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同時進行で複数の契約業務を行っていると管理が複雑になりがちで、対応に漏れや遅延が生じたりなど、課題を感じている方は多いのではないでしょうか。契約業務をスムーズに進めるために、書類の承認フローの最新状況をタイムリーに把握しつつ、速やかに関係者に正確な情報を通知することはとても重要ですよね。
そこで本記事では、クラウドサインとChatworkを連携し、クラウドサインで書類の取り消しや却下が発生した際に、Chatworkへ自動通知する方法をご紹介します！
手動で通知を行っていると、伝達ミスや通知漏れが発生しやすく、対応に遅れが生じてしまったり、誤情報による対応ミスのリスクがあります。しかし自動化することで、これらのリスク削減が期待できるでしょう。
ビジネスにおいて重要な契約業務をミスを削減しつつ効率化を目指したい方は、ぜひ本記事をご参照ください！
今回ご紹介する連携は、以下のような方々におすすめです。
[Yoomとは]
ここからは実際にノーコードツールYoomを活用して、「クラウドサインとChatworkを連携し、クラウドサインで書類の取り消しや却下が発生した際に、Chatworkに自動通知する方法」をご説明します。
一連のプロセスの自動化設定には、難しい専門知識は不要です！Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に設定できるので、ぜひ一緒に設定を進めてみてくださいね。
今回の連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで設定を進めます。
Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をお願いします。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！
今回使用するフローのテンプレートはこちらです。
■概要
クラウドサイン（cloudsign）で書類が取り消し・却下されたら、Chatworkに連携して詳細を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類が取り消されたり、却下された際に、Chatworkに通知がすぐに届き迅速な対応が可能となります。
・Chatworkに通知する内容や通知先のチャットルームなどは自由にカスタマイズできます。
・書類の取り消しや却下をChatworkで確認できるため、承認プロセスの問題点を把握しやすくなります。
■注意事項
・Chatwork、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
はじめに使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うと、その後の自動化フロー設定がスムーズに進められます。
マイアプリ登録はYoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、右側に表示される「+新規接続」をクリックします。
【クラウドサインのマイアプリ登録】
検索窓にクラウドサインと入力して、表示される候補から選択します。
連携したいアカウント情報を入力し、「追加」をクリックしてください。
※クラウドサインのマイアプリ登録の詳しい方法はこちらをご参照ください
【Chatworkのマイアプリ登録】
検索窓にChatworkと入力して、表示された候補から選択します。
ログイン画面が表示されるので、連携したいアカウントにログインしてください。
※すでにログイン済みの場合は、アクセスリクエスト許可画面が表示されます
アクセスリクエスト許可画面に遷移したら、「許可」をクリックしましょう。
マイアプリにクラウドサインとChatworkが表示されていれば、登録完了です。
下記のバナーからテンプレートをコピーして、早速自動化フローの設定を進めましょう！
「試してみる」をクリックすると、テンプレートがコピーされ、設定画面が表示されます。
■概要
クラウドサイン（cloudsign）で書類が取り消し・却下されたら、Chatworkに連携して詳細を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類が取り消されたり、却下された際に、Chatworkに通知がすぐに届き迅速な対応が可能となります。
・Chatworkに通知する内容や通知先のチャットルームなどは自由にカスタマイズできます。
・書類の取り消しや却下をChatworkで確認できるため、承認プロセスの問題点を把握しやすくなります。
■注意事項
・Chatwork、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
まずはクラウドサインのトリガー設定を行います。
コピーしたテンプレートの「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」をクリックします。
連携アカウントの設定画面が表示されるので、以下のように設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：クラウドサインが選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）」が選択されていることを確認します
次に、Webhookイベント受信設定を行います。
下図の赤枠部分のURLをコピーして、クラウドサインの管理画面で設定を行いましょう。
※クラウドサイン管理画面上での詳しい設定方法は、クラウドサインのヘルプページをご参照ください
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。
続いて、Chatworkに自動通知するアクションについて設定を行います。
「メッセージを送る」をクリックします。
連携アカウントの設定画面が表示されるので、以下のように設定を行い、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更してください
・アプリ：Chatworkが選択されていることを確認します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「メッセージを送る」が選択されていることを確認します
次に、API接続設定を行います。
ここでは、Chatworkに自動通知する内容について設定します。
【ルームID】
連携したアカウントから候補が表示されるので、自動通知を送りたいチャットルームを選択してください。
【メッセージ内容】
自動通知する内容について、設定します。
どの書類に対しても共通して運用できるテキストは定型文として手入力し、書類ごとに異なる情報は、クラウドサインから取得したアウトプットを引用して設定しましょう。
そうすることで、書類ごとに合わせた内容で自動通知することが可能になります。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」します。
これで全ての設定が完了しました！トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
今回使用したテンプレートは、下記のバナーの「試してみる」をクリックすると、コピーしてご活用いただけます！
ぜひ本記事の手順に沿って設定を行い、早速自動化フローを試してみてくださいね。
■概要
クラウドサイン（cloudsign）で書類が取り消し・却下されたら、Chatworkに連携して詳細を通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
・外勤のフィールドセールス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類が取り消されたり、却下された際に、Chatworkに通知がすぐに届き迅速な対応が可能となります。
・Chatworkに通知する内容や通知先のチャットルームなどは自由にカスタマイズできます。
・書類の取り消しや却下をChatworkで確認できるため、承認プロセスの問題点を把握しやすくなります。
■注意事項
・Chatwork、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携させてください。
他にもYoomには、クラウドサインやChatworkを使ったその他の自動化の例がたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1.クラウドサインで雇用契約が完了したらfreee人事労務に登録する
クラウドサインで雇用契約が完了したら、freee人事労務にその情報を自動登録するフローです。
この自動化フローにより、雇用契約を締結する従業員数が多い場合でも、担当者の作業負担を軽減することができます。
特に新規雇用が多い春には、自動化の効果をより実感できるでしょう。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了した後、freee人事労務への従業員情報の登録を手作業で行っていませんか？
この一連の作業は重要な手続きである一方で、手間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの契約締結をトリガーに、freee人事労務への従業員登録が自動で実行されるため、入社手続きに関する課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.クラウドサイン雇用契約書の締結後にGoogle Driveにファイル格納
クラウドサインで雇用契約書が締結されたら、契約書の電子コピーを自動的にGoogle Driveに格納するフローです。
手動でデータ管理をしていると、どうしても抜け漏れといった人的ミスが発生しがちですよね。
フローを自動化することにより、大事な契約書の電子コピーを格納し忘れることなく保存でき、データ管理の正確性向上に期待できそうです。
■概要
雇用契約書がクラウドサインで正式に締結された後、契約書の電子コピーをGoogle Driveに自動的に格納するワークフローを設定します。
■設定方法
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」トリガーを設定します。
・書類タイトルが「雇用契約書」というワードを含むか否かで分岐させます。含む場合、クラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションで書類IDを指定します。
・クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
・Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションでフォルダIDとファイル名を指定します。
・Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで格納先のフォルダIDとファイル名を指定し、ファイルの添付方法を「アウトプットを使用する」を設定します。
・データベースを操作するオペレーションの「レコードを更新する」アクションを選択して該当レコードを検索してファイルを更新します。
■注意事項
・クラウドサインとGoogle Driveとの連携設定が必要です。
3.クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定されたChatworkのチャットルームに自動通知するフローです。
今回はクラウドサインで書類の取り消し・却下がされたら自動通知するフローをご紹介しましたが、書類の締結が完了したら、Chatworkに自動通知することも可能です。
今回ご紹介した自動化フローと合わせて活用すると、契約書類に関する業務効率がより改善されるかもしれません。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のChatworkチャットルームに通知します。
通知先のChatworkルームは任意のルームを指定することが可能です。
■設定方法
・クラウドサイン、ChatworkそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで、連携アカウント情報を設定してください。
・Chatworkの「Chatworkに通知」というオペレーションで、通知先のチャットルームやメッセージ内容の設定を行ってください。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Chatworkの投稿先のルームIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
クラウドサインで書類が取り消しや却下された際、通知が速やかにChatworkに届く仕組みを作ることで、担当者はタイムリーに状況を把握でき、必要な対応をスムーズに行えるでしょう。通知を自動化することで、手動で状況確認をする手間が省け、承認プロセスで問題が発生した際にも迅速に対処できそうです。
たとえば、手動で契約書類の状況確認を行っていると、重要な変更を見逃したり、関係者への連絡が遅れたり、その後の対応にも遅延が生じる可能性があります。しかし自動通知によって、このような見落としや対応の遅延を防ぎ、万が一承認プロセスにおいて問題が発生した場合でも、その影響を最小限に抑えられるかもしれません。
また、Chatworkに自動通知することで、社内の異なる部署間でも同じタイミングで情報共有することができ、社内共有の円滑化によって社内業務全体の効率化にも期待できそうです。
Chatworkへの自動通知により、チーム全体が書類の取り消しや却下の状況をタイムリーに確認できることで、チーム間での誤解や認識のズレの減少につながりそうです。
たとえば、部署ごとに情報の取り扱い方法や確認作業が異なる場合、情報の不一致が発生しやすくなりますが、通知を自動化することで、すべての関係者が同じタイミングで同じ情報を受け取ることができます。
これにより、担当者間での認識違いや、違う認識で各担当者が対応を進めてしまったが故に後から問題が発覚するリスクを防ぐことができます。
このように、クラウドサインで書類が取り消しや却下された際の通知を自動化することで、通知漏れや伝達ミスを防ぎ、契約書の承認プロセスにおける業務の透明性を高めることが期待できます。
こうした業務の透明性の向上が、社内全体で協力し合うための土台作りにもつながるでしょう。
書類の取り消しや却下の通知が自動化されることで、手動での確認作業や関係各所への通知が不要になります。手動作業だと、通知を送る担当者がミスや伝達漏れをしてしまい、通知が遅れる、または情報が不正確になる可能性があります。しかし自動化を取り入れることで、これらの人為的ミスを削減し、正確な情報を、漏れることなくChatworkに通知することができるでしょう。
自動化されたフローにより、手動での作業時間を削減して担当者の負担を削減しつつ、情報の精度を保ち、正確な情報に基づいたアクションを各担当者は行うことができそうです。
また、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができるため、コア業務に集中でき、結果的に社内全体の業務効率の改善に寄与できるかもしれません。
このように、業務に自動化を取り入れることで、ヒューマンエラーが原因で業務が停滞したり、遅延が発生したりするリスクを最小限に抑えることができ、信頼性の高い業務運営に期待できます。
ビジネスにおいて、契約業務のスムーズな運用はとても重要なポイントです。対応の遅延や誤った情報に基づいた対応によって、企業信頼度の低下を招く危険性も秘めている重要な業務のため、最大限ミスを防ぎ、正確かつ迅速な対応を心がけたいものです。簡単に「通知作業」といっても、その通知内容に誤りがあれば、後に大きなトラブルにつながりかねません。
そんな大事な通知作業に、自動化を取り入れてみませんか？
Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に設定できるため、プログラミング知識がなくても導入できます。
ぜひこの機会に、クラウドサインとChatworkを連携して、業務の迅速化と正確性向上を体感してみてくださいね！
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