■概要
クラウドサインで電子契約が完了した後、関係者への共有やステータス更新を手作業で行っていませんか。 締結完了に気づくのが遅れたり、Chatworkへの通知を忘れてしまったりと、地味ながらも手間のかかる作業です。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーにして、指定したChatworkのルームに自動で通知を送信するため、手作業による確認や連絡業務が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約情報を、手作業でChatworkに投稿している営業や法務担当者の方
- 契約締結の連絡漏れや遅延を防ぎ、スムーズな情報共有体制を構築したいチームリーダーの方
- 電子契約に関連する一連の業務フローを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮できます。
- 関係者への重要な締結完了報告の漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「Chatworkに通知」アクションを設定し、締結された書類の情報などを通知するよう設定します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのオペレーション設定で、通知を送信したいルームIDを任意で設定してください。これにより、案件ごとや部署ごとの適切なルームに通知を振り分けることが可能です。
- 通知するメッセージの本文も自由にカスタマイズできます。クラウドサインから取得した「書類名」や「締結日」などの情報を差し込むことで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- クラウドサイン、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。