<span class="mark-yellow">「契約が完了したのか、毎回確認するのが面倒だ」「担当者に知らせるのを忘れてしまうことがある」「タスクが漏れてしまい、対応が遅れてしまう」こんな悩みを感じたことはありませんか？</span>
クラウドサインを使えば契約業務はオンラインで完結しますが、Chatworkと連携することで契約完了の通知がすぐに共有され、次のアクションに取りかかることができます。手作業での確認や連絡が不要になるため、契約後の業務がさらにスムーズに進められるようになります。本記事では、プログラミング不要で作成できるフローボットの設定方法や具体的なメリットを解説します。ぜひ最後までご覧ください。
こんな方におすすめ
このフローボットは、次のようなお悩みを抱える方に特におすすめです。
- 契約完了後の連絡やタスク管理が手作業で、抜け漏れが心配な方
- 担当者や関係部署への情報共有に時間がかかり、業務の流れをもっとスムーズにしたい方
- 契約後の手続き（請求書発行や確認作業）を効率化し、負担を軽減したい方
- チャットツールを活用して、契約関連のアクションをスピーディーに進めたい方
- 自動化に興味はあるが、プログラミングがハードルに感じている方
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
営業部門のマネージャーや経理・法務担当者に向けて、契約業務の自動化と手間を省く方法を解説します。
1. 契約の進捗状況をスピーディに確認
クラウドサインとChatworkを連携させることで、契約が締結されるとすぐに通知が送信されるため、進捗状況を迅速に確認できます。確認作業の手間が減り、タスクの漏れを防げる点が大きなメリットです。例えば、営業マネージャーがChatworkの通知を見て契約完了を把握し、次のアクションとして『請求書発行の依頼』や『取引先への連絡』といった業務を担当者に指示できます。これにより、契約後の手続きがスムーズに進み、業務の流れが滞ることなく管理されることが期待できます。
2. タスク漏れを防ぐ一元管理の自動化
契約が締結されると、その完了通知がChatworkに送られるため、関係者全員に契約後のタスクをすぐに知らせることができます。 Chatworkのタスク管理機能を使えば、その通知内容を元に「請求書の発行」や「支払い確認」といったタスクを作成し、担当者に割り振ることができます。
業務の抜け漏れが防げる点は大きなメリットです。例えば、経理担当者はChatworkの通知で契約完了を把握し、そのまま「請求書発行」をタスクとして追加し担当者に共有できます。さらに「支払い確認」や「入金管理」の進捗をタスクごとにチェックしながら進められるため、請求漏れや対応遅延といったミスを防ぎ、確実に業務を進めることが期待できます。
3. 契約情報を関係部署にシームレスに共有
クラウドサインからの契約完了通知をChatworkのグループチャットへ送ることで、関係者全員にタイムリーに情報が共有されます。
業務遅延のリスクを最小限に抑えられます。例えば、法務担当者が通知を受け取ることで、契約書の内容確認や保存作業をすぐに進めることができます。また、経理部門にも同じ情報が届くため、請求書の発行準備が早まり、支払いスケジュールの調整もスムーズに行えます。これにより、契約締結後のフローが途切れずに進行し、部署間での手戻りや確認作業の手間が軽減されることが期待できます。
ここからは、【クラウドサインで契約が締結したら、Chatworkに内容を引用して通知する】プログラミングなしで構築するフローの手順を解説します。
[Yoomとは]
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Chatworkに通知する方法
クラウドサインで契約が締結されたことをクラウドサインのAPIを利用して受け取り、Chatworkが提供するAPIを用いてChatwork内のルームと接続することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることで、プログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（クラウドサインとChatwork）
- テンプレートをコピー
- アプリトリガーの設定とアプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
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