Chat PlusとGoogle スプレッドシートを連携して、チケット情報を自動追加する方法とメリット

顧客対応のスケジュールを手軽に管理しませんか？
Chat PlusとGoogle スプレッドシートを連携することで、チケット情報の管理を効率化し、業務の正確性向上とスピードアップを図ることができます。
本記事では、この自動化の方法とメリットについて詳しく解説します。
プログラミングは不要で簡単に導入できるため、どなたでも手軽に始められます。

こんな方におすすめ

・Chat Plusを利用しているが、チケット情報の管理に手間を感じている方
・Google スプレッドシートでデータ分析を行っているが、手動入力に時間を取られている方
・複数のチーム間でチケット情報をスムーズに共有したいと考えている方
・業務効率化を図りたいが、プログラミングの知識がない方
・データの一元管理を目指しているが、どのツールを使うべきか悩んでいる方

Chat PlusとGoogle スプレッドシートの連携メリットと具体例

1: チケット情報の一元化

Chat PlusとGoogle スプレッドシートを連携することで、チケット情報がスピーディーに共有されます。
これにより、チームメンバーはどこからでもチケット情報を参照でき、問題解決や進捗確認の効率化が期待できます。
例えば、営業チームとカスタマーサポートチームがそれぞれ異なるシステムで作業している場合でも、Chat Plusのチケット情報がGoogle スプレッドシートに一元化されていることで、両チームの連携強化と、情報漏れや伝達ミスの減少に寄与します。

2: データ入力と人為的ミスを削減

Chat PlusとGoogle スプレッドシートの連携で、チケット情報の管理を自動化することによって、手動での入力作業が不要になります。
これにより、スタッフは重要なタスクに集中でき、業務効率向上が期待できます。
例えば、カスタマーサポートチームがChat Plusで作成したチケット情報を、手動でGoogle スプレッドシートに転記することなく、データが自動で更新されます。
結果として、チケット処理のスピード向上し、入力ミスが減少するため、全体のオペレーション効率向上をサポートします。

3: データ分析とレポート作成の簡便化

Chat Plusは顧客対応やチケット作成の機能性に優れており、Google スプレッドシートはデータ分析やレポート作成に非常に適しています。
これらを連携することで、チケット情報を手動で集計やフィルタリングを行う手間が省け、問題点やトレンド傾向の分析作業を効率化します。
例えば、どのチケットが長期間未処理であるか、対応が遅れている案件があるかどうかを簡単に抽出できるため、次のアクションに素早く移れることが期待されます。
さらに、スプレッドシート内でグラフを作成したり、条件付き書式で視覚的に状況を把握できるため、経営層への報告もシンプルになるかもしれません。

[Yoomとは]

Chat PlusとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

ここからは実際にアプリ連携の手順を解説します。
大まかな流れは以下の通りです。
・Chat PlusとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・Chat Plusでトリガーを設定し、Google スプレッドシートでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録を行ってから設定を進めましょう。

ステップ1：Chat PlusとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携

まず、Chat PlusとGoogle スプレッドシートをマイアプリに連携しましょう。
Yoomにログインした後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」から設定を進めましょう。

Chat Plusを検索しクリックしてください。‍

アカウント名とアクセストークンを設定します。
「アカウント名」は、任意の名称を入力してください。（例：管理用アカウント）
「アクセストークン」は、こちらのページで発行したAPIトークンを入力してください。

※画像はAPIトークン発行後の画面です。

APIトークンを発行するには、まずこちらにアクセスしご利用のアカウントでログインしてください。
APIトークン発行の画面で「パスワード」を設定し、「APIトークン発行」をクリックしてください。
その後、赤文字でAPIトークンが表示されるので、そちらをコピーしてください。
アカウント名とアクセストークン入力後、「追加」をクリックしChat Plusのマイアプリ連携が完了します。

次にGoogle スプレッドシートを検索しクリックしてください。‍

その後「Sign in with Google」をクリックし、Googleアカウントでサインインしてください。

サインイン後にアクセス許可をしてマイアプリ連携完了です。

次にフローボットのテンプレートを利用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

‍

「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。

ステップ2：トリガーを設定

次に、Chat Plusのトリガーを設定します。
「チケットが作成されたら」をクリックしてください。

タイトルを任意で編集し、アカウント情報を確認します。
「Chat Plusと連携するアカウント情報」で正しいアカウントが選択されているか確認しましょう。
「タイトル」は任意で編集できますが、「トリガーアクション」は変更せず、「次へ」をクリックしてください。

続いて、Webhookを設定します。
画面に表示されているWebhookURLをコピーし、その後Chat Plusで設定してください。
詳しい設定手順はこちらで解説しています。
Webhookを設定した後、テスト用に新規チケットを作成し、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにチケットデータが表示されていればテスト成功です。
問題なければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3：アクションを設定

次に、Google スプレッドシートのアクションを設定します。
「レコードを追加する」をクリックしてください。

ここでは先ほどと同様、タイトルを任意で編集し、アカウント情報を確認した後、アクションを変更せずに「次へ」をクリックします。

ページを下にスクロールし、「※ 必須」と記載されている項目を設定し、「次へ」をクリックしてください。

続いて「追加するレコードの値」を設定します。
各項目の欄をクリックすると候補が表示されますので、該当する項目を選択してください。
設定後「テスト」をクリックし、Google スプレッドシートに情報が追加されたことを確認しましょう。
確認後「保存する」をクリックしてください。

「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでChat Plusでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートに情報が自動追加されます。

Chat Plusを使ったその他の自動化例

1.Asanaへのタスク登録を自動化

チャットから生成されたチケット情報が自動的にAsanaに登録され、スピーディーなタスク割り当てや進行管理をサポートします。
これにより、タスク登録の手間が省け、効率的なプロジェクト運営が期待できます。

2.Trelloへのチケット追加を効率化

生成されたチケット情報が自動的にTrelloに追加され、タスクをボード形式で管理できるようになります。
視覚的にタスクを整理する準備が自動で整い、登録作業を削減できます。

3.GitHubでのチケット管理を自動化

生成されたチケット情報は自動的にGitHubに登録され、タスクや課題がスピーディーに追跡可能となります。
開発プロセスの初動や問題点の発見を効率化し、作業環境を簡素化する効果が期待できます。

まとめ

Chat PlusとGoogle スプレッドシートの連携は、チケット情報の管理を効率化し、業務のスピードアップを実現するための有効な手段です。
この自動化により、手作業を省き、データ分析を効率化することが期待できます。
また、Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、手軽に導入できるため、どなたでも簡単に始めることができます。

ぜひこの機会に、アプリ連携による業務効率化を体験してください。