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クラウドサインを使用すると書類の締結はスムーズになりますよね！しかし、社内へ締結書類情報の共有を行う際に、情報を細かく共有しようとすればするほど入力箇所が増えてしまい、手間だと感じていませんか？今回は書類を作成や管理担当者や総務部は必見の、クラウドサインとGoogle スプレッドシートを連携してできるメリットとおすすめのテンプレートを使用した連携方法を併せてご紹介します！
クラウドサインとGoogle スプレッドシートを連携するメリット
メリット1:契約書類の管理が簡単になる
クラウドサインで契約書類が締結されるたびに、その情報を手動でGoogle スプレッドシートに入力するのは時間と労力がかかります。「その時間があったら他の業務ができるのに…。」なんて思ったことありませんか？Yoomを使ってクラウドサインとGoogle スプレッドシートを連携することで、手動によるデータ入力の手間を省くことができます。また、手動で情報を天気する手間が省けるだけでなく、契約の締結状況や重要なデータがリアルタイムでスプレッドシートに反映されるため、担当者は常に最新の情報を把握することができます。これにより、手動入力のミスを防ぎ、正確なデータ管理が可能になります。
メリット2:レポート作成のための手順を削減
Google スプレッドシートに自動でデータが入力されることにより、契約書類に関わるレポート作成の手順が減ります。また、一貫した情報抽出のため、手作業によりエラーが起こりにくく正確性が高いリストができます。スプレッドシートは汎用性が高いため、担当者別の締結状況や契約状況、履行状況など、様々なレポートを簡単に作成することができます。これにより、ミーティング用の報告書や経営陣への報告も迅速に対応でき、データ分析の資料としても役立ちそうです。
クラウドサインとGoogle スプレッドシートを連携して、空いた時間でレポート作成をするなんて、とても業務効率が良いと思いませんか？
なぜYoomを使うのか？
・簡単に設定できる！
Yoomは、事前にアプリの登録をすると、アクションを選ぶだけで簡単に自動化ツールを作成することができます。専門性の高い難しいプログラミングの知識やエンジニアでなければできないなんてことはありません。
「最初から作成するのは嫌…」という方はぜひテンプレートを使ってみてください。Yoomでは便利なテンプレートが豊富にあるので、あなたが毎日使っているアプリも色々なアプリと連携することが出来るかもしれません。今後もどんどん増えていくようなので、一度のぞきに来てください！
テンプレ一覧
・好きなようにカスタマイズ！
作るのに慣れてきた方は、自分で様々なアプリと連携してテンプレート以上にちょっと複雑なものを作成することもできます！あなたの好きなようにカスタマイズして、あなただけのフローボットを作成することができます。
・コストカットできる！
今までは「API連携？そんなの自分では出来ないし、外注する？」なんて考えている方にも、Yoomを使ってみてください。自分で設定することができれば、外注費も、開発費もかからないので、大幅なコストカットが期待できます！
「いきなり有料で使うのはちょっと…」という方は下記のリンクから無料登録から始めてみましょう！
Yoomの無料登録
クラウドサインとGoogle スプレッドシートの連携フローの作り方
それでは実際に、クラウドサインとGoogle スプレッドシートの連携をやってみましょう。
今回使用するテンプレートは「クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogle スプレッドシートに追加する」フローです。
下のテンプレートの「試してみる」より一緒にスタートしてみましょう！
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
ステップ1:クラウドサインとGoogle スプレッドシートをマイアプリに登録して連携しよう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、クラウドサインをクリックします。
(3)クラウドサインの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、クライアントIDを入力し、「追加」をクリックします。
※詳しい登録方法に関しましては下記のサイトをご参照ください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法
(4)次に、Google スプレッドシートの連携を行います。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からGoogle スプレッドシートをクリックします。
(5)「Sign in with Google」をクリックします。
これでマイアプリの連携が完了しました！
ステップ2:トリガーを設定しよう！
前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「書類の締結が完了したら」をクリックします。
(2)クラウドサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出るので、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックし、エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
ステップ3:アクションを設定しよう！
(1)次は「書類情報の取得」をクリックします。
(2)クラウドサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面が出てくるので、書類IDを選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(4)次は「レコードを追加する」をクリックします。
(5)データベースの連携画面が出てくるので、Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを追加する」のままにします。
実行アクションの下にある、データベースの連携のスプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名、テーブル範囲を入力します。入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
※スプレッドシートIDはスプレッドシートのURL内の「/spreadsheets/d/●●●●●/edit」部分がスプレッドシートIDとなります。画面から選択することも可能です。
※スプレッドシートのタブ名は「シート1」などのタブ名を記載してください。
※テーブル範囲は「A1:G30」という形式でテーブル範囲を指定してください。
(6)データベース操作の詳細設定画面より、Google スプレッドシートの指定したテーブルに、新しいレコードを追加します。
追加するレコードの値をアウトプットから選択し、入力が完了したら、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
まとめ
今回はクラウドサインとGoogle スプレッドシートの連携するメリットと連携方法をご紹介しました。
書類もたくさんあると管理するだけでも手間がかかりますが、自動的にGoogle スプレッドシートへ転機されることによって、管理がぐっと楽になりそうですね！
Yoomでは今回ご紹介したテンプレート以外にもおすすめのテンプレートがたくさんあります。とってもわかりやすいデザインなので、初心者の方も安心してチャレンジしてみてください！
あなたの好きなようにカスタマイズして、どんどん業務効率を上げていきましょう！
