・
合意書をデータで管理するのは便利だけど、結局手作業での格納作業があって、ちょっと面倒くさいと思ったことはありませんか？
その一連の流れをノーコードで自動化できるツールがあります。
Yoomを導入するだけで、クラウドサインの合意書をBoxに自動的に格納することが可能です。
設定するまでにかかる時間は10~15分ほどなので、忙しい方でも大丈夫です。
本記事では「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する方法」をご紹介します。
とにかく早く試したい方へ
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にクラウドサインとBoxの連携が可能です。
YoomにはあらかじめクラウドサインとBoxを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインとBoxを連携してできること
クラウドサインとBoxのAPIを連携すれば、クラウドサインのデータをBoxに自動的に連携することが可能です！
例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにクラウドサインとBoxの連携を実際に体験できます。
登録は、たったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する
クラウドサインで取引先企業の帳票類を管理し処理しており、Boxを使用したファイル管理を自動化したい場合におすすめのフローです。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインで締結した書類をBoxに格納
クラウドサインとBoxを書類データ管理で活用しており、書類の保存場所を一元化したい場合などにおすすめのフローです。
クラウドサインとBoxの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそくクラウドサインとBoxを連携したフローを作成してみましょう！
Yoomを使用して、ノーコードでクラウドサインとBoxの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：クラウドサイン／Box
[Yoomとは]
今回は「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する」というフローの設定を行います。
以下のような3ステップで自動化を実現できます。
クラウドサインとBoxをYoomと接続する方法
YoomにクラウドサインとBoxを連携させるマイアプリ登録を行えば、自動化設定が簡単にできます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
クラウドサインのマイアプリ登録
検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からアイコンをクリックしましょう。
必須項目を入力し最後に「追加」を、クリックしてください。
Boxのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する方法
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
まず、クラウドサインの設定から行います。
「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
次に、「トリガーの起動間隔」を任意で設定してください。
トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
※ご利用プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定を終えたら、「テスト」を実行してください。
成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプット(取得した値)は、以降の設定で使用します。
続いて、クラウドサインで合意締結証明書を取得する設定を行います。
「合意締結証明書の取得」をクリックしてください。
下記の設定を確認しましょう。
以下の画面では、書類の作成時に取得できる「書類ID」を使って、合意締結証明書を取得する設定をします。
「書類ID」→{{書類ID}}となっているか確認しましょう。
確認できたら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Boxの設定を行うので「ファイルをアップロード」をクリックします。
下記の設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定をしてください。
ここまでの設定が完了したら「テスト」を押してください。
「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に、アプリトリガーを「ON」にすることで、以下のフローボットが起動します。
クラウドサインとBoxの連携フロー応用編
今回は「クラウドサインで書類の締結が完了」→「合意締結証明書を取得」→「Boxに格納」というフローの解説をしました。
上記で使用したテンプレートだけでなく、Yoomには他にもクラウドサインとBoxを利用したテンプレートがあるので、ご紹介します。
まずは、「クラウドサインで締結した書類をBoxに格納」という以下のテンプレートです。
こちらは以下のようなフローで作成できます。
こちらはメリット2でもお伝えしたテンプレートで、Yoomのループ機能を使用しています。
ループ機能を使用することで、自動化を繰り返す設定ができます。
このテンプレートを利用すれば、書類の保管を一元化することが可能です。
次にご紹介するテンプレートは、「Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する」フローです。
■概要
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クラウドサイン（Cloudsign）に連携してそのファイルを書類に添付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2. Boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・会議の議事録を毎回格納する必要のある会議書記の方
・プレゼンデータごとの質疑応答をまとめる書記業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者」
■このテンプレートを使うメリット
・Boxに新規アップロードされたファイルを自動で連携させることで、手作業による手間を省きます。
・データの連携を自動で行うことで、手作業によるミスや業務漏れを防ぎ、業務を効率化します。
■注意事項
・Box、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
こちらもメリット3でお伝えしたテンプレートで、Boxからクラウドサインへのフローとなっています。
一連の流れを自動化できるので、手作業でファイルを管理する必要がありません。
日頃からクラウドサインとBoxを使っている方にオススメのテンプレートです。
まとめ
本記事では「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する」というフローの設定を行いました。
クラウドサインとBoxを連携するメリットは、書類の紛失を防いだり、アプリ間の行き来がなくなることが挙げられます。
今回ご紹介したテンプレートを利用することで、合意書や契約書の管理が容易になります。
書類をデータ保存している方やこれからデータ保存をしたい方にオススメです。
Yoomの自動化を利用することで、今までの作業時間が浮くので、他の業務に時間を割けます。
まずは、フリープランを試してみて、効率化を実感してみてくださいね。
Q：ファイル名をもっと自由にカスタマイズできますか？
A：
はい、できます。
変数を使って、ファイル名を自由にカスタマイズ可能です。
「Sample.pdf」など拡張子（.pdf など）を含めて入力するようにすれば、あとは自由に設定できるので、管理しやすく業務内容に合わせたファイル名を付けられます。
Q：フリープランでどこまで試せますか？
A：
クラウドサインとBoxはフリープランから利用できるツールです。
Yoomでは、オペレーションの実行をタスクとしてカウントしており、無料プランでは毎月100タスクまで利用可能です。
今回のフローの場合、合意締結証明書の取得(1タスク)とファイルをアップロード(1タスク)の2タスク消費となります。
そのため、毎月50件以上の登録がある場合は、有料プランのご利用がおすすめです。
Q：自動連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
