HRMOSの情報を用いてNDAを作成しクラウドサインで送付する

■概要

採用候補者や業務委託先とのNDA締結において、個別に契約書を作成し、送付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
手作業での情報入力は、多忙な中で行うとミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用して、Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
さらに、HRMOSの社員情報をもとにNDAを自動で作成し、クラウドサインで送付までを完結させることができ、契約締結業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HRMOSとクラウドサインを使い、NDA締結を手作業で行っている人事や法務担当者の方
• 採用や業務委託契約のプロセスを効率化し、候補者体験を向上させたい採用責任者の方
• 手作業による契約書作成での情報転記ミスや、送付漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• HRMOSの情報をもとにNDA作成から送付までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• HRMOSの正確な情報を直接利用するため、名前や会社名の転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HRMOS、クラウドサイン、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、Chrome拡張機能トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、HRMOSの情報をもとにNDAを作成します。
4. 続いて、クラウドサインの「書類の作成」で作成した書類をアップロードし、さらに「宛先の追加」で送付先を設定します。
5. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」を設定し、宛先に書類を自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントのアクションで、あらかじめ用意したNDAの雛形書類を連携し、HRMOSのどの情報を書類のどの部分に反映させるかを設定してください。
• クラウドサインで書類を作成する際、書類タイトルや確認依頼メッセージ、使用するテンプレートIDなどを任意の内容に設定してください。
• クラウドサインにファイルを添付する際、前のステップで作成した書類のIDを指定し、ファイル名や添付方法をカスタマイズしてください。
• クラウドサインで宛先を追加する際、書類IDを指定し、メールアドレスや会社名など、HRMOSから取得した情報を正しく連携させてください。
• 最後に書類を送信するアクションで、これまでのステップで扱ってきた書類のIDを正しく指定してください。

■注意事項

• HRMOS、クラウドサイン、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
• HRMOSのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5841953
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
• クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057