クラウドサインとオフィスステーションを連携して、クラウドサインで雇用契約が完了したらオフィスステーションに登録する方法

ステップ1：クラウドサインとオフィスステーションをマイアプリ連携

クラウドサインとオフィスステーションをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「クラウドサイン」と入力し、検索結果からクラウドサインを選択します。

2.表示された画面で必須項目を入力し「追加」をクリックします。
※クラウドサインのマイアプリ登録方法の詳細は、こちらのページをご確認ください。

3.続いてオフィスステーションをマイアプリ登録します。
クラウドサインの登録と同様に、Yoomページのマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「オフィスステーション」と入力し、検索結果からオフィスステーションを選択します。その後、表示された画面で必須項目を入力して「追加」をクリックします。

マイアプリにクラウドサインとオフィスステーションが表示されていることを確認できれば、登録は完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるクラウドサインのトリガー設定と、その後のオフィスステーションのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「書類の締結が完了したら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】クラウドサインで雇用契約が完了したらオフィスステーションに登録する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

入力が完了したら「テスト」実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.アプリと連携する「書類に添付されたファイルのリストを取得」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行います。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

5.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックするとアウトプットの候補が表示されるので、必要な項目を選択してください。
※アプリと連携する「書類の添付ファイルを取得」も同様の手順でAPI接続設定をしてください。ファイルIDの入力欄では、アウトプットから「書類に添付されたファイルのリストを取得」を選び、ファイルIDの一覧を設定してください。

入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

6.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行います。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

7.契約書の情報をAIを利用して読み取ります。ファイルの添付方法、追加で抽出したい項目を設定します。
「ファイルの添付方法」の左の枠には、読み取る画像を設定します。右の枠は、アウトプットから項目を選択します。「追加で抽出したい項目」には、後ほどオフィスステーションで設定する項目を入力します。
※今回は、以下画像のように設定しました。
入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

8.オフィスステーションの設定をしましょう。
アプリと連携する「従業員台帳の登録」をクリックすると、以下の画面が表示されるので、下記の設定を行います。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

9.API接続設定を行います。
設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。入力欄をクリックすると、先ほど取得したアウトプットの候補が表示されるので、必要な項目を選択してください。

入力が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、クラウドサインとオフィスステーションの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のクラウドサインとオフィスステーションを使った自動化例

その他にもYoomにはクラウドサインとオフィスステーションを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
クラウドサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知するフローです。クラウドサインとMicrosoft Teamsの連携により、契約業務を効率化し、契約完了後のアクションをスピーディーにすることで、ビジネスチャンスを逃さずスムーズな契約プロセスが可能になるでしょう。

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2.クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。クラウドサインを使用すると書類の締結はスムーズですが、チーム内への締結情報の共有は手間がかかります。このフローを導入することによって、チームや社内への情報共有を容易にし、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することができるでしょう。

3.Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新する
Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されたらオフィスステーションも更新するフローです。このフローを導入することで、Googleスプレッドシートで従業員情報が更新されると、オフィスステーションのデータが自動で修正され、情報がすぐに反映されるでしょう。また手入力を省くことができるため、業務効率の向上が期待できます。

まとめ

今回は、クラウドサインとオフィスステーションを連携して、クラウドサインで雇用契約が完了したらオフィスステーションに登録する方法をご紹介しました。
クラウドサインとオフィスステーションの連携により、契約から人事情報管理までのプロセスが大幅に効率化されることが期待できます。手動作業の削減によりミスも減少し、重要な業務にリソースを集中させることが可能になるでしょう。また、コンプライアンス強化や業務の透明性向上にもつながり、企業全体の生産性向上が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、クラウドサインとオフィスステーションの連携を試してみてください。