クラウドサインとLINE WORKSを連携するメリット 近年は、契約の終結に紙ではなく、電子契約を採用する企業も多くなってきました。
では具体的に2つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか。
メリット1:契約書の通知が自動化 契約書の通知が自動化されるという大きなメリットがあります。
メリット2:チーム間の情報共有がスムーズに
メリット3:文書管理の透明性と追跡 LINE WORKSで情報共有することによって、文書の送付、承認、署名のプロセスが自動化され、誰がどの文書に署名し、どのような変更が加えられたかを簡単に確認できます。
Yoomとは？ アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。フローボットテンプレート｜Yoom
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クラウドサインとLINE WORKSの連携フローの作り方 今回はまず、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知】 というフローを作成していきます。
Yoomはテンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知
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■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際、関係者への通知やステータスの確認に手間を感じていませんか？手動での連絡は、対応が遅れたり、共有漏れが発生したりする原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知を送信することが可能です。契約業務における情報連携を円滑にし、確認作業の手間を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
クラウドサインでの契約締結後の、関係者への連絡に手間を感じている法務・営業担当の方 契約の進捗状況をスムーズに把握し、チーム内の情報共有を円滑にしたいマネージャーの方 クラウドサインとLINE WORKSを連携させて、契約関連業務の自動化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
契約締結が完了すると即座にLINE WORKSへ通知が飛ぶため、確認作業や手動での連絡が減り、時間を有効活用できます 手作業による通知の遅延や、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、クラウドサインとLINE WORKSをYoomと連携します 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、締結情報を任意のトークルームへ送信するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSに送信するメッセージ内容は、契約書のタイトルや締結日など、クラウドサインから取得した情報をもとに任意で設定することが可能です ■注意事項
クラウドサイン、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
クラウドサインとLINE WORKSの連携フローの作り方
事前準備 Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help) LINE WORKSのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help) 3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知
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■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際、関係者への通知やステータスの確認に手間を感じていませんか？手動での連絡は、対応が遅れたり、共有漏れが発生したりする原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知を送信することが可能です。契約業務における情報連携を円滑にし、確認作業の手間を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
クラウドサインでの契約締結後の、関係者への連絡に手間を感じている法務・営業担当の方 契約の進捗状況をスムーズに把握し、チーム内の情報共有を円滑にしたいマネージャーの方 クラウドサインとLINE WORKSを連携させて、契約関連業務の自動化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
契約締結が完了すると即座にLINE WORKSへ通知が飛ぶため、確認作業や手動での連絡が減り、時間を有効活用できます 手作業による通知の遅延や、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、クラウドサインとLINE WORKSをYoomと連携します 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、締結情報を任意のトークルームへ送信するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSに送信するメッセージ内容は、契約書のタイトルや締結日など、クラウドサインから取得した情報をもとに任意で設定することが可能です ■注意事項
クラウドサイン、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！ 1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知】 というフローの完成です。
9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知
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■概要
クラウドサインで契約締結が完了した際、関係者への通知やステータスの確認に手間を感じていませんか？手動での連絡は、対応が遅れたり、共有漏れが発生したりする原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知を送信することが可能です。契約業務における情報連携を円滑にし、確認作業の手間を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方
クラウドサインでの契約締結後の、関係者への連絡に手間を感じている法務・営業担当の方 契約の進捗状況をスムーズに把握し、チーム内の情報共有を円滑にしたいマネージャーの方 クラウドサインとLINE WORKSを連携させて、契約関連業務の自動化を進めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
契約締結が完了すると即座にLINE WORKSへ通知が飛ぶため、確認作業や手動での連絡が減り、時間を有効活用できます 手作業による通知の遅延や、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、クラウドサインとLINE WORKSをYoomと連携します 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでLINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、締結情報を任意のトークルームへ送信するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
LINE WORKSに送信するメッセージ内容は、契約書のタイトルや締結日など、クラウドサインから取得した情報をもとに任意で設定することが可能です ■注意事項
クラウドサイン、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
クラウドサインとLINE WORKSの連携フロー応用編 ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoomは連携可能なアプリがたくさんあるので、業務にあわせてさまざまなアプリを組み合わせてフローが作成できます！【依頼フォームが送付されたら雇用契約書を発行しクラウドサインで送付】 というフローです。
依頼フォームが送付されたら雇用契約書を発行しクラウドサインで送付
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■概要
採用候補者との契約手続きで、雇用契約書の作成や送付に手間がかかっていませんか？複数のツールをまたいで手作業で情報を入力していると、時間もかかり転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、依頼フォームの送信をトリガーに、Googleドキュメントで雇用契約書を自動発行し、クラウドサインでの送付までを自動化できるため、煩雑な契約手続きを効率化し、スムーズな入社受け入れを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
雇用契約書の作成・送付業務を手作業で行い、効率化したい人事・採用担当者の方 クラウドサインを利用した契約手続きで、書類準備の手間を削減したい法務担当者の方 採用プロセス全体のDXを推進し、コア業務に集中したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
依頼フォームの情報をもとに雇用契約書の発行から送付までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや送付先ミスなどのヒューマンエラーを防止し、正確性を高めます。
■フローボットの流れ
はじめに、クラウドサイン、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。 トリガーにフォームトリガーを選択し、「雇用契約書の送付依頼」フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。 次に、オペレーションで承認依頼のアクションを設定し、担当者による確認フローを挟みます。 承認後、Googleドキュメントの「雇用契約書を発行」アクションを設定し、フォーム情報を差し込んだ書類を作成します。 続けて、クラウドサインで「書類を作成」し、発行した契約書ファイルを「添付する」アクションを設定します。 クラウドサインの「宛先の追加」アクションで送付先を設定し、「書類の送信・リマインド」アクションで契約依頼を送ります。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、担当者に契約書送付完了の通知を送ります。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるフォームで設定する、候補者の氏名や住所などの質問項目は任意で設定できます。 Googleドキュメントで雇用契約書を発行する際に使用する、契約書のテンプレートは任意のものに設定可能です。 クラウドサインで書類を送付する際に連携する、宛名や件名、メッセージなどの情報は任意で設定できます。 Slackへ完了通知を送る際の通知先チャンネルやメッセージ本文は、運用に合わせて自由に設定可能です。
■注意事項
Googleドキュメント、クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
他にも【Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知】 という複雑なフローも作成できます。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知
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■概要
Google Driveに保存された請求書や申込書などのPDFファイルの内容を、一つひとつ手作業で確認し、転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーを引き起こす可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFが格納されるのをきっかけに、OCRによるテキスト抽出から内容の確認依頼、データベースへの登録、そしてLINE WORKSでの関係者への通知までの一連の業務を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveに格納されるPDFの内容確認やデータ転記作業を効率化したい方 OCR機能を活用して、紙やPDF書類のデータ化と、その後の業務フローの自動化を実現したい方 手作業による入力ミスを防止し、LINE WORKSで迅速な情報共有を行いたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
PDFの格納からデータ抽出、確認、登録、通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 OCRで読み取った情報を基に自動で処理が進むため、手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとLINE WORKSをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。 続けて、「担当者に対応依頼」のアクションで、抽出した内容に間違いがないか担当者に確認を依頼します。 次に、Yoomのデータベースに「レコードを追加する」アクションを設定し、確認が完了したデータを格納します。 最後に、LINE WORKSの「指定のトークルームに通知する」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。 OCR機能では、PDFファイルから読み取りたいテキストの項目（例：会社名、金額など）を任意で設定できます。 担当者への対応依頼では、依頼を送信する担当者や依頼メッセージの詳細を自由に設定することが可能です。 Yoomデータベースへのレコード追加では、データを格納するプロジェクトやデータベースを任意で選択できます。 LINE WORKSへの通知では、メッセージを送信するトークルームや通知内容を任意でカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google Drive、LINE WORKSとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について 」をご参照ください
まとめ クラウドサインとLINE WORKSの連携をすると、契約通知の自動化によって、社内での情報共有がよりスムーズになりました！
ぜひみなさんもこの機会にクラウドサインとLINE WORKSの連携を試してみてください。私もいろんなアプリ連携にチャレンジしたいと思います！
