Notionで従業員ディレクトリが更新されたら、Gmailで通知する

■概要

Notionで従業員ディレクトリを管理しているものの、情報が更新されるたびに関係者へ手動で連絡するのは手間がかかり、通知漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Notionのデータベースが更新された際に、指定した宛先へGmailで自動的に通知を送信できます。面倒な連絡業務から解放され、確実な情報共有を実現することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで従業員ディレクトリを管理しており、更新時の通知を自動化したい人事・総務担当者の方
• 従業員情報の変更を手作業で関係各所に連絡しており、業務負担を感じている方
• NotionとGmailを連携させ、従業員管理における情報共有の漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionで従業員情報が更新されると自動で通知が飛ぶため、手動でのメール作成や送信といった作業時間を削減できます。
• 連絡の自動化によって、重要な更新情報の伝え忘れや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含んだ通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、通知を実行したい条件を任意で設定してください。例えば、特定のステータスが変更された場合のみ通知を送る、といった設定が可能です。
• Gmailのメール送信設定では、通知先のメールアドレスや件名を任意で設定してください。本文には、Notionから取得した従業員名や部署名などを組み込むことで、分かりやすい通知内容を作成できます。

■注意事項

• ‍‍Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。