■概要

Notionで管理している従業員ディレクトリの情報を、他のアプリケーションで利用する際に手作業で転記するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなり得ます。
特に新しいメンバーが加わるたびに、複数のツールへ情報を入力する作業は担当者にとって大きな負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースが更新されると、Google スプレッドシートへ自動で情報が追加されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで作成した従業員ディレクトリの情報を手作業で転記している人事・総務担当者の方
• NotionとGoogle スプレッドシートを併用し、従業員データの二重管理に課題を感じている方
• 従業員情報の管理を効率化し、常に最新の状態に保ちたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionの従業員ディレクトリが更新されると自動でデータが同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件の場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した従業員情報をスプレッドシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、「新規で従業員が追加された場合のみ」や「特定のステータスになった場合のみ」など、任意の条件を設定することで、意図したタイミングでのみワークフローを起動させることが可能です
• Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、情報を追加したいスプレッドシートのIDとタブ名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。