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「Notionで従業員ディレクトリを管理しているけど、更新のたびに関係者への連絡が大変…」
「新入社員や部署異動の情報を、その都度手作業で他のツールに反映させるのが面倒で、ミスも起こりがち…」
このように、従業員情報の管理と共有に手間と時間を取られていませんか？
もし、Notionの従業員ディレクトリが更新された際に、その内容を自動でチャットツールに通知したり、別のデータベースに記録したりできる仕組みがあれば、情報伝達の漏れや遅れを防ぎ、これらの悩みから解放されてより重要な人事業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはNotionの従業員ディレクトリ情報を他のアプリに連携する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いのNotionの従業員ディレクトリが更新された際に、様々なツールへ自動で情報を連携する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Notionの従業員ディレクトリが更新されたら、Slackなどのチャットツールに自動で通知することができるので、関係者への迅速な情報共有が実現し、伝達漏れを防ぎます！
従業員情報の更新内容をGmailなどのメールで関係者に自動送信することもできるため、チャットツールを使わない相手にも確実な情報伝達が可能です。
更新された従業員情報をGoogle スプレッドシートなどのデータベースに自動で追加・更新することで、複数のデータベースを手動でメンテナンスする手間が省け、情報の一元管理が容易になります。
それではここから代表的な例として、Notionで従業員ディレクトリが更新された際にSlackに自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
NotionとSlackをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
NotionとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
SlackとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
マイアプリにNotionとSlackが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Notionで従業員ディレクトリが更新されたら、Slackで通知する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するNotionに、従業員ディレクトリを更新しておきましょう！
※後続のNotionのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のように従業員ディレクトリを更新してみました。
テスト用のため、従業員ディレクトリの内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「データソースID」は、入力欄下の注釈に沿って、URLから取得して入力しましょう。
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
オペレーションに「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.データベースを操作する「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
「Notionと連携するアカウント情報」を確認し、「実行アクション」はそのままで、データベースの連携の各項目を設定していきます。
2.「データベースID」は、事前に作成したデータベース（データソース）を、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
3.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」の各項目は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定完了後は「テスト」を行い、レコードが取得されていることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
1.アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「投稿先のチャンネルID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「メッセージ」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
※メッセージの内容は、固定の文章や取得した値など、自由にカスタマイズできるので、通知したい形式で設定してみてくださいね。
※固定値で設定すると、毎回同じ内容が通知されてしまいます。今回の「従業員ディレクトリが更新されました。」などの文は固定値で設定しても大丈夫ですが、それ以外は、取得した値を設定するようにしましょう。
今回は、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にSlackにデータが通知されることを確認してください。
※Nameは、Notionから取得した値が空白のため、表示されていません。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Notionの従業員ディレクトリと他ツールとの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報の更新作業や関係者への共有の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、人事・総務担当者は面倒な連絡や転記作業から解放され、採用活動や制度設計といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：退職者が出た場合の自動化はできますか？
A：
はい、自動化できます。
Yoomでは、本記事でご紹介したテンプレート以外にも様々なテンプレートをご用意しております。
テンプレートの検索は、こちらをご参照ください。
Q：更新された項目だけを通知できますか？
A：
はい、可能です。
Slackのメッセージ本文は、自由にカスタマイズ可能です。通知したい内容を本文に組み込むことができます。
Q：通知が失敗した場合の対処法はありますか？
A：
フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
