Chat PlusとZendeskを連携して、Chat Plusでチケットが作成されたらZendeskにチケット情報を追加する方法

Chat PlusとZendeskの連携フローの作り方

Yoomを使ってChat PlusとZendeskを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

• Chat PlusとZendeskをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるChat Plusのトリガー設定、その後に続くZendeskの設定
• トリガーボタンをONにして、Chat PlusとZendeskの連携動作を確認

ステップ1：Chat PlusとZendeskをマイアプリ連携

はじめに、Chat PlusとZendeskをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Chat PlusとZendeskをそれぞれ検索し、進むと次の画面に遷移します。

＜Chat Plusの場合＞

・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。
※アクセストークンは、こちらから取得できます。

＜Zendeskの場合＞

・アカウント名、メールアドレス、APIトークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録完了です。
※APIトークンの取得方法の詳細は、こちらのヘルプページでも確認できます。
※Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみ利用可能です。フリープラン・ミニプランはフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなります。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用できます。

ステップ2：テンプレートのコピー

Chat PlusとZendeskを連携するためのテンプレートをコピーします。

1.下記リンクを開きます。

2.「このテンプレートを試す」をクリックします。

ステップ3：トリガーとなるChat Plusの設定

このフローでは、Chat Plusでチケットが作成されることがトリガーになります。
Chat Plusでチケットが作成されると自動でフローが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックし、「【コピー】Chat Plusでチケットが作成されたらZendeskにチケット情報を追加する」を選択します。

2.「アプリトリガー チケットが作成されたら」を選択します。

3.連携アカウントとアクションを選択する画面で、Chat Plusと連携するアカウントを確認し、次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.WebhookURLが表示されるためコピーし、Chat Plusに設定したら「テスト」をクリックします。
※Chat PlusにWebhookURLを設定する方法については、こちらを確認してください。

5.テストが成功すると、Chat Plusから取得した情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：Zendeskにチケットを作成する設定

最後に、Chat Plusから取得した情報をもとにZendeskにチケットを作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する チケットを作成」をクリックします。

2.連携アカウントとアクションを選択する画面で、Zendeskと連携するアカウントを確認し、次へ進みます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Zendeskにチケットを作成するために、「サブドメイン」をはじめ各項目を設定します。
※Zendeskに関する項目は、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※Chat Plusの情報を反映させたい項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「チケットが作成されたら」の中から選択します。これにより、チケットごとに異なる値を動的に反映できます。
※下記の右下図では、候補の一覧が表示されていませんが、本来は連携したZendeskアカウントの候補が一覧で表示されます。

4.上記で必要な項目をすべて設定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら保存します。

5.トリガーをONにすると、次からChat Plusにチケットが作成されるたび、Zendeskにも自動でチケットが作成される連携が完了します。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを参考にしてください。

Zendeskを使ったその他の自動化例

他にもZendeskを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Zendeskでチケットが作成されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

チケットを作成するたびに手動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成する場合、チケットの数に比例して負担が増加します。
しかし、2つのツールを連携することで、手動でフォルダを作成する負担が削減されます。
これにより、業務の効率化が図れるだけでなく、メンバーがスムーズにフォルダに資料を共有でき、チーム内の連携強化にもつながります。
また、本記事で紹介した連携と組み合わせることで、Zendeskにチケット作成し、Microsoft SharePointにフォルダを作成するまでのプロセスを自動化できます。

2.Zendeskに新しいチケットが作成されたら、Gmailにメールを送付する

チケットを作成するたびにGmailで完了を報告する作業は、定型文の作成と送信の繰り返しで、生産性が高いとは言えません。
しかし、ZendeskとGmailを連携することで、チケットの作成完了の報告を自動化できます。
この連携により、メール作成と送信の負担が削減され、業務に集中できる時間が増加するでしょう。
また、本記事で紹介した連携と組み合わせれば、Zendeskのチケット作成と関係者へのメール連絡までを自動化できます。

3.Zendeskにチケットが作られたらSlackに通知する

チケットの作成をSlackに手動で通知する場合も、定型文の作成と送信が必要になります。
また、通知忘れによりチケットの登録に気づくことが遅れるリスクもあります。
しかし、ZendeskとSlackを連携することで、確実にメンバーへチケットの作成を通知できます。
これにより、担当者の負担を軽減できるだけでなく、確実にチケット作成の通知が届き、メンバーは迅速にタスクに対応できるでしょう。
また、本記事で紹介した連携と組み合わせれば、Zendeskのチケット作成と関係者への通知を自動化できます。

まとめ

Chat PlusとZendeskのチケット情報を連携することで、手動でチケット情報を作成する作業を省け、サポートチームの負担が軽減されるため、業務効率の向上が期待できます。
また、チケット情報を一元管理できるようになることで、チケット情報の反映漏れを防止できるため、ツールごとのデータ整合性が保持されます。
さらに、リアルタイムでチケット情報がZendeskに反映されることで、部署ごとにタスクを管理するツールが異なる場合でも、迅速なタスク対応が可能になるでしょう。
これにより、顧客満足度の向上も期待できます。
Chat PlusとZendeskの連携は、Yoomを利用することでノーコードで行えるため、ぜひ本記事の手順を参考に導入してみてください。