クラウドサインとGoogle Driveを連携して、クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納する方法

クラウドサインは、書類の締結を効率化できる有用なツールです。
しかし、締結した書類のファイルをGoogle Driveに保存する業務は、手動だと時間がかかり大変です。
また、保存時にミスや漏れが発生することもあります。
こうした手動での作業やミスへの対応は、ツール運用コストを増加させていまいます。
これらの課題は、クラウドサインとGoogle Driveを連携してファイル保存を自動化することで解決できるでしょう。
本記事では、2つのツールをノーコードで簡単に連携する方法を紹介します。
クラウドサインで締結した書類ファイルの保存業務に課題を感じているときは、参考にしてみてください。

こんな方におすすめ

クラウドサインとGoogle Driveを利用している方
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに保存する際の人為的ミスを削減したい方
クラウドサインとGoogle Driveを連携して業務の効率化や運用コストの削減を図りたい方

クラウドサインとGoogle Driveを連携するメリットと具体例

メリット1:書類保存時の人為的ミス防止

クラウドサインで締結した書類を手動で保存する場合、保存フォルダを間違えることや保存漏れが発生することがあります。
こうしたミスにより、確認作業が必要になると、業務の進行を妨げてしまいます。
クラウドサインとGoogle Driveを連携すれば、ファイル保存が自動化し、手動作業で生じるミスを防止できます。
例えば、書類の締結に複数のファイルがある場合、1つだけ保存が漏れてしまうことがあります。
また、似たフォルダ名が存在する場合、間違ったフォルダに保存してしまうこともあります。
これらのミスは、保存作業を自動化することで防止でき、ファイル管理の負担も軽減するでしょう。

メリット2:手動作業の削減による業務効率化

締結した書類ファイルを手動で保存する作業は、繰り返し行われる定型業務になりがちです。
手動で行うと、他の生産性が高い業務に割ける人手が減ってしまいます。
クラウドサインとGoogle Driveを連携すれば、手動によるファイルの保存作業を削減でき、業務効率が向上するでしょう。
例えば、多数の従業員と雇用契約を行う場合、従業員の数だけファイルを手動保存する必要があり、多くの時間がかかります。
連携を導入すれば、空いた時間で他の業務に対応できるようになり、担当者の業務効率化が期待できます。

メリット3:ツール運用コストの削減

ツールを導入する場合は、利用料だけでなく、運用に関わる人件費も必要です。
ツール関連の作業を手動で行う場合、人件費がかかることで運用コストが上昇してしまいます。
クラウドサインとGoogle Driveの連携で、ファイル保存を自動化すれば、人件費を削減でき、ツール運用コストが低下するでしょう。
例えば、規模の拡大によりクラウドサインの利用頻度が増える場合は、比例してファイル保存業務も増加するため、人手で対応すると人件費が運用コストを上昇させてしまいます。
自動化を利用すれば、ツールの利用頻度が増えても人件費は変わらないため、運用コストを削減して規模を拡大できるでしょう。

それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納する」方法を紹介します。

[Yoomとは]

クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納する方法

この方法は、クラウドサインで書類が締結したことをクラウドサインのAPIを利用して受け取り、Google Driveが提供するAPIを用いてフォルダにファイルを保存することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

クラウドサインとGoogle Driveをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるクラウドサインのトリガー設定、その後に続くGoogle Driveの設定
トリガーボタンをONにして、クラウドサインとGoogle Driveの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1:クラウドサインとGoogle Driveをマイアプリ連携

まず、クラウドサインとGoogle DriveをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、クラウドサインとGoogle Driveを検索して選択すると、次の画面に進みます。

＜クラウドサインの場合＞

・アカウント名とクライアントIDを入力し、「追加」をクリックするとマイアプリに登録が完了します。
※アカウント名とクライアントIDの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

＜Google Driveの場合＞

・サインイン後、続く画面で「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.クラウドサインとGoogle Driveを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるクラウドサインの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではクラウドサインで書類の締結が完了するとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】クラウドサインで締結した書類をGoogleDriveに格納」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガークラウドサインで書類の締結が完了したら」をクリックします。

3.クラウドサインと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。ファイルをすぐ保存したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:クラウドサインからファイルを取得する設定

次に、クラウドサインで締結した書類のファイルを取得する設定を行います。
複数のファイルを一度にまとめて取得できないため、ループ処理を利用します。

1.「アプリと連携する書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックします。

2.クラウドサインと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.書類IDを設定し、テストを行います。
※書類IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）これにより、書類ごとに変わるIDを動的に反映できます。

4.テストが成功すると、アウトプットにファイルIDの一覧とファイル名の一覧が表示されます。
問題がなければ保存します。

5.「処理繰り返しファイルIDでループ」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

6.繰り返し対象のアウトプットを設定し、保存します。
※オペレーションは「書類に添付されたファイルのリストを取得」を設定します。アウトプットは、「ファイルIDの一覧」と「ファイル名の一覧」をそれぞれ設定します。繰り返し対象のアウトプットが1つしかない場合は、「+アウトプットを追加」をクリックして作成します。
※タイトルは任意で設定できます。

7.「アプリと連携する書類の添付ファイルを取得」をクリックします。

8.クラウドサインと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

9.書類IDとファイルIDを設定し、テストを行います。
※書類IDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「クラウドサインで書類の締結が完了したら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ファイルIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルIDでループ」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

10.テストが成功すると、アウトプットにファイルが取得されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4:Google Driveの設定

最後に、クラウドサインから取得したファイルをGoogle Driveに保存する設定を行います。

1.「アプリと連携するファイルをGoogleDriveに格納」をクリックします。

2.Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.格納先のフォルダID、ファイル名、ファイルの添付方法、ファイルを設定してテストを行います。
※格納先のフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ファイル名は、定型文を直接入力できます。また、クラウドサインのファイル名を反映する場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「ファイルIDでループ」から、「ファイル名の一覧のループ変数」を設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※ファイルの添付方法、ファイルはデフォルトで設定されています。

4.テストが成功すると、Google Driveにファイルが保存されます。
問題がなければ保存します。

5.トリガーをONにすると、クラウドサインで書類の締結が完了するたび、GoogleDriveに自動で保存されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

クラウドサインを使ったその他の自動化例

他にもクラウドサインを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する

クラウドサインで雇用契約が完了したメンバーの情報を、Google Workspaceに自動登録できます。
この連携により、従業員情報の登録作業が削減され、業務効率の向上が期待できます。

2.クラウドサインで契約書類の締結が完了したらGoogle スプレッドシートに追加する

2.クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、Google スプレッドシートに情報を自動追加できます。
この連携により、Google スプレッドシートに追加する際の人為的エラーを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

3.kintoneから1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付する

kintoneに登録している企業や顧客などに、1クリックで契約書を作成しクラウドサインで送付できます。
この連携により、書類作成と送付業務が削減され、担当者の作業負担が軽減するでしょう。

まとめ

クラウドサインで締結した書類ファイルを手動でGoogle Driveに保存する場合、時間がかかる上、ミスが発生することがあります。
さらに、ツール運用にかかる人件費も課題となりがちです。
クラウドサインとGoogle Driveを連携すれば、これらの課題を解決でき、業務効率化やヒューマンエラー削減、運用コストの低下が期待できます。
クラウドサインとGoogle Driveの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で解説した手順に沿って設定するだけで導入できるので、この機会にファイル保存業務を自動化してみてください。