クラウドサインで契約完了したらGoogle スプレッドシートを自動更新する方法

[Yoomとは]

ここから<span class="mark-yellow">「クラウドサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新する」自動化フローを、Yoomのテンプレートを使って作成していきましょう！</span>

クラウドサインとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方

事前に準備するもの

連携作業の中で必要なものをご紹介します。

クラウドサイン

• ログイン情報（クラウドサインの操作に使います）
• クライアントID
  • 取得方法はヘルプページをご確認ください。
  • ＞ヘルプ：クラウドサインのマイアプリ登録方法

Google スプレッドシート

• 連携するGoogle アカウントのログイン情報
• 更新するシート
  • クラウドサインの情報を追加するシートを準備します。1行目はヘッダになります、クラウドサインの項目とリンクさせ列ごとに項目を入力しておきます。
  • 同じ項目名があるとシステムの判断が難しくなるためユニークキーで設定してください。同じ項目名がある場合は「項目1」「項目2」と連番で設定するとわかりやすいです。
  • 今回は書類IDを更新の条件に設定するため、各書類の左下に記載してあるIDを列に追加しておいてください。

ステップ1　マイアプリ登録

まず、連携するアプリをYoomに登録します。Yoomのワークスペースにログインして、メニューバーのマイアプリから新規接続ボタンをクリックします。

Yoomで接続できるアプリ一覧が表示されます。一番上の検索窓から今回接続するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めます。

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クラウドサイン

「クラウドサイン」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されます。

• アカウント名
  • 任意の名称（メールアドレスなど）
• アクセストークン
  • 事前準備で取得しておいたAPIキーをペースト
  • ＞ヘルプ：クラウドサインのマイアプリ登録方法

必須項目の入力が完了したら、追加ボタンをクリックします。クラウドサインのマイアプリ登録はこれで完了です。

Google スプレッドシート

「Google スプレッドシート」で検索し、ヒットしたアプリ名をクリックします。こちらの画面が表示されたらGoogle アカウントにサインインするボタンから連携に進みます。

Googleアカウントにログインする画面が表示されます。メールアドレス・パスワードの入力を行います。

ログインができたら、権限の付与を進めてください。

権限の付与を行うとGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録完了です。

ステップ2　Yoomのテンプレートをマイプロジェクトへコピーする

こちらのバナーをクリックすると、Yoomワークスペースの「マイプロジェクト」にテンプレートがコピーされます。

赤枠内のタイトルをクリックすることで、設定画面に遷移します。

ステップ3　アプリトリガー「書類の締結が完了したら」

プロセスの1つ目をクリックします。クラウドサインで書類の締結が完了したらフローボットが起動する設定と、アウトプットの抽出を行います。

(1/2)連携アカウントとアクションを選択

以下はあらかじめ設定済みのため操作は不要です。

• タイトル
• データベースのアプリ
• クラウドサインと連携するアカウント情報
• 実行アクション

→次へをクリック

(2/2)アプリトリガーのAPI接続設定

• トリガーの起動間隔
  • 5分、10分、15分、30分、60分の中から選択できます。

※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

→テストをクリック　→成功　アウトプットには書類IDなどが抽出されました。

→保存するをクリック

ステップ4　テキストデータから取得する「正規表現によるデータの抽出」

ここでは、書類名称から顧客名を取得します。

(1/1)操作条件の設定

• 抽出対象
  • 書類タイトルの引用コードがあらかじめ埋め込まれています。
• 抽出箇所を正規表現で指定
  • 書類タイトルの中から顧客名を抽出するために【 　(?<=_)(.*)　】を入力します。
  • ＞ヘルプ：正規表現に関するヘルプページの一覧
  • ＞ヘルプ：「テキストからデータを抽出する」の設定方法
  • ※〇〇_▲▲株式会社といったタイトル構成が前提となります。異なるタイトル構成の場合正規表現の変更が必要です。

→テストをクリック　→成功　アウトプットには書類タイトルから顧客名を取得できました。

→保存するをクリック

ステップ5　データベースを連携する「レコードを更新する」

テンプレートの3つめのプロセスをクリックします。Google スプレッドシートへ追加する情報を設定します。

(1/2)データベースの連携

以下はあらかじめ設定済みです。

• タイトル
• データベースのアプリ
• Google スプレッドシートと連携するアカウント情報
• 実行アクション

◆データベースの連携

同画面下にあるデータベースの連携に進みます。

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• スプレッドシートID
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、連携したGoogle アカウントから候補のシートがピックアップされます。該当のシートを選択すると、IDが引用されます。

• スプレッドシートのタブ名
  • 編集欄をクリックするとプルダウンが開き、候補のタブ名がピックアップされます。該当のタブを選択すると、IDが引用されます。
• テーブル範囲
  • 「A1:G30」という形式で設定してください。今回はA〜Jがテーブル範囲のためA1:J1と入力しました。

→次へをクリック！

(2/2)データベース操作の詳細設定

レコードを更新するシートの項目にクラウドサインで抽出されたアウトプットを紐付けていきます。今回は手動で更新していたシートを更新するため、まず条件を設定します。

①更新したいレコードの条件

顧客名は先ほどの書類タイトルから抽出した引用コードを選択します。「＋トリガー条件を追加」をクリックし枠を増やしたら、書類IDをプルダンから選択し、書類IDの引用コードを埋め込みます。

②更新後のレコードの値

連携したシートのヘッダが項目として表示されます。

編集欄をクリックするとプルダウンが開き、取得したアウトプットが表示されます。該当項目を選択すると引用コードが埋め込まれます。

紐付けが終わったら、テストに進みましょう。

→テストをクリック　→成功

→保存するをクリック！

ステップ6　アプリトリガーを【ON】にする

全てのプロセスが設定済みになると、コンプリート画面がポップアップされます。

トリガーを【ON】にすると、設定完了です。

こちらで連携作業は完了です！<span class="mark-yellow">プログラミングを使わず、短時間で連携ができました。</span>今回のテンプレートはこちらです。

クラウドサインやGoogle スプレッドシートを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもクラウドサインやGoogle スプレッドシートのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

クラウドサインを活用した自動化例

クラウドサインで契約が完了したら通知する

契約に関わる情報が確認しやすくなるため、情報の透明性の向上につながるでしょう。

書類の締結後のデータベース更新や情報の登録を行う

クラウドサインでの書類締結後にデータベースの情報を更新したり、他アプリのマスタや人員情報を登録することができ、手動作業の負担軽減が期待できます。

クラウドサインでの書類締結や却下・取り消しを通知する

書類の締結や却下・取り消しが行われた際、詳細をチャットやメールで自動通知することで、確認漏れを防止できるようになるかもしれません。

Google スプレッドシートを活用した自動化例

Google スプレッドシート上の顧客情報を元に請求書を発行して送付する

Google スプレッドシートの特定の行が更新されることで請求書の発行と送付を自動化できるため、手動作業を効率化できるはずです。

Google スプレッドシートで行が追加されたらフォルダを作成する

手動作業の手間を削減できるほか、フォルダ名のタイプミスや作成忘れといった人的ミスの防止につながります。

Google スプレッドシートに行が追加されたら取引先を登録する

自動化により、手動作業で生じるミスを防ぐことができ、ツール間のデータの整合性を保つことができるでしょう。

クラウドサインとGoogle スプレッドシートを連携するメリット

1：入力時間の短縮につながる

従来の作業では、クラウドサインで契約が完了後に手動で契約進捗をGoogle スプレッドシートに入力する必要があり、この手間で報告が遅れることがありました。
自動化により、<span class="mark-yellow">契約完了後にGoogle スプレッドシートが自動更新されるため、入力作業が不要になると予想されます。</span>
手動入力の時間が削減されることで、後続作業へスムーズに移行できるようになるかもしれません。

2：情報を最新の状態に保つ

手動での情報共有では、タイムラグや情報の抜け漏れが起きることがありますよね。
自動化フローを導入すると、契約情報が定期的に更新されるので、Google スプレッドシートの情報が最新の状態に保たれるはずです。
フレッシュな情報を管理していることで、<span class="mark-yellow">チーム全員が最新かつ正確な情報にすぐアクセスできるようになるでしょう。</span>

3：データの一元化を実現できる

従来、紙の契約書管理は手間がかかり、外部への情報漏洩のリスクも懸念されていました。
クラウドサインを利用し、契約のデジタル化が進むことで、データでの情報管理体制が実現するでしょう。
さらに<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとの連携により、契約データの安全かつ効率的な一元管理が可能となるかもしれません。</span>

まとめ

このフローボットを使うことで、手動作業の削減や情報共有の効率化が期待できます！
従来の業務が自動で進むことで、最新の契約進捗をチーム全員と共有でき、プロジェクトの遅延やミスを防ぐことにつながります。
契約状況を確認する手間が省け、その他の活動に集中できる時間が増やせそうです。
プログラミング不要で簡単に導入できるため、営業担当者やプロジェクトマネージャー、CSR担当者など、さまざまなポジションで活用できるはずです。

<span class="mark-yellow">この自動化テンプレートは、今からでもすぐに取り入れられます。ぜひ、Yoomの自動化を日常業務に取り入れてみてください。</span>

では、またお会いしましょう！