・
BASEとChatworkを連携して、BASEで注文が発生したらChatworkに通知する方法
BASEは、おしゃれなデザインを簡単に作成できるテンプレートが揃っており、初心者でも短期間でECサイトの構築から運営までを行える便利なツールです。
しかし、注文情報の管理や顧客対応は、別のツールやシステムと連携するケースも多くあります。
本記事では、BASEとChatworkを連携した際のメリットと、自動化の方法を詳しく解説します。
BASEとChatworkを連携するメリット
メリット1: 素早い注文情報の把握
自動化により、担当者は素早く注文の発生を把握できます。
例えば、担当者は注文内容をすぐに確認し、在庫確保や発送準備などの対応を迅速に開始できます。
小規模なECショップや少人数のチーム運営では、一人一人の負担が大きくなりがちですが、自動通知により複数の注文が短時間に集中した場合でも、顧客に対する迅速なサービス提供が可能となります。
顧客への対応を効率的に行うことで、注文処理における業務の進行を円滑にし、処理の精度を向上させる手助けとなります。
メリット2: 情報共有の簡略化
注文が発生した際にChatworkに通知を集約することで、担当者全員が一つのプラットフォームで必要な情報をすぐに確認できるようになります。
例えば、注文に関するすべての重要な情報がChatworkにまとめられることで、担当者間での連絡がスムーズになり、情報の見落としや重複対応が発生しにくくなります。
注文情報が一箇所で管理されることで、チーム全体の情報共有が容易になり、各担当者が最新の情報を把握できます。
さらに、Chatworkのタスク管理機能を活用することで、業務の進捗が見えやすくなり、タスクの割り振りも効率的に行うことが可能です。
初めてご利用される方は、初めてのYoomをぜひご確認ください。
[Yoomとは]
BASEとChatworkの連携フローの作り方
4ステップだけなので、簡単に設定できます。
1.BASEとChatworkをマイアプリ登録
2.BASEで注文情報作成・更新されたら起動するトリガーを設定
3.Chatworkでレコードを追加するアクションを設定
4.テストと確認
ステップ1：BASEとChatworkのマイアプリ連携
1. Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2.新規接続をクリックします。
3.赤枠からアプリ名で検索できます。今回はBASEとChatworkをそれぞれ検索して、登録してください。
マイアプリに登録が完了すると、BASEとChatworkのアイコンがマイアプリに表示されます。確認してください。
その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。
テンプレートの選択と格納場所の準備
今回は、【BASEで注文が発生したらChatworkに通知する】というフローを作成します。
このフローを使えば、BASEで注文が発生した際に、自動的にChatworkへ通知が飛ぶようになり、手動で確認する手間が省けます。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
■概要BASEで新しい注文が入るたびに、手作業でチームに連絡していませんか？この確認と通知作業は、対応の遅れや連絡漏れに繋がりがちであり、スムーズな顧客対応の妨げになることもあります。このワークフローを活用すれば、BASEで注文が発生したタイミングをトリガーにして、自動でChatworkにメッセージを送信することが可能です。注文情報をチームへ共有し、迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- BASEで運営するECサイトの注文情報を、Chatworkで迅速にチーム共有したいと考えている方
- 手動での通知作業による連絡漏れや、対応の遅延といった課題を削減したいEC担当者の方
- 注文発生から発送までのプロセスを自動化し、顧客対応の質を高めたいストア運営者の方
■このテンプレートを使うメリット- BASEで注文が発生すると自動でChatworkに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、手作業による連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BASEとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、注文情報を任意のルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、通知を送信したいルームを任意で設定してください。例えば、受注管理チームや発送担当者専用のルームなどを指定できます。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。BASEの注文情報から取得した注文番号や商品名、顧客名などを本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- BASE、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- BASEで運営するECサイトの注文情報を、Chatworkで迅速にチーム共有したいと考えている方
- 手動での通知作業による連絡漏れや、対応の遅延といった課題を削減したいEC担当者の方
- 注文発生から発送までのプロセスを自動化し、顧客対応の質を高めたいストア運営者の方
- BASEで注文が発生すると自動でChatworkに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で通知を行うため、手作業による連絡漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、BASEとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、注文情報を任意のルームに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkの「メッセージを送る」アクションで、通知を送信したいルームを任意で設定してください。例えば、受注管理チームや発送担当者専用のルームなどを指定できます。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズが可能です。BASEの注文情報から取得した注文番号や商品名、顧客名などを本文に含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
- BASE、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
ステップ2：BASEで注文が発生したら起動するトリガーを設定
1.順番にクリックしながら設定していきます。
一番上の「注文が発生したら」をクリックします。
2.タイトルは自由に設定してください。
BASEと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーアクションは「注文が発生したら」を選択し、入力が終わったら「次へ」をクリックします。
3.トリガーの起動間隔を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
設定が完了したらテストを行い、問題がなければ保存してください。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、注意してください。
ステップ3：Chatworkでメッセージを送るアクションを設定
1.フローに戻り、「メッセージを送る」のアイコンをクリックします。
2.Chatworkと連携するアカウント情報を入力します。
実行アクションは「メッセージを送る」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックしてください。
3.ルームIDとメッセージ内容を入力してください。
ルームIDがわからない場合は、下記のリンクを参照してください。
入力が終わったらテストを行い、問題なければ保存してください。
4.これで、【BASEで注文が発生したらChatworkに通知する】というフローが完成しました。
ステップ4：テストと確認
設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。
Yoomのテンプレートを活用することで、複雑な操作を覚える必要なく、手軽に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。
BASEやChatworkを使ったその他の自動化の例
他にもBASEやChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
BASEの注文が発生するたびにMicrosoft Excelに手動でデータを入力するのは、正確な情報共有が難しくなるかもしれません。
チーム内で正確に情報を共有したい方におすすめです。
■概要
BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.Microsoft Excelを業務に活用している方
・データを管理し分析に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEは自社商品の販売を行うプラットフォームとして活用できるツールです。
同時にMicrosoft Excelで注文情報を管理することで、データの分析をスムーズに行うことができます。
しかしBASEの注文が発生するたびにMicrosoft Excelに手動で情報を追加しなければならないのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チーム内で共有する情報を正確に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、BASEでの注文の発生をトリガーに自動でMicrosoft Excelにデータの追加を行います。
そのため手作業を省くだけでなく、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、情報の透明性を保つことができます。
また手入力を待つことなく情報が共有できるため、素早い業務進行につながります。
■注意事項
・BASE、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
BASEで注文が発生したらMicrosoft Excelに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.BASEを業務に活用している方
・ECサイトの運営に活用している方
・顧客や在庫情報を登録、管理する方
2.Microsoft Excelを業務に活用している方
・データを管理し分析に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
BASEは自社商品の販売を行うプラットフォームとして活用できるツールです。
同時にMicrosoft Excelで注文情報を管理することで、データの分析をスムーズに行うことができます。
しかしBASEの注文が発生するたびにMicrosoft Excelに手動で情報を追加しなければならないのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
チーム内で共有する情報を正確に保ちたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、BASEでの注文の発生をトリガーに自動でMicrosoft Excelにデータの追加を行います。
そのため手作業を省くだけでなく、ヒューマンエラーを未然に防ぎ、情報の透明性を保つことができます。
また手入力を待つことなく情報が共有できるため、素早い業務進行につながります。
■注意事項
・BASE、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
新しいメッセージがChatworkに投稿されるたびに、Googleドキュメントへ自動追記され、過去のチャット内容を一覧で確認できます。
また、履歴の検索が容易になり、会議やプロジェクトの効率化が図れます。
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方
・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方
・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。
・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。
・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.ChatworkとGoogleドキュメントを業務で使用している方
・Chatworkを主要なコミュニケーションツールとして利用している方
・Googleドキュメントを使用して文書管理を行っている方
・ChatworkとGoogleドキュメントを連携して業務の効率化を検討している方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Chatworkで新しいメッセージがルームに投稿されたら、Googleドキュメントにメッセージ内容を追記するできるため、過去のチャット内容を一覧で確認することができます。
・Googleドキュメントに蓄積されたメッセージを元に、タスク管理もできるため業務をスピーディーに進めることができます。
・Googleドキュメント上からWeb検索もできるため、メッセージについての詳細を効率的に確認することができます。
■注意事項
・Chatwork、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.Baseで新規の注文が発生したら、Googleスプレッドシートのデータベースへ注文情報を格納するフローです
このフローを使用することで、BASEから取得した注文情報が自動的にGoogleスプレッドシートに反映されます。
手入力による作業が不要となり、作業負担を軽減できます。
■概要ネットショップの運営において、BASEで新しい注文が入るたびに、その情報を手作業でGoogleスプレッドシートに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この転記作業は、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、BASEで注文が発生した際に、注文情報をGoogleスプレッドシートへ自動で追加することが可能になり、こうした課題を削減し、注文管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- BASEでネットショップを運営し、注文管理を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで売上や顧客情報を管理している方
- 注文情報の転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット- BASEで注文が発生すると自動でGoogleスプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、BASEとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、BASEから取得した注文情報を指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのオペレーション設定で、レコードを追加するスプレッドシートやシートは任意で設定してください。
- BASEの注文情報の中から、どの項目（注文者名、商品名、金額など）をスプレッドシートのどの列に追加するか、自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項- BASE、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- BASEでネットショップを運営し、注文管理を手作業で行っている方
- Googleスプレッドシートで売上や顧客情報を管理している方
- 注文情報の転記ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
- BASEで注文が発生すると自動でGoogleスプレッドシートに情報が追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータのコピー＆ペーストが不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、BASEとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、BASEから取得した注文情報を指定のシートに追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーション設定で、レコードを追加するスプレッドシートやシートは任意で設定してください。
- BASEの注文情報の中から、どの項目（注文者名、商品名、金額など）をスプレッドシートのどの列に追加するか、自由にカスタマイズが可能です。
- BASE、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
BASEとChatworkの連携により、BASEでの注文がChatworkに自動通知されるようになりました。
問い合わせへの対応が容易になり、顧客満足度の向上につながる可能性があります。
自動化を手軽に始めるなら、Yoomがおすすめです。複雑な操作や専門知識は必要なく、案内に沿って入力するだけで設定が行えます。
複数のアプリを連携することで、日々の業務を効率よく管理できます。業務プロセスの見直しにぜひ、導入をご検討ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
