クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納する
クラウドサインで締結した書類をGoogle Driveに格納する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
クラウドサイン
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
クラウドサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、Google Driveの所定のフォルダに手動で格納していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、保存漏れや格納場所の間違いといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動的にGoogle Driveへ書類が格納されるため、こうした契約関連業務の課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGoogle Driveを併用し、契約書管理を手作業で行っている方
- 締結済み書類の格納漏れや格納ミスを防ぎ、管理体制を強化したい法務・総務担当の方
- 契約関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了をトリガーに、自動でGoogle Driveに書類が格納されるため、手作業でのダウンロードやアップロード業務の時間を短縮します。
- 手作業による書類の保存漏れや、格納フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、契約書の管理精度を高めることができます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」を設定して、締結完了をフローボット起動のきっかけにします。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類に添付されたファイルのリストを取得」アクションを設定し、締結された書類のファイル情報を取得します。
- 続いて、複数のファイルが添付されているケースも想定し、「繰り返し機能」でファイルごとに処理をループさせます。
- ループ処理の中で、クラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、実際のファイルデータを取得します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをGoogle Driveに格納」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveにファイルを格納する際に、格納先のフォルダを任意で設定できます。取引先ごとや年月ごとなど、運用ルールに合わせたフォルダ指定が可能です。
- 格納するファイル名は、クラウドサインから取得した情報（書類名、締結日など）を組み合わせて動的に設定することも、固定の名称を付与することも可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- クラウドサインはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
書類の締結が完了したら
書類が取り消し、または却下されたら
書類が締結・取り消し・却下されたら（Webhook起動）
書類が締結されたら（Webhook起動）
書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）
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新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら
特定のキーワードを含むファイルが更新されたら
特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
書類の作成
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書類の送信・リマインド
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共有先の更新
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書類を検索
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フローボットトリガー
書類の締結が完了したら書類が取り消し、または却下されたら書類が締結・取り消し・却下されたら（Webhook起動）書類が締結されたら（Webhook起動）書類が取り消し・却下されたら（Webhook起動）キャビネット内のドキュメントが作成またはステータスが変更されたら
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フローボットトリガー
新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら特定のキーワードを含むファイルが更新されたら特定のキーワードを含むファイルが作成されたら
フローボットオペレーション
フォルダを作成するファイルを複製する特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索ファイルを削除するファイルをアップロードするファイルをダウンロードするGoogleスプレッドシートをダウンロードGoogleスライドをダウンロードGoogleドキュメントをダウンロード特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得ファイル名を変更するファイル・フォルダ情報を取得エクセルファイルをスプレッドシートに変換するCSVファイルをスプレッドシートに変換する指定のユーザーにファイルやフォルダの権限を付与するファイルをゴミ箱に移動するファイルやフォルダの権限のリストを取得ファイル・フォルダの説明を更新ファイルの格納先フォルダを変更ファイルのショートカットを作成ファイルのダウンロードやコピー操作の可否を設定する特定フォルダ内のフォルダの一覧を取得ファイルをGoogleドキュメントに変換するGoogleスプレッドシートをダウンロード（シートを指定）ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索（ごみ箱を除く）プレゼンテーションファイルをGoogleスライドに変換するPDFファイルをGoogleドキュメントに変換する特定の組織にファイルやフォルダの権限を付与する特定のファイルを更新ファイルやフォルダから権限を削除する共有ドライブを作成共有ドライブを検索ファイルを複製する（詳細指定）ファイル・フォルダを検索
