Googleフォームで送信された情報で契約書を作成しクラウドサインで送付する

■概要

Googleフォームで受け付けた情報をもとに、一件ずつ契約書を作成して送付する作業に手間を感じていませんか？手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、Googleドキュメントでの契約書作成からクラウドサインでの送付までの一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームとクラウドサインを使った契約業務に、手作業が多く発生している方
• 手作業による契約書の情報転記ミスや、送付遅延などの課題を解消したいと考えている方
• SaaS間の連携によって、契約締結に関わる一連の業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答から契約書の作成、送付までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力内容の間違いや送付先の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を差し込んだ契約書を作成します。
4. 続けて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」「書類にファイルを添付」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
5. さらに、「宛先の追加」アクションでフォームから取得した宛先情報を設定します。
6. 最後に、「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、準備が完了した書類を自動で送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みの雛形を使用することで、任意のレイアウトでの書類作成が可能です。
• クラウドサインの各アクションでは、件名やメッセージなどに固定のテキストを設定したり、前段のフローで取得したデータを動的な値として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

‍■注意事項

• Googleフォーム、Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。‍

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。