Googleフォームで特定の条件に合う回答があったら、Microsoft Excelの在庫情報を更新する

■概要

Googleフォームで収集した回答データを、Microsoft Excelの在庫情報へ手作業で転記する際、手間や入力ミス、更新の遅れに悩まされていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、特定の条件に合致する場合のみMicrosoft Excelの在庫情報を自動で更新し、これらの課題を解消し業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとMicrosoft Excel間で在庫情報を手動更新している担当者の方
• フォーム回答に応じた在庫データの条件分岐と自動更新を実現したい方
• 手作業によるデータ入力ミスや更新漏れを減らし、業務精度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答に基づき、条件に応じてMicrosoft Excelの在庫情報が自動更新されるため、手作業での転記や確認作業の時間を削減できます。
• 人の手を介さずに処理が実行されるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、Googleフォームから取得した回答内容に基づいて、後続の処理を分岐させるための条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、特定の在庫情報を更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Googleフォームから取得した回答内容（例えば、特定の製品IDや数量など）を基に、在庫情報を更新するか否か、あるいはどの情報を更新するかの条件を任意で設定してください。
• Microsoft Excelのアクションでは、更新対象となる任意のファイル名およびシート名、更新したい特定の行（レコード）を指定し、Googleフォームの回答内容や固定値を、在庫情報の各列へ柔軟に割り当てることが可能です。

■注意事項

• GoogleフォームとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133