合意書をデータで管理するのは便利だけど、結局手作業での格納作業があって、ちょっと面倒くさいと思ったことはありませんか？
その一連の流れをノーコードで自動化できるツールがあります。
Yoomを導入するだけで、クラウドサインの合意書をBoxに自動的に格納することが可能です。
設定するまでにかかる時間は10~15分ほどなので、忙しい方でも大丈夫です。
本記事では「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する方法」をご紹介します。
クラウドサインとBoxを連携するメリットは、書類の紛失を防いだり、アプリ間の行き来がなくなることが挙げられます。
以下にアプリを連携することで得られるメリットや自動化例をまとめてみました。
クラウドサインとBoxを連携するメリットは、書類の紛失を防ぐことです。
たとえば、クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納することができます。
合意締結証明書を取得し、Boxで保管できるので、手作業で書類の管理をする必要がありません。
また、Boxの指定のフォルダーに格納するため、書類の紛失も防げます。
クラウドサインとBoxを連携することで、ファイルの格納が自動化できるというメリットがあります。
たとえば、クラウドサインで締結した書類の添付ファイルのリストを取得し、Boxにファイルを格納することが可能です。
この自動化では、締結後に何度もファイルをBoxに格納する手間がなくなります。
締結が完了するたびに、クラウドサインやBoxを開かなくていいのも大きなメリットです。
クラウドサインとBoxを連携するメリットは、アプリ間の行き来がなくなることです。
たとえば、Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付することができます。
ファイルデータを連携させるために、両方のアプリを開く必要がありません。
特に、会議の議事録などをデータ管理していて、アプリ間の行き来ばかりしている方にオススメです。
先ほどアプリ連携をすることで得られるメリットをご紹介したように、自動化することで今までの仕事量を減らすことができます。
すぐに自動化できるのに、利用していないなんて勿体ないです。
プログラミング知識が必要なのかも…と躊躇する必要はありません。
Yoomを利用することで、どなたでも簡単にアプリを自動化することができます。
また、Yoomでは豊富なテンプレートをご用意しているので、それに基づいて設定するだけでOKです。
今回は「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する」の作り方をご紹介します。
まだYoomを利用していない方は、フリープランから試してみてください。
Yoomを利用している方は、ログインを済ませておきましょう。
今回は以下の「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する」というフローの設定を行います。
以下のような3ステップで自動化を実現できます。
YoomにクラウドサインとBoxを連携させるマイアプリ登録を行えば、自動化設定が簡単にできます。
まずはクラウドサインのマイアプリ登録を行うので、こちらをご覧になって登録してください。
次にBoxのマイアプリ登録を行いましょう。
Yooｍにログインしたら左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリの一覧が表示されるので、そこからBoxを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。
以下の画面に移行したら、Boxにログインしてください。
両方のマイアプリ登録が完了したら、自身のマイアプリ欄にアプリが表示されます。
自動化の設定をするので、以下のバナーにある「試してみる」をクリックします。
以下の画面に移行したら、「タイトル」と「説明」を確認して、変更する場合はこのページから変更しましょう。
クラウドサインの設定からしていくので、「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
以下の画面に移行したら、設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、「トリガーの起動間隔」を任意で設定してください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
続いて、クラウドサインで合意締結証明書を取得する設定を行うので、「合意締結証明書の取得」をクリックしてください。
下記の設定を確認しましょう。
以下の画面では、書類の作成時に取得できる「書類ID」を使って、合意締結証明書を取得する設定をします。
「書類ID」→{{書類ID}}となっているか確認しましょう。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
次にBoxの設定を行うので、「ファイルをアップロード」をクリックします。
下記の設定を確認しましょう。
以下の画面に移行したら、設定をしてください。
「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
アプリトリガーを「ON」にすることで、以下のフローボットが起動します。
今回は「クラウドサインで書類の締結が完了」→「合意締結証明書を取得」→「Boxに格納」というフローの解説をしました。
上記で使用したテンプレートだけでなく、Yoomには他にもクラウドサインとBoxを利用したテンプレートがあるので、ご紹介します。
まずは、「クラウドサインで締結した書類をBoxに格納」という以下のテンプレートです。
こちらは以下のようなフローで作成できます。
こちらはメリット2でもお伝えしたテンプレートで、Yoomのループ機能を使用しています。
ループ機能を使用することで、自動化を繰り返す設定ができます。
このテンプレートを利用すれば、書類の保管を一元化することが可能です。
次にご紹介するテンプレートは、「Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する」フローです。
こちらは以下のようなフローで作成できます。
こちらもメリット3でお伝えしたテンプレートで、Boxからクラウドサインへのフローとなっています。
一連の流れを自動化できるので、手作業でファイルを管理する必要がありません。
日頃からクラウドサインとBoxを使っている方にオススメのテンプレートです。
本記事では「クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する」というフローの設定を行いました。
クラウドサインとBoxを連携するメリットは、書類の紛失を防いだり、アプリ間の行き来がなくなることが挙げられます。
今回ご紹介したテンプレートを利用することで、合意書や契約書の管理が容易になります。
書類をデータ保存している方やこれからデータ保存をしたい方にオススメです。
Yoomの自動化を利用することで、今までの作業時間が浮くので、他の業務に時間を割けます。
まずは、フリープランを試してみて、効率化を実感してみてくださいね。
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