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近年は、契約の終結に紙ではなく、電子契約を採用する企業も多くなってきました。
わざわざ郵送したり、対面する必要がないので、とても便利ですよね！
でも、担当者が確認するタイミングによって、そのままになっていたり、その後の業務担当へ引き継ぎができておらず、業務がスムーズにいかない…なんてことありませんか？ そこで今回は社内の情報共有を得意とするLINE WORKSと電子契約サービスのクラウドサインを連携して、電子契約書の管理の効率化を図りたいと思います！
では具体的に2つのアプリを連携させるメリットってなんでしょうか。
契約書の通知が自動化されるという大きなメリットがあります。
契約の進捗状況をLINE WORKSの指定した担当者へ自動的に通知することができます。
今まで個別に連絡していたものが自動化されるので、人的フローによる通知漏れや遅延がなくなり、業務全体がよりスムーズに進行します。例えば大きな新規プロジェクトなどで、その後にいくつものプロダクトが控えている場合、契約書終結のタイミングを関係する担当者がすぐ確認できれば、次の業務の準備をスムーズに行うことができます。
チームや部署ごとに設定されたチャットルームでクラウドサインの進捗状況を確認できるため、情報共有がスムーズになります。
個別に知らせる手間がなく、誰かに情報共有できていなかったという人的ミスもなくせます。
LINE WORKSに共有されたクラウドサインの情報について、疑問点がある場合も別のアプリケーションに切り替える必要がなく、チャットルームでそのまま議論できます。
内容も履歴に残るので、その後の業務に反映することができます！
LINE WORKSで情報共有することによって、文書の送付、承認、署名のプロセスが自動化され、誰がどの文書に署名し、どのような変更が加えられたかを簡単に確認できます。
特に複数のメンバーが関与する契約や文書管理プロセスでは、誰がどこまで進んでいるかも把握しやすくなり、業務の効率化が向上します。
手作業による重複や漏れなどのミスが削減されるので、業務の効率だけでなく、精度の向上も期待できます！
アプリの連携はノーコードでアプリ連携ができるYoomを使って行います。
一般的なアプリ連携ではプログラミング知識を求められることもありますが、Yoomは、専門的な知識がなくても、ノーコードでアプリ同士を連携できるサービスを提供しています！
また、Yoomは既存のテンプレートも豊富です！
初心者でも、このテンプレートをコピーしてフローを作成することができるので、とても簡単にはじめられます！
フローボットテンプレート｜Yoom
無料ではじめられますので、Yoomのアカウントをお持ちでない方は、ぜひアカウントを取得してくださいね！
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomの基本的な操作はこちらを参考にしてください。
初めてのYoom
今回はまず、【クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知】というフローを作成していきます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSの指定のルームに通知します。
終結した契約書を手作業で担当者へ連絡しなくていいから、連絡の重複や漏れも防げます。
これで面倒な業務を自動化しちゃいましょう！
Yoomはテンプレートをコピーすれば、組み立てを一からする必要もないので、簡単にフローができます。
まずはテンプレートをコピーしてから連携設定をはじめてください。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSの指定のルームに自動的に通知します。
◼️設定方法
1.クラウドサイン、LINE WORKSそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、通知先のチャットルームや通知内容を設定してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
Yoomのアカウントにログインができたら、まず使用するアプリを登録します。
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。
2.登録したいアプリ(今回はクラウドサインとLINE WORKS)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
クラウドサインの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、LINE WORKSの登録をするという流れです。
クラウドサインのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
クラウドサインのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
LINE WORKSのアプリ連携についてはこちらを参考にしてください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
クラウドサインとLINE WORKSのアイコンが表示されたか確認をしてください。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSの指定のルームに自動的に通知します。
◼️設定方法
1.クラウドサイン、LINE WORKSそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、通知先のチャットルームや通知内容を設定してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
では早速、具体的なフローの作成手順を説明していきます！
1.コピーしたテンプレートをマイプロジェクトから開きます。
2.右上の「編集する」をクリックします。
タイトルはフローの内容がわかりやすいように記入してあります。
詳細も含め、変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3.「アプリトリガー クラウドサインで書類の締結が完了したら」をクリックします。
4.トリガーアクションは「書類の締結が完了したら」を選択して、「次へ」をクリックします。
5.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックします。テストが成功したら、「保存」します。
6.フローに戻ったら、「アプリと連携する トークルームにメッセージを送信」のアイコンをクリックします。
7.アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択して、「次へ」をクリックします。
8.ボットIDとトークルームID、メッセージを入力します。
ボットIDはアプリ登録ができていると、候補から選択できます。
該当のボットを選択してください
トークルームIDはトークルーム画面のメニューにある「チャンネルID」をクリックすると表示されるIDです。
メッセージは先に連携したクラウドサインのアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」をクリックします。
これで【クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSに通知】というフローの完成です。
9.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、LINE WORKSの指定のルームに自動的に通知します。
◼️設定方法
1.クラウドサイン、LINE WORKSそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、通知先のチャットルームや通知内容を設定してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
ここまでご紹介したフロー以外にも、Yoomは連携可能なアプリがたくさんあるので、業務にあわせてさまざまなアプリを組み合わせてフローが作成できます！
例えば、クラウドサイン、Slack、Googleドキュメントを組み合わせた【依頼フォームが送付されたら雇用契約書を発行しクラウドサインで送付】というフローです。
雇用契約書の送付依頼フォームが送付された際に自動的に雇用契約書を発行し、クラウドサインを使用して契約書を送付します。
契約手続きが効率的に行え、遅延や手違いを回避できますよ。
Slackの部分をLINE WORKSに置き換えてフローを作成することも可能です。
■概要
雇用契約書の送付依頼フォームが送付された際、自動的に雇用契約書を発行し、クラウドサインを使用して契約書を送付します。
契約手続きが効率的に行え、遅延や手違いを回避できます。
■設定方法
1.フォームトリガーを作成し、雇用契約書の送付依頼に必要な項目を設定してください。
2.「承認を依頼する」オペレーションで承認者と承認内容の詳細を設定してください。
3.「書類を発行する」オペレーションで雛形書類と発行書類の設定をしてください。
4.クラウドサインの「書類の作成」アクションで書類タイトル等の設定をしてください。
5.クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
6.クラウドサインの「宛先の追加」アクションで書類ID等やメールアドレス、宛先を指定してください。
7.クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで書類IDを指定してください。
8.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで投稿先のチャンネルやメッセージを設定してください。
■注意事項
・クラウドサイン、Slack、GoogleドキュメントとYoomを連携する必要があります。
・通知の内容や送付先をカスタマイズして、ビジネスニーズに合わせて設定してください。
他にも【Google Driveに格納されたPDFデータをOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、LINE WORKSへ通知】という複雑なフローも作成できます。
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとな、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Google Driveに格納されたPDFファイルを画像解析し、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
■事前準備
Yoomデータベースに追加したいPDF内の情報の列名を予め設定します。
※列名とは、このような項目を指します。「会社名」「氏名」「メールアドレス」 etc
■作成方法
①トリガーからアプリトリガーを選択し、Google Driveを選びます。
②特定のフォルダにファイル・フォルダが格納されたアクションを選択し、次のページで起動間隔と対象のフォルダIDを設定します。
③一度指定したフォルダに取得したい形式と同様のPDFをテストで格納し、Yoomに戻ってトリガーテストを行い取得を確認したら保存します。
④トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogle Driveを選択します。
⑤画像ファイル・PDFファイルをダウンロードするアクションを設定し、次のページでファイルIDの欄をクリックして表示されたアウトプットからトリガーを選択し、トリガーで取得しているファイルIDを{{ファイルID}}のように埋め込みます。このようにすることで、取得したファイルIDをそのまま動的に使用できます。
※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
⑥＋マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。
⑦アクションから画像・PDFファイルを読み取るを選択し、次に進みます。
⑧ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から⑤で取得したファイルを設定します。
⑨追加で抽出したい項目に、そのPDF上から取得した文字列の項目名を入力します。
※ファイル全体の文字列や複数行などの、複雑な取得はAIの仕様上うまく作動しない場合がありますので、ご注意ください。
※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686
⑩テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。
⑪＋マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。
⑫任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑩のテストで取得した値を{{●●}}のようにそのまま埋め込みます。このようにすることで、⑤と同様に取得した値をそのまま担当者依頼に表示させることができます。
⑬フォームを追加をクリックし、項目に⑩で取得した項目名をそのまま入力します。このようにすることで、⑩で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。
※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877
⑭＋マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。
⑮次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑬の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。
⑯＋マークを押し、アプリと連携するからLINE WORKSを選択してトークルームにメッセージを送信アクションを選びます。
⑰次のページで、BotIDやトークルームIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。
※LINE WORKSの詳細設定はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6228178
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
クラウドサインとLINE WORKSの連携をすると、契約通知の自動化によって、社内での情報共有がよりスムーズになりました！
また、業務の自動化は、重複や漏れなどのミスを減らすことにつながるので、業務の精度も高まりました！
2つのアプリを行き来する必要もなくなるので、時間短縮も期待できます。
応用編で紹介したテンプレートを使用すれば、より高度な自動化フローを簡単に実現できるので、さまざまな業務の効率化を進めることができますよ。
Yoomを利用して、ノーコードで簡単にアプリ連携すれば、技術的な心配もなく、誰でも簡単に始められます。
ぜひみなさんもこの機会にクラウドサインとLINE WORKSの連携を試してみてください。私もいろんなアプリ連携にチャレンジしたいと思います！
