストに進みます。
アウトプットよりコンテンツIDなどを挿入可能です。
テストをクリック しましょう。アウトプットでは、生成されたテキスト（コンテンツID コンテンツ名）が表示されます。
保存するをクリック して次に進みます。
ステップ6:アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
4つ目の工程をクリックします。Microsoft Teamsへの通知内容を設定します。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
以下は事前設定済みの項目です。
タイトル
アプリ
Microsoft Teamsと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）API接続設定
チームID 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したMicrosoft Teamsのスペース名が表示されます。メッセージを送るスペースを選択するとIDが取得されます。
チャンネルID 編集欄をクリックするとプルダウンが開きます。チャンネルの候補の中から選ぶと、IDが自動で引用されます。
メッセージ 送信メッセージの定型文を作成します。編集欄をクリックするとプルダウンが開き、先ほどの工程で取得したアウトプットが表示されます。
Microsoft Teamsでは通知メッセージをリッチで構造化された形に表示できるよう、HTMLタグがサポートされています。そのため、改行はタグ<br/>を挿入する必要があります。
メンションを設定する場合は、メッセージ編集エリアの下の、メンション値を紐付けするボックスに値を入力します。添付ファイル情報も同じく値を挿入します。
テストをクリック します。
→成功！指定したチャンネルに投稿されていました。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
保存するをクリック。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。
プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。 次のパートでは、Microsoft Teamsの投稿からBoxのフォルダ作成バージョンをご紹介します。
Microsoft TeamsのデータをBoxに連携したい場合 今回はBoxのデータをMicrosoft Teamsに連携する方法をご紹介しましたが、逆にMicrosoft TeamsからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する方法
Microsoft Teamsで新しいチャネルを作成すると、Boxに対応するフォルダが自動で作成されるワークフローです。ファイル管理と情報共有をスムーズにし、作業の負担を減らします。
新しいチャネルを作成すると、自動でBoxにもフォルダが作成されるので、手作業の負担がなくなります。TeamsとBoxを連携することで、必要なファイルにスムーズにアクセスできる環境になるでしょう。
Microsoft Teamsに新しいチャネルを作成してBoxにフォルダを自動作成する
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BoxやMicrosoft TeamsのAPIを使ったその他の自動化例
BoxやMicrosoft TeamsのAPIを活用すれば、様々な自動化の実現が可能です！
Boxを使った自動化例 定期的なフォルダの自動作成、他クラウドストレージとの同期も行えます！
BoxにアップロードされたファイルをGoogle Driveに転送する
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BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
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Boxフォルダ内のファイル一覧を定期的にGoogle スプレッドシートに同期する
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Microsoft Teamsを使った自動化例 Microsoft Teamsへの通知はもちろん、フォルダの自動作成や、コミュニケーションツール同士の連携も可能です！
Microsoft Teamsでメッセージが投稿されたら、メッセージ内容をもとにOneDriveにフォルダを作成する
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Microsoft Teamsのチャンネルに投稿されたら、Outlookでメールを自動的に送る
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Salesforceのリードオブジェクトにレコードが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
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毎月の月末にフローボットを起動してMicrosoft Teamsに通知する
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アンケートフォームに回答があったら、Microsoft Excelに回答内容を追加しMicrosoft Teamsに通知する
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終わりに BoxとMicrosoft Teamsのデータを自動連携する方法を紹介しました！
BoxとMicrosoft Teamsを活用した自動化を導入することで、「アップロードに気づかなかった」といった事態になりにくくなる可能性があります。加えて、Microsoft Teamsを社内の主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームにぴったりの仕組みなため、これまで以上にデータ共有がスムーズになるかもしれません。
また、今回のアプリ連携はプログラミング不要のYoomを活用することで簡単に実現できます！
BoxとMicrosoft Teamsの自動化を導入したい場合は、今すぐYoomに登録しましょう！
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