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「組織変更があるたびに、HRMOSの部署や役職情報を手作業で更新するのが大変…」
「従業員からの申請内容をHRMOSに転記する際に、入力ミスがないか何度も確認してしまう…」
このように、人事情報の管理・更新作業に多くの時間と手間がかかっていませんか？
特に、部署や役職といった重要な情報の更新は、正確性が求められるため、手作業では大きな負担となりがちです。
もし、フォームで送信された情報などをもとに、HRMOSの部署・役職情報を自動で更新できる仕組みがあれば、こうした定型的な更新作業から解放されます。
ヒューマンエラーのリスクをなくし、正確な人事情報を維持することができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
人事情報の管理業務を効率化し、より戦略的な人事施策の立案といったコア業務に集中する時間を創出しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSの部署・役職情報を自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームの回答をもとにHRMOSの部署・役職を更新するフローを作ってみよう
それではここから、Yoomの入力フォームで回答が送信された際に、その内容をもとにHRMOSの部署・役職情報を自動で更新するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：HRMOSとGmailのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.HRMOSの連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
詳しい設定方法については、以下ページをご参照ください。
2.Gmailの連携
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Yoomフォームのトリガー設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「送信フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【氏名】や【新規部署】などが送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
詳しくは、フォームの基本設定・オプション設定についてを参照してください。
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
取得した値に【テストで使用する値】を入力していきましょう。
入力する値は架空データで問題ありませんが、後続のアクションでHRMOSとの紐づけが必要になるため、事前にHRMOS側へテスト用の社員情報を登録してから進めることをおすすめします。
今回は下記のテスト用データをHRMOSに登録しました。
Yoomに戻り、取得した値を設定していきます。
全て入力したら「完了」を押してください。
ステップ4：担当者への対応依頼設定
次に「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
「担当者」は、プルダウンから選択できます。
担当者が決まっている場合は、「特定の担当者を指定」がおすすめです。
外部の方を選択したい場合は「外部ユーザー指定可のメールアドレスで担当者を指定」を選択するのがおすすめです。
「対応を依頼する内容の詳細」は、取得した値を引用し設定してください。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。
設定が完了したら「次へ」を押します。
ステップ5：HRMOSの更新設定
「社員の部署・役職を更新」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
HRMOSと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
以下の項目を、取得した値を引用し設定してください。
任意で「兼務情報」も設定可能です。
全ての設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると以下の画面が表示されます。
「完了」をクリックしましょう。
また、実際に部署・役職情報が自動で更新しているのでHRMOSを確認してみましょう。
ステップ6：Gmailのメール送信設定
最後に「メールを送る」をクリックしてください。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないか確認しましょう。
「To」は、取得した値を活用し設定しましょう。
なお、特定の関係者への通知とする場合は、任意のメールアドレスを設定してください。
「CC」「BCC」「差出人の名前」も任意で設定できます。
「件名」と「本文」も、取得した値を引用し設定できます。
必要に応じて内容や使用する値を自由に変更してください。
入力が完了したら「次へ」進みましょう。
先ほど設定した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
