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人事分野では、雇用契約が完了してから登録まで多くの手間がかかります。
しかし、クラウドサインとHRMOSを連携し、クラウドサインで雇用契約が完了したら、OCRで契約書を読み取り、HRMOSに社員を登録する自動化を活用すれば、その問題を解決できるでしょう。
これにより、手動登録が不要になり、人的ミスを防止できるため、正確な情報をHRMOSに登録できます。
また、多くの工程を自動化できるため、作業時間短縮にも役立つでしょう。
クラウドサインとHRMOSを連携することで、手作業を削減し、人的ミスを防止できるかもしれません。
たとえば、同時期に複数の従業員登録を行う場合、手作業だと入社日や氏名などの入力ミスが発生する可能性があります。
しかし、クラウドサインの雇用契約が完了し、HRMOSに登録する自動化を導入すると、正確に登録可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">修正作業が不要になり、正確な情報を登録できるため、誤った情報を活用する心配がなくなるでしょう。</span>
従来は雇用契約後に人事担当者が手作業で従業員情報を登録していましたが、この方法ではどうしても作業時間がかかってしまいます。
しかし、クラウドサインとHRMOSを連携し、登録を自動化することで、大幅に作業時間を短縮できるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">数十人の新入社員情報を登録する場合、手作業ではかなりの時間を要しますが、自動化の活用により、スピーディーに処理できるでしょう。</span>
これにより、人事担当者はこの作業に時間を費やすことなく、研修の準備や事務作業に専念することができます。
クラウドサインとHRMOSの連携により、従業員情報を一元化することが可能です。
たとえば、契約情報を手動でHRMOSに登録していると、登録を忘れてしまうリスクがあるでしょう。
この自動化は、クラウドサインの雇用契約完了をトリガーとして自動的にOCRで契約書を読み取り、HRMOSにデータが追加されるため、確実に従業員情報を登録できます。
この自動化により、<span class="mark-yellow">システムを立ち上げることなく、登録が完了するため、手間を削減しつつ、信頼性の高いデータ管理を実現できるかもしれません。</span>
それではここからノーコードツールYoomを使って、「クラウドサインで雇用契約が完了したらHRMOSに登録する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
クラウドサインの雇用契約完了をAPIで受け取り、HRMOSのAPIを介して登録することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
クラウドサインとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに行えます。
まず、クラウドサインのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
「アプリ名で検索」でクラウドサインを検索するか、アプリ一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、赤枠内の設定を行ってください。
マイアプリ登録の設定方法は、こちらを確認しましょう。
次に、HRMOSのマイアプリ登録に移ります。
先ほどと同様に、一覧からHRMOSを探すか、検索欄で検索します。
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法は、こちらを確認しましょう。
クラウドサインとHRMOSがマイアプリに表示されていれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初に、クラウドサインの設定を行うため、「書類の締結が完了したら」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定してください。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるので、注意しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、「雇用契約」という値の有無により分岐する設定を行うため、「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※分岐、AIオペレーションは一部有料プランのみご利用いただける機能（オペレーション）です。
他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、注意してください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
分岐対象のアウトプット
分岐条件
「書類タイトル」、「値を含む」、「雇用契約」
確認できたら、「保存」をクリックしましょう。
次に、クラウドサインで書類に添付されたファイルのリストを取得する設定を行うため、「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の注意事項を確認しましょう。
スクロールし、「書類ID」を設定してください。
「書類の締結が完了したら」のアウトプットを活用して、設定を行います。
アウトプットは、赤枠内の矢印をクリックすることで表示できます。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、クラウドサインで書類の添付ファイルを取得する設定を行うため、「書類の添付ファイルを取得」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の注意事項を確認してください。
次に、以下の設定を行いましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
続いて、雇用契約書をOCRで読み取る設定を行うため、「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の注意事項を確認してください。
次に、「ファイルの添付方法」を設定します。
取得した値を使用して設定を行うので、以下のように設定してください。
スクロールし、「追加で抽出したい項目」を設定しましょう。
HRMOSの設定で「姓,名,入社日」の値が必要になるため、以下のように設定しました。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、HRMOSの設定を行うため、「社員を登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「画像・PDFから文字を読み取る」のアウトプットを活用して項目に合うアウトプットを選択します。
他の項目も同じように設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか、チェックしてください。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもクラウドサインやHRMOSを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HRMOSの情報を用いて自動でNDAを作成し、クラウドサインで送付するフローです。
HRMOSのWebサイトから1クリックで秘密保持契約書を作成し、クラウドサインで送信できるため、作業の手間が省けます。
特に、従業員の入退社の手続きを行っている総務担当者や人事担当者におすすめの自動化です。
2.クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的に合意締結証明書を取得し、Gmailで送付するフローです。
書類締結後に行う作業を自動化できるので、手作業によるミスを防ぎます。
入力作業や通知作業を短縮したいと考えている方におすすめです。
3.Notionで従業員情報が登録されたら、HRMOSに自動追加するフローです。
Notionの従業員情報を基にHRMOSに社員を登録できるため、転記作業が不要になります。
複数のシステムを活用して従業員情報を管理している方におすすめの自動化です。
クラウドサインとHRMOSの連携により、クラウドサインの雇用契約が完了したタイミングで、OCRで契約書を読み取り、HRMOSに社員を自動登録できます。
これにより、手作業での登録が不要になるため、時間と負担を大幅に短縮できるでしょう。
また、名前や入社日の登録ミスを防ぎ、正確に社員登録ができます。
特に手作業での登録は、登録漏れが発生するリスクが高くなるので、有効な自動化になるでしょう。
この自動化を導入して、HRMOSへの社員登録を正確かつスピーディーに行ってください。
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