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クラウドサインで交わした契約データを別途保管している場合、手動で別ツールに転記しますよね。決して重労働ではないものの、数や頻度が多いとそれなりの負担に感じませんか？
では、このような一連の流れを自動化できるとしたらどうでしょうか。今回は、手動で転記する手間を省くべく、クラウドサインとAirtableを連携し、契約データをAirtableに自動転記する方法をご紹介します！
しかも、連携に関してプログラミングの知識は必要ありません。簡単に自動化が導入できる仕組みについて、画像付きで詳しく解説します。
この連携により、クラウドサインで契約締結したデータを基にAirtableを自動で更新できます。
データが自動で更新されるため、手入力の手間が省け、時間の節約にも繋がるでしょう。また、Airtableのデータが自動で更新されることで、異なるツールの往来を削減可能です。
結果として効率的に業務を進めていけるでしょう。
クラウドサインで契約を結んだデータを基にAirtableが自動更新されると、手動入力の際に起こりがちなヒューマンエラーの回数を減らせるでしょう。
また、最新の情報がチェックしやすくなるため、Airtableのデータが新しいものなのか、担当者へ確認を仰ぐ回数も減るはずです。
常に正確なデータが反映されるようになれば、事務処理もスムーズに行えるようになるでしょう。
[Yoomとは]
では、実際に「クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」という業務フローを自動化してみましょう！
Yoomに登録後、業務フローを自動化するフローボットの作成を行います。
連携方法について画像付きで詳しく解説しているので、ぜひお試しください！
このフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.上記バナーの「詳細を見る」を押す
2.ページが移行します。下部にある「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録をする
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされ、上記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
1.検索する
表示されたボックスにクラウドサインと入力し、クラウドサインのアイコンを選択してください。
2.ログインする
上記の画面が表示されます。アカウント名とクライアントIDを入力しましょう。
詳細は、クラウドサインのマイアプリ連携をご確認ください。
3.追加をする
必須項目の入力ができたら、右下の追加ボタンをクリックします。
上記の表示がされれば、連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにAirtableと入力し、Airtableのアイコンをクリックします。
2.サインイン
Airtableのサインイン画面が表示されます。クラウドサインと連携したいアカウントでサインインを行いましょう。
3.ベースを追加する
サインインをすると、上記の画面へ移行します。
赤枠部分の「ベースを追加」をクリックし、クラウドサインのデータを追記したいベースを選択してください。
4.アクセスを許可
ベースの追加が完了したら「アクセスを許可する」を押します。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
クラウドサインとAirtableがYoomと連携完了しました。次は、フローボットの中身を設定していきましょう。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
クラウドサインのアイコンの「書類の締結が完了したら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.テストの実行
起動間隔の設定が完了後、画面下部にあるテストボタンを押しましょう。
青くテスト成功と表示がされたら、クラウドサインの設定は完了となります。
1.Airtableの設定
クラウドサインの情報を転記するAirtableの準備を行います。
今回は、締結日、更新日、補足の3つのデータを転記します。そのため、これらに当てはまる4つのフィールドを設定しておくのがおすすめです。
2.アクションを選択
Yoomに戻り、Airtableのアイコンの「レコードを更新」を選択してください。
次へを押します。
3.IDの入力
ボックス下部の補足に従い、AirtableのURLからコピー＆ペーストしましょう。
4.フィールド名の入力
「締結日時」という値の設定は完了しているため、連動するフィールド名を入力しましょう。
今回用意したAirtableのレコードにおいて、「締結日時」を挿入するフィールド名は「締結日」としています。
そのため、画像のように設定しました。
5.フィールド情報の追加
赤枠の部分を押します。
何も入力されていない状態で表示されるため、ボックスを埋めていきましょう。
値のボックスをクリックし、クラウドサインのアイコンが表示されている赤枠部分を選択してください。
Airtableに追加したい情報をクリックしましょう。
値が挿入できたら、連動するフィールド名も入力してください。
6.テストの実行
入力できたら、テストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
7.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
クラウドサインで契約が完了したらAirtableの情報を更新する
Yoomには、クラウドサインやAirtableを使用したフローボットが多数用意してあります。少しだけご紹介しましょう！
1.クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する
クラウドサイン×Google スプレッドシートの連携です。よりシンプルなデータ管理にいかがでしょうか。
2.クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
顧客管理ツールとの結びつけも可能です。データを一元化しましょう。
3.マネーフォワード ケッサイで請求書発行が完了したらAirtableに追加する
締結後、発行した請求書データをAirtableにまとめるのにおすすめです。
様々なデータを一元管理できるAirtableはとても便利なツールですが、データを手入力していくのは少々手間になってしまいます。
入力するデータが大量の場合は効率的とは言えないため、自動化の導入してみましょう。
自動化を導入するれば作業効率アップも期待できます。最新のデータがいつでも確認しやすくなり、メンバーとの共有も容易になるでしょう。
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