■概要
Microsoft Excelでの在庫管理は便利ですが、在庫数が少くなった際の確認や関係者への通知を手作業で行うのは手間がかかり、見落としのリスクも伴うのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelで管理している在庫数を定期的にチェックし、設定した基準値を下回った場合に自動でDiscordに通知することが可能となり、在庫切れによる機会損失の防止や、迅速な発注対応に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで在庫管理を行い、Discordでチーム内の情報共有を行っている方
- 在庫数の変動を手作業で確認し、通知する手間や見落としを課題に感じている方
- 在庫不足のアラートを自動化し、より迅速な在庫補充対応を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Excelの在庫情報を基にした通知プロセスが自動化されるため、手作業での確認や連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 在庫数が基準値を下回った際に自動で通知されるため、確認漏れによる在庫切れや、それに伴う機会損失といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelおよびDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションを設定して、在庫チェックを実行する頻度（例：毎日午前9時）を指定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「複数のレコードを取得する（最大10件）」アクションを設定し、在庫数が記載されているファイルやシート、行などを指定します。
- 次に、コマンドオペレーション系の分岐機能を選択し、「分岐する」アクションを設定して、取得した在庫数が予め定めた閾値を下回った場合にのみ、後続のDiscordへの通知処理に進むよう条件を設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定し、指定したチャンネルに在庫不足を知らせるメッセージ（例：「[商品名]の在庫が[現在の在庫数]個になりました。確認してください。」）を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへの通知は、通知先のチャンネルを任意に設定することが可能であり、通知メッセージの本文も固定のテキストだけでなく、前段のMicrosoft Excelから取得した商品名や在庫数などの値を、変数として埋め込むといったカスタマイズができます。
- このテンプレートでは在庫管理にMicrosoft Excelを使用していますが、Yoomが連携可能な他のデータベースアプリやGoogle スプレッドシートなどに変更して運用することも可能です。
- スケジュールトリガーは、基本的な時間設定に加えてCron設定を利用することで、「毎時30分ごと」や「毎週月曜日の午前10時」といった、より細かい実行タイミングを指定できます。
■注意事項
・Microsoft Excel、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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